新能源公司规章制度发布通知2014年第号《新能源公司档案管理规范及要求实施细则》已经于年月日通过，现予发布，自发布之日起施行。

二○一四年月日- 1 -规章制度控制表- 2 -新能源公司档案管理规范及要求实施细则1 目的本办法明确了新能源公司档案管理职责，规范了项目文件的收集、整理、检查、验收、归档和移交要求。

2 原则及要求公司档案是中电投XX分公司的重要组成部分，是维护公司各个项目建设真实历史面貌的主要基础工作，应按照XX国际项目档案管理及整编要求，严格执行统一领导、分级管理的原则，确保公司的档案完整、准确、系统、安全和有效。

3 适用范围本规范适用于公司本部及下属的风电项目、太阳能项目。

4 管理部门及职责4.1 综合部职责综合部是档案管理的归口部门，根据中电投集团公司要求，对新能源各个项目部的档案工作进行检查和指导，并实施将档案管理情况上报。

职责如下：4.1.1 组建“档案管理领导小组”，公司分管技术的领导担任组长，计划发展部负责人、财务部负责人、工程部负责人、生产运营部负责人、档案管理人员参加该领导小组。

- 3 -4.1.2积极落实XX国际档案管理制度，编制符合公司实际的档案管理规范及档案分类大纲。

4.1.3负责监督指导各合同签订部门并把工程文件的收集、整理和归档工作纳入与各供方的合同管理，纳入各部门和有关人员工作责任制。

4.1.4 对公司本部和所属各单位档案管理工作进行监督、检查、考核和业务指导，并对项目建设相关合作单位的档案工作进行指导、监督、检查及培训。

4.1.5 负责公司档案信息的开发和利用工作，负责管理公司档案的对外公布工作。

4.1.6 负责档案统计报表的编制及所属各单位档案统计年报的汇总上报工作。

4.2 公司各部门职责4.2.1综合部负责公司公文的收、发及重要会议等文件的收集、整理归档工作，负责各部门移交文件的整理归档工作。

4.2.2计划发展部负责收集、移交项目前期开发文件（包括合同、协议、核准文件、场址批报文件、可行性研究文件、各项评估文件、征地文件、往来文件、会议纪要等）。

4.2.3财务部负责收集、移交银行贷款合同、协议、资金调拨计划等文件。

- 4 -4.2.4工程部负责收集、移交合同、协议，招投标，工程概预算、竣工结算、前期施工图，施工过程中产生的施工管理、技术、物资等相关文件。

负责组织贯彻执行国家、行业及集团公司档案管理的标准、制度，负责编制年度项目检查计划，负责项目档案管理的监督，检查及指导。

4.2.5生产运营部负责收集运行期并网调度协议、购售电合同、设备说明书、技术参数等方面的资料；负责生产过程中产生的生产运行数据、技术文件、试验、检修报告等的收集及移交工作。

4.3 各建管部职责4.3.1负责项目现场各参建单位档案管理工作的日常监督，检查及指导。

4.3.2负责本项目文件的收发、处理、传递、整理、归档和移交工作。

项目组建“档案管理项目领导小组”,各项目负责人担任组长，参建单位总工程师参加该领导小组。

领导小组下设工作小组，具体负责项目文档管理工作。

4.3.2负责收集各项目工程大事记、工程照片。

4.3.3负责收集、整理安全质量管理文件、工程质量验收记录及评定表、质量监督检查记录、设备及施工质量缺陷处理、质检报告及整改报告、不符合项和质量事故处理报告等文件。

负责建设阶段施工图的收集、整理。

- 5 -4.3.4负责收集、整理主设备资料（说明书、出厂报告、合格证、随机图、进口设备的报关单，原产地证明）及辅助设备台账、装箱清单、备品备件及专用工具的交接清单等设备物资管理文件。

4.3.5负责工程全部档案汇总、整理后进行编目、上架，具备检索、借阅、及整体竣工资料验收移交工作。

4.4 电场职责4.4.1负责电站生产运行、生产技术、设备物资等管理文件的收集、归档工作。

4.5监理单位职责4.5.1负责监理依据性文件（监理大纲、监理规划、监理实施细则）、监理工作文件（监理工作联系单、会议纪要、停、复工令、监理月报、监理大事记、监理工作通知单、监理审核质量文件的补充性意见文件、监理总结等）的编制、整理，并在机组试生产后按照合同要求及时向所在项目部移交。

4.5.2负责提供现场所使用的全部表格并报项目部审批后发布，确保现场表格统一、规范、合规；定期对参建单位工程文件的产生和收集以及档案编制工作进行指导、监督、检查，负责对各参建单位提交竣工档案的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，直到通过档案专项检查、验收。

4.6施工单位职责- 6 -4.6.1依据本细则要求编制单位工程竣工档案；严格按照技术文件产生流程，确保技术文件真实、规范、及时。

在机组移交试生产后，30天内按合同规定整理竣工资料提交所在项目部（合同有规定的按具体条款执行）。

4.6.2运用公司指定软件进行电子版的上传及竣工资料组卷工作，在单位工程竣工验收时，各单位应先对本单位已编制好的竣工资料进行严格的内部自查，合格后提交项目部进行审核工作，项目部各专业技术人员及档案人员共同进行复核审查，合格后按照本规定及国家有关档案管理的要求整理、装订、编目、装盒、编制移交清册，并将所有的竣工文件录入竣工资料管理程序内，同时提交两套相对应的电子版（光盘）。

4.6.3每台机组移交前，及时整理完整、准确的设计变更联络单和与设计有关的工程联系单等有关编制竣工图的依据，在机组移交试生产后15天内提交所在项目部，由所在项目部组织有关单位审核、汇总后及时移交设计单位编制竣工图。

