宁波XX电子科技有限公司程序文件汇编编制: ____________审核: ____________批准: ____________版本状态: _____________受控状态: _____________发放编号: _____________2006年6月28日发布2006年6月28日实施宁波xx 电子科技有限公司颁布文件控制程序1目的对公司内部与质量、环境一体化管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所获得的文件的最新有效版本，防止作废文件的非预期使用。

2 适用范围本程序适用于公司内部与质量/环境管理体系有关的文件，包括外来文件的控制3 职责3.1管理部：负责公司质量/环境管理体系文件的归口管理。

3.2各职能部门：负责与本部门质量/环境管理体系有关的文件编制、使用和保管。

4 工作程序见附件1:体系文件管理流程图4.1 文件分类及保管4.1.1质量、环境管理体系文件包括：1）一级文件：质量/环境管理手册；2）二级文件：质量/环境程序文件；3）三级文件：质量/环境作业文件（部门工作手册）包括：管理制度、管理标准、工作标准（岗位责任制和任职要求等）、作业规程、技术标准（国家有关法律法规、服务提供规范、质量控制规范）等；4）各类记录。

包括：数据报告、信息表、过程活动记录等；5）其它文件：如针对某一特定服务项目或合同编制的质量计划、标准、规范等。

4.1.2文件保管1）质量/环境管理体系文件由管理部备案保存；2）部门工作手册由各相关部门自行保存并报管理部备案存盘；3）部门记录文件由各相关部门自行保存；4）管理性文件，如各种行政管理制度，部分外来的管理性文件，包括上级主管部门发来的文件和与质量/环境管理体系有关的政策、法规文件等，由管理部保存。

4.2 文件的编号4.2.1文件编号规则a •质量手册洛X/XX|X -X$-XX|XXX---- 年号、版次（如用2006A表示）文件顺序号（按01，02 .......................... 表示）管理手册代号（用QEM表示）公司代号（用FJ表示）公司现质量手册代号为FJ/QEM-01-2006Ab. 程序文件XX /xxx — xx -XXXXX年号、版次（如用2006A表示）流水号（用01, 02 ........ 表示）----------------- 程序文件代号（用QEP依次表示）代号（用FJ表示）如《文件控制程序》编号为：FJ/QEP-01-2006Ac. 管理性文件、技术文件XX /xx — xx -XXXXX年号、版次（如用2006A表示）流水号（用01, 02 ........ 表示）------------ 号代号（用FJ表示）各部门代号为部门名称拼音的首字母大写d. 记录XX/XXX -xx — xx记录流水号（用01, 02 .......... 表示）----------- 程序文件编号（用4表示）------------- 记录代码（用QER表示）-------------- 公司代号（用FJ表示）如：《记录清单》用FJ/QEP-02-01表示e. 外来文件按原文件编号登记。

4.2.2文件的版本号和修订状态1）文件的版本号以英文字母A、B、C……表示；2）................................................................. 修订状态用阿拉伯数字（0、1、2、3 ）表示，标注在版本号后，用“ /”分开4.3 文件的编写、审核、批准、发放4.3.1文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：1）管理手册、程序文件由管理部负责组织编写，管理者代表审核，上报总经理批准发布；2）部门工作手册由各部门负责组织编写、汇总，部门负责人审核后报管理者代表批准发布；4.3.2管理体系有关的文件由管理部负责登记、发放；文件管理员对发放的文件要填写分发号、盖“受控文件“章，并填写《文件收/发记录》，收文人应签字。

4.3.3 发放记录需经管理者代表批准，以确保文件使用的各场所都得到相关文件的适用版本。

4.4 文件的受控状况文件分为“受控文件”和“非受控文件”两大类，凡与质量/环境管理体系运行紧密相关的文件应为“受控文件”，由各部门按规定执行。

所有受控文件必须在该文件的封面上加盖表明其受控状态的红色“受控文件”印章，并注明分发号。

4.5 文件的更改4.5.1质量/环境管理手册的更改：由管理部填写《文件更改申请单》，经管理者代表审核，上报总经理批准后组织更改，更改后的文件由管理部发放。

并保留文件更改内容的记录；4.5.2 其它文件的更改由各相应部门填写《文件更改申请单》，经管理者代表批准后由管理部人员更改，更改后的文件由管理部发放，并保存文件更改内容的记录；4.5.3文件中的局部修改采用换页，修订状态用阿拉伯数字(1、2、3……)表示，标注在版本号后，用“ /”分开，每修改一次其编号就随之变更一次，当修改状态变更三次以后，该文件需换版；4.5.4文件更改后应由该文件的原审批部门进行审批，若由其他部门修改时，该部门应获得审批所需依据的相关背景文件资料；4.6 文件的领用4.6.1 文件使用者应填写《文件收发记录》，经相应主管部门负责人审批后方可领用。

4.6.2因破损需领用的新文件，分发号不变，并收回相应原文件，因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，发放部门作好相应发放签收记录。

4.7 文件的保存、作废与销毁4.7.1 文件的保存1) 与质量/环境管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥、通风、安全的地方。

