采购管理办法
一、目的
为加强采购计划管理，规范采购流程，明确相关职责，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度，请各部门及科室遵照执行。
二、适用范围
本办法适用于创维集团科技园管理有限公司，各部门及科室对外采购物料、服务和工程等，具体包含范围如下：
(一)物料类：膳食科所有食材、非食材类、工程部所有日常维修材料、
办公用品、服装被褥、家具家私、家电、机电设备、电气设备、交通工具、环保设备、影音多媒体设备、工程机械、监控设备、通讯设备、网络设备、计算机软硬件设备、建筑材料、装饰材料、消防设备、办公设备、其他设备等物料；
(二)服务类：指软件开发、维修、维保、保险、商业租赁、设计、物业
管理、旅游、体检、设备设施清洗等；
(三)工程类：指建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修
缮、建筑工程、装修工程、暖通工程、电气工程、机电设备安装工程、给排水工程、路灯工程、环保工程、园林绿化工程、综合布线、机房建设、智能化工程、消防安装工程、信息化工程等。
三、采购职责
(一)需求部门职责
1.各部门根据业务需要提交《请购单》③，物业运营部和工程部于每月初
预计下月的常规采购需求，提交至招标办，统一安排招标采购；
2.各部门负责人需对本部门采购物料及服务的合理性、数量的真实性进行
把关；
3.对采购物料进行验收，协同采购部（由后勤服务部--综合科担任）进行
退换货。
(二)采购部职责
1.统计各业务部门采购需求；
2.对食堂原材料和工程五金材料的采购对接招标办进行采购下单，对公开
招标及单一来源议价以外的日常采购，联系至少三家供应商报价；
3.询价、比价及议价，确定合理最低价，签订采购合同或下达采购订单，
并实施采购；
4.交货进度的控制，采购物料的配给，采购物料品质和数量异常的处理及
后续退换货跟进；
5.采购合同、发票及相关附件的整理归档及保管，采购成本费用的报销，
及后续对账；
6.设定物料分类及编码规则，建立供应商资料与采购价格记录，定期更新
《常用工程物料清单》②，并实时共享至需求部门和财务部。
(三)财务部职责
1.审核《请购单》③，把控整体成本费用的开支情况；
2.审核后续报销，及结算工作。
四、采购分类
(一)公开招标类
1.膳食科原材料采购：蔬菜瓜果家禽类、干货调料蛋品类、水产品类、鲜
肉类、冻品类、大米共计六大类；
2.货物、服务采购：各科室单项总价或同一项目、同一类别年度内累计超
过2万元；
3.工程物料采购：各科室单项总价或同一项目、同一类别年度内累计超过
5万元。
(二)单一来源议价类
1.膳食科对采购金额较小，市场价格波动不大的商品（见下表）；
2.采购金额达到公开招标的额度，但因技术复杂、有特殊要求或受自然环
境限制，只有一家投标人可供选择。
(三)应急采购类
因水电抢险、活动实施、设备维护运行、意外事件等急需采购物料或服务。
(四)其他采购类
1.因日常生产经营需要采购的日常物料或服务，金额未达到公开招标采购
额度的非应急采购；
2.非工业园项目因不便于统一采购统一配送，日常工程物料和办公用品
等，月度采购金额≤1万元的采购无需进行公开招标，可参照“其他采购类”流程，就近采购。
五、采购流程
(一)公开招标类
1.膳食料
（1）膳食科下单责任人根据库存、实际需求和供应商送货周期，在“创维集团食堂订收货管理系统”内提交《请购单》③，经科室负责人审批后提交；
（2）日常原材料：蔬菜瓜果、干货调料、鲜肉、水产品、蛋品类、鲜豆制品类须在前日16:30前在“创维集团食堂订收货管理系统”内提交《请购单》③并审批完成；
（3）采购批次少、批量大等商品要提前下单，见下表：
（4）需求科室提交《请购单》③至招标办进行统一招标，采购员对接签订采购合同，并严格对照“商品库”及审批的每类商品中标供应商的中标价、到货日期等详细要求制作《食堂原材料采购订单》，交综合科负责人审批后，以邮件方式将《食堂原材料采购订单》交给供应商并以回传方式确认。
