• 划分保管期限时要注意的问题。 • 同时形成纸质档案和照片的，保管期限要相同。 • 同一组照片的，保管期限要相同。
15
第二步、挑选照片
对反映同一内容的若干张照片，应 选择其主要照片归档。主要照片应具备 主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加 修饰剪裁等特点。
16
区政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议
1994.10.1 2
2
F1-1.10 1995年春节醒狮队在三水市社会保险事业局门前采青
1995.2
11
F1-1.11 1998年6月20日三水市社会保险事业局与中国工商银行三水市支行 1998.6.20
12
举行市属企业离退休人员养老金社会发放会议
F1-1.12
~20
1998.6.19 1998年6月20日三水市社会保险事业局在西影广场开展宣传《广东 省社会养老保险条例》《广东省社会工伤保险条例》咨询活动
9
三、分类编号
以下以机关常用的照片档案分类编号方法 为例进行说明照片档案分类编号。 目前，佛山市的机关、团体常用的照片档 案编号模式，是依据《广东省机关档案分类办法》 来制订的。
10
按“类别号—册号—张号”的模 式
F 1—3.1
张号（表示照片档案的第3册的第1张）
册号（表示照片档案的第3册） 一级属类（表示照片档案）
35
（二） 横 式 说 明 的 粘 贴 方 法 题 名：
照片号：
珠海电子档 案开通仪式
底片号：
Ｆ１— １．１
参见号：
时 间： 20031218 摄影者： 周桦
文字说明： 珠海电子档案开通仪式，左3为佛山市档案局张永钊副局长。
36
（三）照片的粘贴方法 实例：芯页正面
总说明
装订线
珠海电子档案开通仪式
底片号——是固定和反映底片在全宗内排列顺序的一组 字符代码。
参见号——是指与本张照片有密切联系的其他载体档 案的档号。
32
分说明的内容：
拍摄时间——用8位阿拉伯数字表示，第l—4位表示 年，第5—6位表示月，第7—8位表示日。 例：2010年3月 2日写作20100302。
摄影者——一般填写个人，必要时可加写单位。 文字说明——综合运用事由、时间、地点、人物、 背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信 息；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项 亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注 明照片版权、来源等
有关数码照片档案管理办法的问题
* 目前，国家档案局未有印发过有关数码照片 档案管理办法。据在网上搜索，大概有6个省、 市制定了数码照片档案管理办法。
* 本课程讲授纸质照片档案为主。
4
二、照片档案的收集
（一） 收集范围 1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。 1．1 领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关
27
总说明——以一组照片为单位拟写总说明。
总说明的内容： 1、标题——根据本组照片的内容，由整理
者拟出标题。标题要概括出这组照片的基本 内容，并作为照片档案卷内目录的著录条目。 2、时间。
28
3、地点。 4、主要人物。 5、基本内容。 6、注明本组照片共多少张照片。 整理时，用白纸（尺寸可大于3R照片）将上
例：在第2册内第一组照片有10张，

