从Nolan模型到Synnott模型———组织管理信息模式选择研究马芝蓓(中山大学信息管理系 广州 510275)摘 要 通过对诺兰(N olan)模型和施诺特(Synno tt)模型的比较分析,作者认为:只有将二者结合起来,才能为现代组织管理信息模式的选择提供更充分的理论依据。
同时也指出了诺兰模型的局限性所在,提出信息系统发展的时空特性是组织管理信息模式选择的充分必要条件,也是现代组织管理信息模式发展的必然结果。
关键词 组织 管理信息模式 诺兰模型 施诺特模型 信息系统 现代组织为实现其自身目标,须对组织中的各种资源(包括人力资源、财力资源、物力资源以及信息资源等)进行有效配置。
在此过程中,组织中信息资源的有效配置与利用,对提高组织竞争力正产生着积极的影响并起着越来越重要的作用。
因此,现代组织管理信息模式选择的机制问题,是本文探讨的重点所在。
从20世纪50年代以来,随着信息系统逐步成为现代组织中管理信息的有效工具,信息系统在现代组织管理信息过程中所扮演角色也就越来越重要。
特别是近年来,信息系统在提高组织竞争力方面所起的作用和影响也越来越大。
以有效整合并优化组织中的信息资源,特别是以战略层信息资源管理为核心的信息系统开发与应用,对现代组织管理信息模式选择产生着重要的影响。
换言之,以赢得竞争优势为目的的信息系统开发与应用,不仅是现代组织管理信息模式发展的必然选择,也是信息系统自身发展的内在规律所决定的。
本文希望通过对诺兰模型和施诺特模型的比较分析,并结合信息系统在时空维度上的进化,来探讨现代组织管理信息模式选择的机制与信息系统自身发展演变过程之间相关因素的规律性问题。
1 从诺兰模型到施诺特模型 1.1 诺兰模型的理论背景及其对组织管理信息模式选择的影响 诺兰模型是第一个描述信息系统发展阶段的抽象化模型,与其他描述信息系统成长的模型相比,诺兰模型是比较成功的,也是管理信息系统教科书中介绍最多、为人了解并接受最广的概念模型。
20世纪60～70年代,作为社会技术系统学派代表人物之一的美国哈佛大学教授理查德·诺兰(Richard Nolan)先生,在对西方信息系统建设所走过的曲折道路进行大量的调研分析之后,得出了反映信息系统发展过程的阶段理论假说,并在70年代中期首先提出信息系统发展的四阶段模型,之后又提出了六阶段模型,其中以六阶段模型为更多的人所了解和接受,如今,诺兰模型已成为衡量组织信息化发展程度的重要工具。
诺兰模型指出,信息系统的开发均经历了初装期、扩展期、控制期、整合期、数据管理期和成熟期六个阶段。
诺兰模型还强调,此六阶段是信息系统发展的客观规律所决定的,并且以上的各阶段彼此不能相互超越。
诺兰模型的提出可以减少组织在选择管理信息模式中的盲目性,对自身发展阶段进行定位,并能够进一步指导组织在制定信息系统规划过程中,根据各阶段特点及伴随下一个阶段的各种特征的出现,进一步确立本组织当前所处的阶段,从而有效地进行组织管理信息模式的选择。
例如,在第二阶段———扩展期,信息系统开始从会计和统计等部门向其他各部门扩展,各部门的使用者也开始普遍感受到应用计算机进行信息处理的便利,大大提高了计算机的利用率;同时各部门也相继开发出大量的适用于本部门的应用程序,但由于缺乏综合开发信息系统的整体思路,重复和冗余信息大量出现,代码也不尽一致,使信息不能在更大范围内共享。
20世纪60年代,美国大多数公司都经历了这个阶段;再如第六个阶段———成熟期阶段,显示这一时期信息系统具备能够相对满足组织在各个管理层次上对信息进行处理的需要,主要用于组织管理信息达到合理化与省力化的目的,从作业层、策略层到战略层,进而实现信息系统对组织中信息的全面、系统而有效的管理。
由此可见,运用诺兰模型,我们可以在诺兰先生所描述的六阶段之中衡量组织信息系统建设的进程。
随着时代的发展,诺兰模型的局限性也逐渐反映出来。
由于现代组织管理信息资源的关键已从对信息系统自身所处阶段信息化程度的衡量,逐步转移到高度关注组织在竞争中的地位。
换言之,即组织管理信息模式的选择,在新的社会发展环境中,需要进行哪些方面的战略调整才能达到信息资源配置最优化?处在成熟期的信息系统,又有哪些新的规律可循?这在当时诺兰模型所提出的年代,尚无法给出进一步明确的表述。
因此,诺兰模型也就不能充分说明若在信息系统处于同一发展阶段的竞争对手之间,如何通过诺兰模型来进行组织管理信息模式的调整并实现其差别化战略的选择?诺兰模型不能解释的方面还有很多,这里不一一列举。
尽管如此,诺兰模型仍是我们探索信息系统自身发展规律的重要工具,也仍然是组织管理信息模式选择的重要参考模型之一。
1.2 施诺特模型的启示 在信息技·情报方法· Journal of Information No.9,2002术飞速发展、竞争日趋激烈的今天,现代组织更加迫切地依赖信息系统为其决策提供科学依据。
组织在管理信息方面仅仅通过信息系统来实现合理化和省力化目标已经远远不够,信息系统的开发还应充分考虑如何使信息资源达到最优配置,以形成差别化竞争策略等问题。
而诺兰模型六阶段说主要体现的是信息技术扩散的一般规律,对于组织管理信息模式的调整并未给出明确的回答,对于处在激烈竞争环境中的组织,若仅仅通过时间维度来进行管理信息模式的选择、判断并籍此做出调整,将面临极大的不确定性,同时也伴随着巨大的风险。