2) 部门文件由本部门资料员保管，管理部每季对各部门文件保管情况进行一次检查。

3) 对受控文件，各部门应及时填写本部门使用文件的部门《受控文件清单》，报管理部备案，如内容有变化，应通知管理部。

4) 任何人不得在受控文件上乱涂乱改，不准私自外借，确保文件的清晰，易于识别和检索。

4.7.2文件的作废与销毁1) 所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废文件”印章，确保防止作废文件的非预期使用。

2) 为某种原因需保留的任何已作废的文件，加盖“作废文件”和“保留资料”印章，并予以适当地保存。

3) 对要销毁的作废文件，经管理者代表批准后，由管理部或授权相关部门销毁。

4.7.3文件的借阅与复制1) 借阅与质量/环境管理体系有关的文件，应填写《文件/记录借阅申请单》，由相关部门负责人按规定权限审批后向文件管理员办理借阅、归还手续。

2) 复制与质量/ 环境管理体系有关的文件，应报管理者代表批准。

由管理部文件管理员登记、编号、盖章。

4.8 外来文件的控制见附件2：外来文件管理流程图4.8.1 收到外来文件的部门，应转呈管理部识别其适用性，登入《外来文件清单》，其发放按“受控文件”办理。

4.8.2对相关国家、行业、国际标准的最近版本以及相关法律法规，由管理部负责收集，文件管理员统一编号，并填入《外来文件清单》。

4.8.3 外来文件经由管理部组织发放，并填写《文件收发记录》。

文件需加盖“外来文件”印章，填写分发号后下发到相关部门使用。

4.9 根据必要情况每年由管理部组织对现有质量/环境管理文件的充分性和适宜性进行评审，必要时予以修改或更新，执行4.5 条款规定。

4.10作为记录的文件应执行《记录控制程序》。

5 相关文件5.1《记录控制程序》6 相关记录6.1《文件收发记录》6.2《文件更改申请单》6.3《文件更改通知单》6.4《受控文件清单》6.5《外来文件清单》6.6《文件记录借阅记录单》附件2:外来文件管理流程图No NoYes记录控制程序1 目的对公司内部与质量、环境管理体系所要求的记录进行有效地管理和控制。

用以提供本公司的质量、环境管理体系有效运行的证据，并为公司的质量、环境管理的可追溯性、改进、纠正和预防措施以及文件修改提供依据。

2 适用范围本程序适用于公司内部与质量、环境管理体系所要求的记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置的控制。

3 职责3.1 管理部：1) 负责本公司质量、环境管理体系记录的管理；2) 负责监督、检查各部门记录的管理。

3.2 各职能部门：1) 负责本部门记录的填写、收集、整理、保管。

2) 各部门负责人负责审批本部门编制的记录表格。

4 工作程序4.1 记录的种类主要包括：培训记录、检验记录、合同评审记录、内审记录、管理评审记录、不合格处置记录、质量、环境管理体系运行记录等。

4.2 记录的形式电子版填写(电子邮件、软盘、光盘等形式) 纸张填写(卡片、表格、图表、报告等)4.3 记录的标识记录的标识用编号表示，按文件控制程序执行。

4.4 记录的填写4.4.1 记录填写要及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，如因某种原因不能填写的项目，应说明理由，并将该项目用斜杠划去，各相关栏目负责人签名不允许空白。

4.4.2 如因笔误或计算错误要修改原资料，应采用双斜划去原资料，在其上方写上更改后的资料，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。

4.5 记录的保存、保护4.5.1 各部门必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录保持清洁，字迹清晰。

各部门按规定的期限保存记录，对于保存 3 年以上的记录交档案室归档保存。

4.5.2 管理部编制《记录清单》，将公司所有与质量/环境管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期、使用部门等内容，并汇集备案记录的原始样本。

各部门应将本部门使用的《记录清单》作为部门工作手册的附录。

4.5.3 管理部每半年要检查一次各部门记录的使用、管理情况。

4.6 记录的发放、借阅和复制4.6.1 各部门需用的记录表格由管理部发放。

4.6.2 各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准并填写《文件/记录查阅审批表》，由记录管理人登记备案。

4.7 记录的销毁处理记录如超过保存期或其它特殊情况需要销毁时，由资料员填写《文件销毁申请单》交管理部审核，报管理者代表批准，由授权人执行销毁。

4.8 记录格式4.8.1 各部门的记录格式，由各部门负责人负责组织编制，部门负责人审批，交管理部备案。

4.8.2 各职能部门可根据工作需要提出记录表格的设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。

5 相关文件5.1《文件控制程序》6 相关记录6.1《记录清单》6.2《文件收发记录》管理评审控制程序1 目的按策划的时间间隔评审质量、环境管理体系，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。

2 范围适用于公司质量/环境管理体系的管理评审。

3 职责3.1 总经理：主持管理评审活动，审批评审报告。

3.2 管理者代表：负责向总经理报告质量、环境管理体系的运行情况，提出改进建议，编写相应的管理评审报告。