2.物业运营部和工程部
（1）常用工程物料采购，需求部门或科室依据《常用工程物料清单》②填列《请购单》③，其中“物料/服务名称”、“规格型号”及“单价”等务必填列清楚，如需采购《常用工程物料清单》②以外的物料或服务，由需求部门联系采购员取得相关报价后填列，经部门负责人、财务部、
总经理审批后交采购员；
（2）需求部门或科室提交《请购单》③至招标办统一招标，采购员签订采购合同或下采购订单，并依据招标小组成员签字的投标报价单制作《×月份订购单》交综合科负责人审批后，以邮件方式将订购单交给供应商并以回传方式确认。
采购员根据最新的采购报价更新《常用工程物料清单》②，并共享至需求部门及财务部。
(二)单一来源议价类
1.采购员根据需求部门提交的《请购单》③，收集供应商报价；
2.由招标小组、综合科负责人和需求部门负责人共同与供应商代表议价，
取得最终报价签字，并根据最终价格按流程进行后续采购工作。
(三)应急采购类
1.需求部门或科室负责人电话或其他方式请示领导同意，预算范围内金额
≥1万元或预算外需请示总经理，其他请示部门负责人即可；
2.前期有招标报价的，需求部门可第一时间通知采购员进行紧急采购，前
期无招标报价的，由需求部门了解所需物料的市场价格后自行采购，确保采购价格为合理最低价，事后补签《请购单》③，并由需求部门提单报销。
(四)其他采购类
1.其他常规采购，采购员根据需求部门或科室提交的《请购单》③，取得
三家供应商的最终报价，严格按照单品低价中标原则制作《×月份订购单》，交综合科负责人审批同意后，以邮件方式将订购单交给供应商并以回传方式确认；
2.非工业园项目采购日常工程物料和办公用品，由采购部负责就近供应商
询价，业务部门根据询价结果进行采购及提单报销。
3.膳食科新品开发
（1）新品定义：过去从未使用过的产品或正在使用产品停产需找替代品（含品牌、规格、包装等有变化的商品）。
（2）新品需求：膳食科根据需求填写《增加新品申请表》，经膳食科负责人审批后交于综合科采购员，采购员根据审批结果，在“创维集团食堂订收货管理系统”建立新商品编码，并将更新情况及时通知膳食科、财务科。
（3）新品资料：采购员根据《增加新品申请表》，负责查找新品及相关供应商，并收集其资质材料、产品资料（含说明、规格、报价、包装、法律法规规定所需的单证等）、新品验收办法、验收标准和样品等。
（4）新品价格确定：能在下月招标采购的放到招标报价单中一起报价，月中增加新品的需有采购员进行市场了解，最后找中标供应商报价，由招标小组共同确认价格。
六、验收及退换货
(一)原则上采购的物料由需求部门验收，如因特殊情况可由采购部先代
为验收，转运至需求部门时再由需求部门验收；
(二)对质量有问题或不符合采购需求的物料，需进行退换货的由采购员
对接后续的退换货操作，需求部门配合进行。
七、费用报销及供应商管理
(一)采购结束后，采购员取得合同、发票、费用分摊明细等相关附件，
及时在费用报销系统提单分摊报销至各需求部门或科室；
(二)需求部门和各相关部门需把中标单位售后服务信息及时反馈至采购
部，由采购部对中标单位服务情况做全面的记录并建立供应商诚信资质档案；
(三)对不符合要求的供应商需及时从供应商库剔除，后续不得进入采购
招标单位范围。
八、采购物料编码规则：
采购的膳食原材料及常用工程物料须进行分类，并予编码，且商品编码必须唯一，不可更改。
(一)膳食原材料编码用一个大写英文字母加四位阿拉伯数字表示，如
A0001，其中大写英文字母代表商品类，数字0001代表商品序号，综合科采购员负责“创维集团食堂订收货管理系统”商品库内商品的新增、停用等。
各商品类别编码如下：
(二)常用工程物料编码用二个大写英文字母加4个阿拉数字表示，如
GA0001，其中英文字母G代表工程物料，英文字母A代表商品类别，数字0001代表商品序号。
九、附件：
附件1：《采购流程图》
附件2：《常用工程物料清单》
附件3：《请购单》。