所幸的是,美国信息系统专家威廉·施诺特(William R.Synno tt)先生已经注意到了这些变化,进而提出了“四阶段推移说”。
在诺兰模型的基础上,施诺特模型的核心思想是:a.对信息系统的原始数据进行处理;b.将这些处理后的数据向形成信息的再存储阶段推移;c.再将这些应用于经营中的信息向“信息资源”的阶段推移;d.将这些为组织带来竞争优势的信息资源向“信息武器”的阶段推移。
施诺特模型还强调,在信息作为资源的组织管理阶段,还应重视作为信息资源管理者即信息主管(CIO)在组织管理信息中作为特殊角色的作用。
由此可见,施诺特“四阶段推移说”是对诺兰模型的继承与创新,它无疑为现代组织管理信息模式的选择进一步明确了方向。
由于人们对施诺特模型的了解远比对诺兰模型的了解要少得多,这也在很大程度上影响了施诺特模型的推广及应用。
从以上我们还可以看出,施诺特模型不仅强调了信息处理程度的差别在组织经营与管理中具有不同的意义,而且还突出了信息资源管理者本身在组织管理信息模式选择中所处的特殊地位和作用。
从施诺特模型中,我们还得到了这样的启示,即现代组织中的信息管理应加强战略信息资源转化为竞争武器的速度和力度。
1.3 对诺兰模型与施诺特模型的比较分析 通过以上描述,我们对诺兰模型和施诺特模型的作用可做如下比较:a.诺兰模型主要用于对组织中管理信息模式(即确定什么样的信息系统)做出总体的规划,施诺特模型则侧重体现信息在系统中如何转化为竞争优势。
b.诺兰模型强调技术因素的作用对系统的影响,施诺特模型则更注重面向竞争的组织管理信息模式的调整。
c.诺兰模型是从时间维度上把握信息系统进化的规律,而施诺特模型则从空间维度上把握信息系统优化的规律。
d.诺兰模型展示了信息技术对组织管理信息模式前所未有的改变,施诺特模型将处于相同阶段信息系统因处理不同的信息所形成的差别———对竞争优势信息的开发与利用的这一差别体现了出来。
e.施诺特模型还提到了信息主管(CIO)在组织管理信息中的特殊作用。
综上所述,诺兰模型对于信息系统开发的技术路线做出了明确的回答,但在组织中信息系统经营的风险仅循单一的技术路线是不能完全找到答案的。
当今全球经济一体化的发展趋势又加剧了竞争,使组织产生了对管理信息模式选择难度增加、紧迫感增强。
为使现代组织管理信息模式走出循单一技术路线所陷入的困境,必须寻找新的发展模式。
通过施诺特的改进,使我们获得了一个新的视角:人的因素作为组织管理信息的要素及强化战略层信息的综合应用价值,代表了现代组织管理信息模式选择和发展的方向。
从某种意义上讲,不同的信息管理者与组织的某种管理信息模式相结合,对于现代组织来讲,都客观地存在着不同程度上的经营与技术上的风险。
因此,应从战略、市场和组织的高度来把握组织中管理信息模式选择的机制。
显然,施诺特模型是对诺兰模型的继承和创新。
要从战略关系上考虑包括技术、市场竞争、环境等多层面的因素,就必须将二者相结合,才能为现代组织管理信息模式的选择提供更充分的理论依据。
2 信息系统发展时间维与空间维对组织管理信息模式选择的影响 2.1 信息系统发展的时间维是组织管理信息模式选择的必要条件 信息系统在组织管理信息模式选择中所扮演的历史角色,从时间维上经历了三个主要过程:以作业信息处理为中心的电子数据处理阶段;以战术信息处理为中心的狭义管理信息系统阶段;以战略信息处理为中心的战略信息系统阶段。
20世纪50～60年代为电子数据处理阶段,主要具有代表性的系统是电子数据处理(EDP,Electronic Data P rocessing;T P,transaction processing)系统。
EDP是组织管理信息模式的初级阶段,主要用于处理作业层每次的各种数据和周期性重复的各种过程,这个阶段信息系统多为逐项处理各种信息,不同的项目在系统中联系很少,因此也称这一阶段为组织的单项信息处理阶段。
以内部数据的处理为中心是这一时期的主要任务,提高组织中管理作业信息的效率、节省人力是这一时期的主要目标。
随着组织信息处理任务日益繁重,这种单项处理信息的管理信息模式已不能很好地满足组织管理信息的需要。
诺兰模型告诉我们,在信息处理中,如果未考虑组织管理信息的整体性和各类信息的协调一致,必然带来信息系统的混乱,进而造成组织活动整体效率下降。
因此从组织自身发展的内在需要来看,客观上要求组织应从整体目标出发,系统化地处理各类组织管理信息,以此保证有效地进行组织管理,EDP这类初级阶段的信息系统在组织管理信息的客观需求面前已显得越来越不能适应。
这一时期组织管理信息的模式必然要进行新的选择,以实现组织的整体目标为核心的信息系统的开发,要求信息系统除处理基本数据外,还应能有效支持组织决策的呼声日益强烈。
60～70年代,管理信息系统的应用决定了组织管理信息模式选择应注重系统性和综合性,以及为组织的决策能够及时提供更多准确和适用的信息,具有代表性的信息系统是信息报告系统(IRS,Information Report Systems)、信息管理系统(IM S,Information M anagementSy stems)和狭义管理信息系统(M IS,M anagement Information System)等。