3-1 ERP系统物资业务流程操作§1采购需求计划（采购申请）△登陆→项目需求计划→申请→“采购申请”录入界面▲需求计划录入操作1、头信息。

说明→审批组：一人兼两个以上项目岗位的，要选对项目→2、行信息。

类型：货物→物料→数量→价格→日期→3、分配→项目→保存—编号→关闭→4、单击“行”，自行信息“类型”开始重复2至3的步骤，以编制第二行计划→5、审批→附注→确定注意：1、说明：如输入“钢材需求计划”，以备遗忘编号时便于查找申请单。

2、价格：务必填0！3、日期：做计划当天的实际日期之后的某一天。

4、物料查找——%①输入法要用英文方式②模糊查找，统配符；③输入%后打开的第二个对话框中，可输入两个%，中间夹汉字（具体品种中的部分字眼），以快速查找物料。

如“%红砖%”。

5、一份计划中，同一品种规格的物料，其它信息相同时，不要做成两行，除非时间不同，否则会出错！▲首选项操作步骤1、进入“采购申请”录入界面→2、工具→首选项→3、需要日期→项目信息→项目—确定→关闭注意：1、进入申请编制界面，未做任何操作前使用首选项！2、只选择日期、项目，不选别的！项目信息中，只选项目，不要动其它的。

首选项UPK，见“单据快捷输入”→材料计划要配▲查找申请单步骤申请汇总→输入“%+单据号后3位”→查找△带“汇总”的功能项，均为可实施查询的。

▲查询单据状态步骤查找→选择行→工具→历史活动记录§2采购合同管理（一揽子采购协议=采购合同，采购订单之一）△登陆→项目采购合同管理→采购订单→“一揽子采购协议/采购合同/采购订单”录入界面。

▲采购合同/一揽子采购协议操作步骤1、头信息。

供应商→说明→“全局”前打钩→审批组→2、行信息。

类型：货物→物料→价格→3、协议/条款→4、保存—编号→5、单击按钮“行”，自行信息“类型”开始重复2至4的步骤，以编制第二行物料→6、附件→7、审批→附注→确定注意：1、供应商：注意右边的地点，确保为“材料供应”！否则会导致财务费用类型错误。

2、说明：如输入“钢材合同”，以便与供货计划区分；或输入项目名称+系统外实际合同的合同编号。

3、不选全局，会导致后面的流程中无法引用。

4、物料编码要与需求计划的一致。

5、协议/条款/附件：非必须项。

①协议，限定数量、合同金额，慎用；条款，限定有效期。

非必要时，此两项建议不用。

②附件，用来附加系统外的合同文本、有关情况说明等资料。

▲采购合同加附件的步骤针对整份合同加附件：1、光标点在合同录入页面的头信息处→点附件图标→是→类别：至审批人→来源：文件→2、GFM加载页→浏览→选择要添加的文件→提交→关闭GFM 加载页→3、是否加载成功：是针对某一行加附件：1、光标点在合同录入页面某一行处→2、（以下步骤同上）。

▲查询采购合同状态查询→历史活动记录§3 供货计划（标准采购订单/供货计划，采购订单之一）△登陆→项目供货计划→自动创建→“标准采购订单”录入界面▲有计划有合同的供货计划操作步骤1、申请单号→查找→2、选择行→“自动”→3、全局协议：合同号→创建→4、说明→审批组→确定→编号→5、审批→附注→确定△说明：如“钢材供货计划”，以便与采购合同区分。

△一份采购申请的一行，只能引用一次！由于一份采购申请的一行，做供货计划时只能引用一次。

当一个合同对应多次进货即需要做多次供货计划时，采购申请里同一规格的材料也要有不同日期的多行，与多个供货计划中的相应规格对应。

故采购申请要细，要能满足不同验收批次需要。

▲有计划无合同的供货计划操作步骤1、申请单号→查找→2、选择行→“自动”→3、创建→编号→4、价格→5、说明（同上）→审批组→6、供应商：注意地点！→7、审批→附注→确定注意：1、在输入价格前，若供货计划的数量需要改动，则提交审批前，“发运”中的数量也要改动。

数量无需改动的，按上述流程执行。

2、供应商：业主供料的，选供应商时选用业主全称。

▲供货计划状态查询/供货计划检查步骤△查找供货计划单据→打开1、发运→状态“已开单”，指财务已进行三单匹配的数量；“已取消”，指已退货的数量。

2、参考文档：合同号（即采购订单号）。

3、发运→分配→其它：计划号（即申请号）4、行信息里，价格为灰，说明引用了合同。

§4 接收△登陆→项目材料接收管理→接收→材料“接收”录入界面或在供货计划录入界面下，用功能切换按钮直接切换到“接收”录入界面。

▲接收操作步骤1、采购订单（指供货计划）：输入编号→查找→关闭题头（小bug）→2、选择行→“子库存”：工程材料→货位：默认项目货位→3、批次-序列→批号→数量→完成→保存→4、题头→编号→日期→关闭题头→关闭注意：1、“子库存”：系统中指按不同材料类别划分的仓库，如工程材料库、周转材料库、废旧材料库。

2、货位：系统中指按保管责任划分的仓库，如项目部仓库，或分包队伍仓库。

3、批次-序列：只有1001、1002打头的钢材，需要批号。

没有现成的批号的，按以下原则编号：8位数日期加6位数流水号，共14位数，如20090531000001。

4、日期：选择在库存会计期内接收。

§5 退货△登陆→项目材料接收管理→退货→材料“退货”录入界面▲退货操作步骤1、接收：单号→查找→2、选行→数量→批次-序列→批号→数量→完成→3、保存→关闭注意：由于系统采用先进先出的原则统计库存，退货前，务必确定退货价格问题！注意：材料人员办理退货的时候一定要看一下相应的采购订单（即供货计划）的“发运”→“状态”→“已开单”的状态，看看是否已开单。

