For personal use only in study and research; not for mercial use
我们公司档案分为文书档案、基建工程档案、人事档案三种类型:
1 公司设立、变更得申请、审批、登记等方面得文件材料;
2 公司股东会、董事会、监事会形成得文件材料;
3 财务、会计及其管理方面得文件材料;
4 劳动工资、人事、技术职称审批、奖惩、法律事务管理方面得文件材料;
5 经营管理方面得文件材料;
6 仪器、设备方面得文件材料;
7 基本建设、工程设计、施工方面得文件材料;
8声像制品资料。
包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供得,以声像形式记录下来得各种资料。
9 本企业对外得正式发文与相关机构来往得批复。
10电子文件:指在数字设备及环境中生成,以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输得文件。
11其它具有利用与保存价值得文件材料。
(一)整理单位:
件:即归档文件得整理单位。
一般以每份文为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文各为一件。
对“件”与“为一件”得确定,原则上,整理单位应为“自然件”,即单份文件,一般以每人文件为一件。
但根据实际情况,还有以下一些原则:
1、会议文件得确定:按内容(问题)分别确定为件。
2、会议记录:以会议种类各为一件,如党组会议记录、行政会议记录等等。
3、调查处理事项:一文一件
4、信息简报:每期为一件
5、请示与批复各为一件(四川省规定)
6、文件正本与不同稿本:正本与定稿为一件,但定稿过厚不易装订得,也可单独作为一件;重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿得,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。
7、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。
8、正文与与文件处理单:应与文件作为一件。
9、原件与复制件:复制件与原件作为一件。
10、转发文与被转发文:应作为一件。
11、报表、名册、图册等:按其本来得装订方式。
一册(本)作为一件。
12、来文与复文:分别为一件。
(二)文件修整(略)
1、修裱破损文件
2、复制字迹模糊或易退变得文件
3、超大纸张折叠
4、去除易锈蚀得金属物
(三)文件装订
装订顺序:
1、正本在前,定稿在后
2、正文在前,附件在后
3、原件在前,复制件在后
4、转发文在前,被转发文在后
5、复文在前,来文在后
6、汉文本在前,少数民族文字在后
7、中文本在前,外文在后。
装前应将“件”内得各按一定方式对齐,便于将士翻阅利用采用左侧装订得,应将左、下侧对齐,三孔一线。
六、归档文件得分类(详)
(一)分类方法
三种:年度分类法、机构(问题)分类法、保管期限分类法
(二)分类方案
我市市级机关统一采用:保管期限――年度分类法
即先将归档文件按保管期限分类,再在保管期限下面按年度分类。
分类方案:
永久:2006年,2007,2008年……
30年:2006年,2007,2008年……
10年:2006年,2007,2008年……
七、归档文件得排列(详)
(一)事由原则:同一事由得相关文件应当排列在一起。
事由,可以就是指一件具体得事,或一个具体得问题或一段较紧密得工作过程等等。
(二)排列方法:在分类方案得最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
1、同一事由内得归档文件排列:按文件形成时间得先后顺序,日期在前得归档文件排列在前,日期在后得排列在后;或者按文件重要程度排列,相对重要得文件放在前面,其她得文件放在后面。
2、不同事由间得归档文件排列:
(1)按不同事由形成时间得先后顺序排列
(2)按事由得重要程度排列:综合在前,一般在后;法规性得在前,业务性得在后;处理问题得在前,依据性得在后;正件在前,附件在后;机构性得在前,人员任免得在后;涉及领导得在前,一般人员得在后;级别高得在前,级别低得在后。
注:来文与复文各排各时,需在归档文件目录中加注“*”,并在备考表中注明。
请示与批复也就是如此处理。
八、归档文件得编号
件号:即文件得排列顺序号,它就是反映归档文件在全宗中得位置与固定归档文件得排列先后顺序得重要标识。
按照要求采用得分类方法即编为如:永－2007－001。
件号可按一个年度内同一保管期限下一个顺序号或拉通排满千位倒号。
归档章:填写内容
(全宗号)
(年度)
(室编件号)
*(机构或问题)
(保管期限)
(馆编件号)
２２
１９９９
１６
办公室
永久
(示例)
归档章归档文件首页上端居中得空白位置。
加*号得为选填内容。
其中“全宗号”就是指由档案馆给得各单位得进馆号。
九、归档文件得编目
编目就是指编制归档文件目录。
归档文件目录得项目(一式二份,一份盒内,一份装订成册)
目录格式(见资料)
件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注
解释各项目及填写要求
目录封面:见书136页
十、归档文件得装盒
装盒要求:怎样分类就怎样装
不同形成年度得归档文件不应放入同一档案盒;不同保管期限得归档文件不应放入同一档案盒;分机构(问题)得情况下,不同机构(问题)形成得归档文件不应放入同一档案盒。
档案盒格式(以实际样板说明,按照国家得规定统一由档案局监制)
备考表式样见资料(注意:备考表右下得日期,填写该盒内形成时间最后得归档文件得日期。
) 盒号:分类编号,满千位倒号。
For personal use only in study and research; not for mercial use、
Nur für den persönlichen für Studien, Forschung, zu kommerziellen Zwecken verwendet werden、
Pour l 'étude et la recherche uniquement à des fins personnelles; pas à des fins merciales、
толькодля людей, которые используются для обучения, исследований и не должны использоваться в коммерческих целях、
以下无正文
For personal use only in study and research; not for mercial use
For personal use only in study and research; not for mercial use、
Nur für den persönlichen für Studien, Forschung, zu kommerziellen Zwecken verwendet werden、
Pour l 'étude et la recherche uniquement à des fins personnelles; pas à des fins merciales、
толькодля людей, которые используются для обучения, исследований и не должны использоваться в коммерческих целях、
以下无正文。