4.0 表单设计控制程序。

4.1 流程:
拟案修订
审查实施
批准教育
整理编发布
4.2 流程说明:
4.2.1 拟案:
4.2.1.1 对于本公司现有表单不适宜者或为搜集各管理项目应有表单却未有表单者,均可提出作成拟案。

4.2.1.2 凡本公司所属之员工,均有权提出与其担当业务相关表单之拟案。

4.2.1.3 拟案之提出,应附上<<表单制修订申请﹑审核﹑分发单>>(见表一)注明表
单之使用说明(含目的﹑范围﹑权责﹑流程﹑分发方式及存盘说明,如何使
用及注意事项等)。

4.2.1.4 表单设计要点:
4.2.1.4.1该表单是否需要?是否能发挥管理﹑数据收集﹑分析之功能?
4.2.1.4.2 表单的上﹑下流程单位有哪些?需几联?
4.2.1.4.3 表单的设计是否考虑到简化的功能(含不同表单简化成一张)?
4.2.1.4.4 内容如何设计?表单流程有哪些管制点?须哪些权责人审核﹑会签?
4.2.1.4.5 表单的设计是否与制度(标准)冲突?是否与相关表单冲突?
4.2.1.4.6 表单的格式,尺寸是否规范?是否容易使用﹑影印﹑印制?
4.2.1.4.6.1 表单格式规范:
4.2.1.4.6.1.1 表单左上角有: “公司识别” (对内可省)
4.2.1.4.6.1.2 表单右上角有: “表单记录编号” (必要时)
“日期” (必要时)
4.2.1.4.6.1.3 表单右侧有: “表单一式几联,分发单位之说明” (必要
上一級主管及相關單位主管整理编号:
4.2.6.1.2其他相关表单已修改变更时。

4.2.6.1.3 比原表单有更好的设计时。

4.2.6.2 表单之修订,由主办单位适时提出具体之修订案。

5.0 表单之编号原则:
所有表单编号一律采用7位数编码:
类别流水号修正号
5.1 类别:
经营 : B O
推广 : P M
人事 : P A
总务 : G A
财会 : F A
品管 : S Q
工程 : P E
资材 : P W
其他 : Q H
5.2 流水号: 用位阿拉伯数字即001-999表示。

5.3 修正号: 原版为R1,第一次修正版为R2,第二次修正版为R3,其余依次类推。

6.0 表单之管理:
6.1 各单位应自行保管接收之表单发行样件,且视同公司财产列入移交。

6.2 表单管制中心负责查核各单位表单样件之保管及全公司表单之分类﹑编号﹑保管﹑
签收及旧版之收回﹑处理。

6.3 表单不得擅自修改,除经表单管制中心批准外,不得任意复印使用。

6.4 表单除特殊状况经总管理处处主管以上核准外,不得擅自出公司外或传真,违者依
偷盗或泄密处理。

6.5 若不慎将表单样件遗失,则应填写遗失报告交部(处)主管审核﹑总管理处处主管核
准,再到表单管制中心予以补发,同时对保管人处以警告一次以上之处分。

6.6 新表单之印制,请购单位应附上新表单样件,交表单管制中心审查,表单管制中心审核。