4.6.4工程施工阶段是竣工文件形成和积累的关键阶段，各单位应从工程开始起明确竣工档案资料的注意事项和要求，明确各部门应当整理归档的文件范围和归档时间；在单位工程竣工验收时，通知业主单位进行档案检查、验收工作，做到工程文件与竣工验收同步。

- 7 -4.7设计单位职责4.7.1负责工程建设要求，及时收集工程初步设计文件、施工图总清册及施工图纸。

4.7.2负责对汇总的设计变更文件进行最终审核，保证其完整、准确，制作出最终竣工图，编制移交清册。

在机组移交试生产后30天内按竣工图移交要求移交给所在项目部3套竣工图纸。

4.8调试单位职责4.8.1负责对整套启动试运及系统调试等文件的收集整理，编制调试工作总结。

在机组移交试生产后按要求进行录入、整理、装盒、编制移交清册，同时提供二套相应的电子版在机组移交试生产后30天内提交所在项目部。

5 文件整理要求5.1归档范围应将公司生产运行、科技研究、项目建设、设备仪器检修维护等业务活动中形成的不同文字、图像、声像等具有保存价值的科技文件纳入归档范围。

风电项目参照附录A，但不限于附录A。

5.2归档时间5.2.1发电生产技术、运行文件应于每年3月份由电场将上一年度形成的文件收集整理后移交档案部门归档。

5.2.2科技研究及科技成果文件应在项目鉴定、评审结果公示后- 8 -1个月内，由成果研发负责人收集整理后移交档案部门归档。

5.2.3技术改造、设备检修等项目文件应在工程竣工后的45天内，由项目承包单位收集、整理完毕，经项目负责人及具有质量监督职能的部门审查后移交档案部门归档。

5.2.4风力发电场项目形成的文件应在项目完工后3个月内，由建设单位、总承包单位或者工程管理单位汇总整理完毕，经监理单位审查合格后移交档案部门归档。

周期长的可分阶段、分单项移交。

5.2.5设备仪器文件应在设备开箱检验后及时收集整理归档。

5.2.6照片应在工作结束后由形成单位或部门及时收集整理交综合部归档。

5.2.7 电子文档逻辑归档应实时进行，物理归档应与纸质归档时间一致。

5.3归档份数5.3.1 文书档案归档文本文件一式一份（应为原件），电子文件一式两份，图样文件两份。

5.3.2 科技档案根据公司规定，一般文件一正一副，施工图一套正本，竣工图一正两副，电子文件一式两份。

5.4 归档文件质量5.4.1 归档文件应齐全、完整、签章手续完备；其内容真实可靠，- 9 -能反映生产、科研、项目建设、设备维护等活动的真实情况。

5.4.2 归档文件应原件归档。

因故无原件归档的永久保存文件，应在复印件首页加盖原件存放单位的公章。

5.4.3 归档文件应字迹清楚，图样清晰，其记录载体和记录方式应符合档案耐久、可靠性保存的要求。

5.4.4 用于记录的专业施工与验收的表格式文件，应符合相关技术标准的要求，没有填满内容的空白格应划线或加盖“以下空白”章。

5.4.5 归档的竣工图，应按DA/T28规定加盖并签署竣工图章。

6 文件的整理要求6.1文书档案的整理，参照《中电投XX国际电力投资有限公司本部归档文件整理规范》（CPIXNYW-12-6）整理归档。

6.2科技档案参照《中电投XX国际电力投资有限公司建设项目工程档案整编细则》（CPIYNYW-12-1）整理归档。

6.3声像档案的整理参照《中电投XX国际电力投资有限公司声像档案管理制度》（CPIYNYW-12-3）执行。

7 档号编制规定根据风电厂工程档案分类的需要，档号由项目代号（代号）和目录号、分类号与案卷号一并组成，各号之间用“—”分隔。

档号结构形式：- 10 -项目代号+目录号+分类号+案卷号共4个号段组成，均用0～9阿拉伯数字标识。

即案卷号（0至999）三级类目二级类目一级类目机组号工期号项目代号7.1项目代号组成说明第一段为项目代号，由中电投XX国际电力投资有限公司给定。

7.2目录号组成说明7.2.1第二段为目录号，由机组号和工期号组成，第一位数代表“工期号”，后三位数代表“机组”，各期工程的机组号连续。

7.2.2工程公用部分前一位表示“工期号”，后三位表示公用部分。

如一期公用部分为“1000”二期公用部分为“2000”，以此类推。

- 11 -7.2.3机组部分前一位表示“工期”后三位表示机组号。

如，一期工程1号机组为“1001”，二期2号机组为“1002”，以此类推。

7.2.4同一工期以下几个机组为一组共用一套公用部分的，公用部分宜首台机组序号标识，案卷题名应明确所包含的机组号。

7.2.5不同工期合并在一起扩建的工程，工程号宜采用后一工期标识。

案卷题名应明确所含的工期。

7.3分类号组成说明风力发电企业科技档案分类表一级类目类目号：第6大类为电力生产、第7大类为科学技术研究档案、第8大类为项目建设档案，第九大类为设备仪器档案。

二级、三级类目的类目号由阿拉伯数字构成，各级类目均采用0-9标识。

二三级类目参照《风力发电企业科技文件归档范围与档案分类及保管期限划分表》。

原则上最低一级分类号的案卷数量最多不超过999卷，同时也应避免最低一级分类号内只有一两卷案卷甚至几份文件，可根据项目实际划分到二级或三级。

7.4案卷号组成说明案卷号表示案卷顺序号，用001～999标识。

各类目文件案卷号按分类号的二级或三级类目连续流水排列。