F 1 —2·1

………
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
F 1 —2 · 10

在第2册内第二组照片有9张照片，延续第一组的
照片编号。

F 1 —2 · 11

………

F 1 — 2 · 19
第2册排满照片后，再排第3册。

一组照片不可以排在两册中。
24
3、分册
如果照片数量较多，可以一个年度组成数册。 比如，1999年的照片，共组成3卷。 2000年的照片， 组成2册。 2001年的照片，组成2册。
41
第七步、照片档案目录的编制
3 组合照片的著录 3.1 以一组照片为单位著录时，题名应根据题名
拟写要素，简明概括、准确反映一组照片的基本内 容。 3.2 以一组照片为单位著录时，照片号、底片号、 页号均应著录起止号；时间应著录起止时间；参见 号、摄影者可以著录多个。
42
第七步、照片档案目录的编制
的重大公务活动的照片。 1．2 本单位组织或参加的重要外事活动的照片。 1．3 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重
大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
5
二、照片档案的收集
（一） 收集范围 2 记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、
名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的 照片。 3 其他具有保存价值的照片。
述内容打印，贴在这组照片的上方。
29
总说明写作范例：（供参考）
佛山市××公司第五届职代会 佛山市××公司于2003年6月16日在本公司五楼会议室 召开第五届职代会。会议由×××主持，会议主要内容选 举第五届职代会主席、副主席和进行审议提案。 本组照片共13张。
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分说明——以每张照片为单位拟写分说明。
目录的著录 1 著录项目 照片档案目录的著录项目包括：照片号、底片号、题名、
时间、摄影者、备注、参见号、册号、页号、组内张数、 分类号、项目号、主题词或关键词、密级、保管期限、类 型规格、档案馆代号、文字说明等。
2 条目的著录单位
以照片的自然张或若干张（一组）为单位著录成为照片档 案目录的条目。
一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同
在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。
45
*大幅照片的管理
46
*大幅照片的管理
47
谢谢！
第第 一二 组组
21
2、每专题（组）照片排列张号。

例：在第1册内第一组照片有15张。

F 1 —1·1

………

F 1 — 1 · 15

在第1册内第二组照片有6张照片，延续第一组的照
片编号。

F 1 — 1 · 16

………

F 1 — 1 · 21
在第1册内排满照片后，再排第2册。第2册 的照片张号必须从1开始。
照片档案管理
一、照片的概念
• （一）照片档案的概念
• 照片档案——国家机构、社会组织或个人 在社会活动中直接形成的以静止摄影影像 为主要反映方式的有保存价值的历史记录。 （《照片档案管理规范 》GB/T 118212002 ）
照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
2
一、照片的概念
（二）数码照片和数码照片档案概念（了解）
• 主题不 鲜明， 可不归 档。
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区政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议 构图重复 可选
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区政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议 影像不清晰， 不要归档。
19
第三步、排列
按“年度—问题”进行分类，在同一年度内 按照片的问题结合形成时间排列。
在排列时，不要考虑保管期限。
20
１、按形成时间——专题（组）排列。
即将本单位的所有照片收集后，先排最早 的年度，然后在一年内先排最早的某个活动或 某个会议的照片。
2001年
2002年
2003年
2004年
2005年
第 第第第 第 第第 一 二三四 一 二三 组 组组组 组 组组
第 第第第 第 第第 一 二三四 一 二三 组 组组组 组 组组
大类代字（表示声像档案）
11
按“类别号—册号—张号”的模 式
F 1—3.1
张号（表示照片档案的第3册的第1张）
册号（表示照片档案的第3册）
一级属类（表示照片档案） 大类代字（表示声像档案） 类别号
12
按“类别号—册号—张号”的模 式
F 1.1—3.1
张号（表示第3册的第1张）
册号（表示第3册）
……………………………………………… ………………………………………………… ……………………………。
页码
每张照片 说明
照片
（三）照片的粘贴方法 实例：芯页背面
装订线
每张照片说明
照片
照片的粘贴实例
第六步、编页码
在照片档案薄正面的右上角、背面的左上 角盖页码，目录页不用编页码。
40
第七步、照片档案目录的编制
7
二、照片档案的收集 （二）收集要求
4 底片、照片、说明应齐全。 5 底片与照片影像应一致。
归档的数码照片应刻录成光盘，一式三 套保存（封存保管、供查阅利用、异地保 存）。
8
二、照片档案的收集 （二）收集时间 对具有归档价值的照片，其摄影者或承
办单位应及时整理，向档案室归档（—般 在3个月内，并尽量不跨年度）。
1999年
2000年
2001年
……
第第第 123 册册册
第第
4
5
册册
第
第
6
7
册
册
25
3、分册
如果照片数量不多，可以一个年度组成1册， 或者几个年度的照片组成1册。
1999年
2000年
2001年
……
第
第
1
2
册
册
26
第四步、拟写说明
照片的文字说明，是照片 档案的重要组成部分，
总说明
分说明
* 数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备 获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光 盘等载体，依赖计算机系统阅读并可在通信 网络上传送的静态图像文件。
* 数码照片档案是指国家机构、社会组织以及个人