学习使用组织结构图概述 (2)生成图表 (3)层次结构 (4)添加形状 (5)添加名称 (7)组织结构图的画布 (8)调整字体大小 (9)缩放图表 (10)板式和颜色 (11)图表的组成部分采纳不同的分支 (12)自动套用样式 (13)手动设计样式 (15)使用“自选图形”编辑图表 (17)关闭自动功能 (18)移动或添加形状 (20)隐藏连接符 (21)移动或添加形状 (22)将形状组合在一起以便同时移动 (24)课程摘要卡- 使用母版进行有效设计 (25)图表总结 (25)版式和设计 (26)在关闭“自动版式”的情形下编辑图表 (26)概述使用Microsoft Office 制图工具能够在Microsoft Office PowerPoint®2003 中创建组织结构图。

您能够生成图表和设置版式，并有效地设置样式，还能够获得编辑提示以关心您对图表做进一步的调整。

课程目标在完成本课程之后，您将能够：⏹生成组织结构图层次结构并填入名称。

⏹使用垂直和水平版式获得最佳的视觉成效。

⏹按级不为图表着色，并增加具有专业水准的样式。

⏹使用“自选图形”和连接符来调整图表，使其符合组织的需要。

假如您需要在幻灯片中包括组织结构图图表，请考虑在PowerPoint 中创建该图表。

理想的PowerPoint 组织结构图是一种结构相当平坦的图表，在每个级不上的人员数目都不太多。

您还能够将组织结构分成几个部分显示，如此，就能把图表放在不同的幻灯片上。

在PowerPoint 中绘制图表的优点是，图表将采纳它所在的幻灯片的配色方案，同时，当您使用不同的配色方案时，颜色会自动更新。

本课程将引导您生成一个组织结构图，然后设置它的样式，并更换它的结构。

生成图表有几种进入图示库的方法。

下面列出了其中的一种方法，以及随后如何在幻灯片上插入组织结构图：在“绘图”工具栏上单击“插入组织结构图或其他图示”按钮。

双击库中的组织结构图缩略图，即会插入一个图表。

正如所谓的殊途同归，在PowerPoint 中，您也能够从几个不同的位置打开包含组织结构图的图示库。

在下面这几个位置，您都能找到一个小的图示按钮：⏹在“绘图”工具栏上，如左图所示。

⏹在一组幻灯片版式中。

⏹在“插入”菜单上，“图示”命令的旁边。

层次结构头：所有图表均从头开始。

“助手”位于其上司及该上司下属的中间。

下属向更高层的某人报告，其同事与之并排排列。

小灰点表示已选定该形状，并能够向其添加相关的形状。

在PowerPoint 中，组织结构图用于显示公司内部的职员以及他们之间的相互关系。

插入的默认组织结构图只有几个形状：顶部的一个形状代表老总，在它下面的三个形状代表下一级不的职员。

您能够在此基础上使用以下类型的形状生成最终的组织结构图：⏹助手该类型的形状显示在其上司的下方以及该上司的下属的上方。

⏹下属该类型的形状恰好位于其上司的下方，同时以水平或垂直方向上（取决于您的选择）的分支表示多个形状。

⏹同事该类型的形状与同一级不的形状并排排列。

还能够将它们作为下属添加到同一个上司的下面。

添加形状图1向组织结构图中添加“助手”形状单击要向其添加“助手”图形的形状。

被选定的项将带有灰点边框。

在工具栏的“插入形状”菜单上，单击“助手”。

（请注意，关于此形状而言，“同事”不可用，缘故在于您无法在顶部自动添加第二个最高级不的人。

）图2添加操作之后的“助手”形状。

通过“组织结构图”工具栏（每当选定该图表时，即显示该工具栏）向图表中添加新形状（即组织中职员的位置）。

若要向图表中添加新形状，需要单击要与新形状相关的形状，然后从工具栏中单击下列类型之一：“下属”、“同事”或“助手”（参见图1 和2）。

快捷方式⏹添加“下属”的快捷方式是单击工具栏上的“插入形状”按钮。

这会在所选的任意形状下面添加一个“下属”形状，同时您能够省略从菜单中选择“下属”的步骤。

⏹请用鼠标右键单击某个形状，您将在快捷菜单上获得所有相关的形状类型。

灰点边框形状周围的灰点表示该形状被选定，而不是该形状中的文本被选定。

您必须先执行该选定操作，然后才能：⏹删除形状。

⏹使用Tab 遍历多个形状。

⏹选定多个形状（单击这些形状的同时按Ctrl）。

⏹使用“格式刷”按钮，将样式从一个形状复制到另一个形状。

⏹用鼠标右键单击某个形状时，将在快捷菜单上得到图表选项。

添加名称若要添加文本，请在形状内部单击（形状周围将显现一个阴影线边框），并键入文本。

若要添加名称和其他文本，请在形状内部单击并键入相应的文本。

按Enter 可在形状内部换行。

阴影线边框输入文本时，该形状周围将变为一个阴影线边框（参见左图）。

注意到这一点专门重要，因为在对文本执行特定操作时（如编辑文本，或复制文本以便将其粘贴到其他位置），必需先执行这种选定（与灰点边框相反）。

关于某些涉及形状的操作（比如使用Tab 切换到各个形状），则不应当让此边框显现。

例如，假如在形状的周围显现阴影线边框，同时您按了Tab，则该形状中的文本将被缩进。

组织结构图的画布观看形状在画布内部调整大小的方式。

第一突出显示画布区域，然后添加形状，同时图表调整大小以适应画布，最后形状和文本都变得更小。

略微变一下思路，查看一下组织结构图周围的区域和边框。

这是它的“画布”，一个为了生成图表而保留的绘图区域。

组织结构图必须位于该区域内部，以便每当您向图表中添加形状时，图表都能够相应地重新调整自身的大小。

结果，随着您向该图表中添加更多的形状，您将看到形状和文本变得更小。

稍后，将介绍通过缩放功能以及使用“组织结构图”工具栏上的“适应文字”按钮来调整图表的大小。

调整字体大小假如插入形状之后文本变得太小，可使用“适应文字”使字号增大一个字号。

生成图表时，形状内部的文本可能变小。

使用“适应文字”按钮能够对此加以补救。

选中图表后，在“组织结构图”工具栏上单击此按钮，字号将增加一或两磅（取决于形状中的可用空间）。

有时，这是需要进行的唯独调整。

假如期望文本比“适应文字”所设置的大小更大，则始终能够使用“字体”对话框（“格式”菜单上）来选择字号。

但您可能需要第一使形状变大一些。

请通过缩放功能完成此操作（请参阅下一节）。

注意使用“适应文字”也能够使文本变得小一些。

例如，假如某些太大的文本在形状中放不下，则“适应文字”将按照在该形状中容纳这些文本所需的大小使所有文本都变小。

在这种情形下，使用“适应文字”前最好先将该图表适度地放大。

缩放图表通过向下拖动尺寸控点放大图表。

形状变大后，将为大字体文本腾出更多空间。

拖动尺寸控点时指针变成十字形。

虚线轮廓显示图表的放大幅度。

假如期望图表中的形状变大或变小，能够缩放该图表。

若要执行缩放，请将鼠标指针指向画布边框上的白色尺寸控点之一，当指针显示为双向箭头指针时，将边框向内或向外拖动。

拖动时指针将变成十字形。

若要仅在一侧或从一角调整图表的大小，只需拖动尺寸控点。

若要在两侧或从所有角调整图表的大小，请在拖动的同时按Ctrl。

假如您在早些时候单击了“适应文字”以放大图表中的字号，然后将该图表放大，则再次单击“适应文字”仍旧会使字体变得更大一些。

移动图表只需使用四向箭头指针在边框拖动该图表。

您第一必须单击该图表以选定它。

板式和颜色在此图表中，形状颜色各不相同，以便表示不同的工作等级；同时，还使用多种分支样式以提高可读性（“经理”行水平放置，而“下属”则垂直放置）。

版式和设计，能够使图表变得赏心悦目。

版式是指您如何分布图表中的各种形状。

确实是讲，是将其逐行排列，依旧垂直堆放，或者同时采纳这两种方式。

设计是指用于形状和连接符的颜色和样式。

颜色可作为在图表中区分位置或级不的方法。

诸如斜体和阴影如此的样式元素会使图表看起来更为优美和专业，然而不能够滥用。

图表的组成部分采纳不同的分支此图表中的所有级不都有“标准”分支，这种版式较为水平，并强调组织的级不。

此图表的底部分支使用“左侧下垂”和“右侧下垂”版式，从而使版式更加丰富，空间利用成效更好，并重点强调单个报告组而不是报告级不。

严格的“水平”类型的图表结构倾向于以笔直的行来强调组织中的级不；缺点在于您可能专门快用完从左到右的空间。

假如您想使图表富于变化，以及需要优化空间使用效率，能够使组织中的某些级不垂直排列。

要如此做，请单击要重新分支的形状的上方位置，然后转至“组织结构图”工具栏上的“版式”按钮。

在此选择一个选项，如“左侧下垂”或“右侧下垂”。

重新分支操作只阻碍所选的组。

默认的结构为“标准”，它将应用水平结构。

自动套用样式组织结构图样式库。

“自动套用格式”按钮用于打开图表样式库。

样式库中可用样式的示例。

要进行“颜色处理”并设计该图表中的形状，或简或繁可由您自由把握。

⏹简单方式：使用“样式库”。

⏹繁琐方式（也可能更为有味）：借助于当前幻灯片的配色方案，自己完成所有设计。

样式库库样式能够完全满足图表的需要，它能够按组织级不对图表进行着色，并使用棱台、小括号、轮廓、渐变填充等元素设计形状。

库样式是一组供您选择和应用的模板（参见左图）。

在应用样式之后，能否对其进行自定义？您能够更换字体格式，但无法更换填充颜色或线形。

还要注意：您添加的任何新形状都将获得该样式的着色成效（例如，假如“助手”为粉红色的，则所有新的“助手”都将是粉红色的）。

假如这正是您想要的结果，则这可能是一个优点。

假如您想有更大的操纵权，则这可能是一个缺点。

要打开“样式库”，请单击“组织结构图”工具栏上的“自动套用格式”按钮。

手动设计样式填充颜色：纯色或图案、纹理、渐变或照片。

它可应`用于形状或图表背景。

线条颜色：包括使用两种颜色的图案。

字体颜色。

线形：设置边框和连接符的粗细。

虚线线形：应用虚线或实线。

在边框或连接符上使用。

与应用样式库中的完整样式不同，这种设计样式的方法需要通过选择图表中的级不并使用“绘图”工具栏（参见左图）来更换填充颜色、线条颜色、字体颜色和线形。

该工具栏上的按钮将当前幻灯片的配色方案显示为默认选项；因此，您不必同意该配色方案。

但请注意，当您应用其他配色方案时，配色方案的颜色将自动更新，而其他颜色则保持不变。

重要假如您觉得可能需要对图表进行某些高级编辑（如第3 课中所讨论的添加自选图形和更换连接符），则手动设计样式是进行图表设计的一种有效方式。

按组选择在第 1 课的练习中，您初步了解了按分支或组进行选择的选项。

这些选项位于“组织结构图”工具栏的“选择”菜单上。

使用这些选项能够同时对图表中的某个组设置样式。

例如，选择所有“助手”或某个级不上的所有“下属”，能够将相同的样式应用于所有形状。

您能够按以下类不进行分组：⏹级不⏹分支⏹所有助手⏹所有连接符您可能回想起在前面的练习中，为了选定要更换字体的所有图表形状，需要单击顶部形状“玛吉”，然后从菜单中选择“分支”以选定“玛吉”下面的每个形状。