若“已开单”栏里的数字是0，说明财务尚未开单，可以直接退货；若“已开单”栏里的数字不是0，说明财务已开单，千万不要直接退货，要先和财务的沟通，待他们先把这个订单的匹配冲消掉，材料员才能办理退货，否则财务的帐上会出现个暂估负数，很麻烦。

§6 子库转移△子库转移分三步：录入、审批和接收。

子库转移操作是可逆的。

▲子库转移单操作步骤一：子库转移单-录入△项目现场材料管理→物资子库转移单管理→“子库转移单-接收”界面→1、新建→2、头信息：业务目的→审批人员→接收人员→按存货挑选→3、子库：工程材料库→货位：工程材料（项目货位）→查询→4、选择行→确定→提交▲子库转移单操作步骤二：子库转移单-审批△现场单据审批→“子库转移单-审批”界面→查找→打开单据→审批▲子库转移单操作步骤三：子库转移单-接收△项目现场材料管理→物资子库转移单管理→“子库转移单-接收”界面→1、查找→调出行→2、选择行→目标子库：工程材料→目标货位：分包队伍货位→3、调入▲子库转移单-取消步骤△项目现场材料管理→物资子库转移单管理→“子库转移单-取消”界面→查找→打开单据→选择行→取消▲货位维护步骤1、现场材料管理→CCED项目货位维护→2、项目编号→3、查找→4、新建→子库存：工程材料→分包商编码→保存▲注意：1、录入阶段的子库、货位：决定自哪里转移。

一般选择材料库、项目部货位；反转移时则需选择材料库、分包队伍货位。

2、目标子库、目标货位：决定要转移向哪里。

一般选择材料库、分包队伍货位；反转移时则需选择材料库、项目部货位。

3、选择货位一定要准确！一旦选择无效或操作错误，该子库转移单就可能会卡在接口表里，造成库存收发存报表数量、现有量和可用量不等并无法进行后续业务。

有的错误只有公司超级用户才能处理，有的还要报请顾问和局技术组解决。

4、子库转移及之后的出库、退入库、调拨等分录入、审批、确认三步完成的单据，第三步未完成前均可以取消单据。

即录入未审批的，以及录入、审批完成但未完成第三步的，均可取消单据。

5、做子库转移之前，需要做一项工作：维护分包队伍货位。

§7 一般出库一般出库分三步：录入、审批和出库。

▲出库单步骤一：出库单-录入△现场材料管理→物资出库单管理→“出库单-录入”录入界面（系统默认为项目出库）1、新建。

→2、头信息：业务目的→项目编号→审批人员→出库人员→3、事务类型→任务编号→支出类型：工程材料→按存货挑选→4、子库：工程材料库→货位：分包队货位→查询→5、选择行→确定→提交注意：货位：一般都要选分包队货位。

即：系统内出库的，一般都是已经转移给分包队物资。

确实由项目部领用的，方可自项目部货位直接出库。

▲出库单步骤二：出库单-审批△项目现场单据审批→出库单—审批界面→查找→打开出库单→批准▲出库单步骤三：出库单-出库△项目现场单据审批→“出库单-出库”界面→查找→打开出库单→日期→出库▲出库单取消步骤△项目现场单据审批→“出库单-取消”界面查找→打开出库单→选择行→“取消处理”→确认取消：是§8 非项目出库△非项目出库分三步：录入、审批和出库。

▲非项目出库步骤一：出库单—录入△现场处理管理→物资出库单管理→“出库单-录入”界面1、新建→非项目出库→2、头信息：业务目的→审批人员→出库人员→3、事务类型：账户发放→科目别名：施工临设领用→确定→核算单位：OU→部门：0→项目：0，缺省→确定→按存货挑选→4、子库：临时设施仓库→查询→5、选择行→确定→提交▲非项目出库步骤二：出库单—审批△项目现场单据审批→“出库单-审批”界面→查找→打开出库单→批准▲非项目出库步骤三：出库单—出库△项目现场单据审批→“出库单-出库”界面→查找→打开出库单→日期→出库▲非项目出库取消步骤△项目现场单据审批→“出库单-取消”界面→查找→打开出库单→取消处理→确认取消：是§9 等价退入库▲等价退入库骤一：退（入）库-录入△现场材料管理→物资退（入）库单管理→“退（入）库-录入-查询”界面1、“新建-退库”→2、头信息：业务目的→审批人员→接收人员→说明→出库查询→3、出库单编号：编号—编号→查询→4、选择行→本次退库：数量→确定→提交→确定▲等价退入库步骤二：退（入）库-审批△现场单据审批→“退（入）库-审批”界面查询→打开→审批→确定▲等价退入库步骤三：退（入）库-入库现场材料管理→物资退（入）库单管理→“退（入）库-入库”界面1、入库单编号：编号—编号→查询→打开→2、日期→选择行→接收→确认→确定▲等价退入库-取消步骤查找→打开→选择行→数量→处理→确认→确定§ 10 不等价退入库▲不等价退入库步骤一：录入1、选择“新建-其它”→2、头信息：业务目的→审批人员→接收人员→2、处理类型→项目→任务→子库→货位：工程材料库→3、物料编码→接收成本：单价→申请入库数量→提交→确定▲不等价退入库步骤二：审批同等价退入库。

▲不等价退入库步骤三：入库同等价退入库。

▲不等价退入库-取消步骤同等价退入库。

§11 同一OU下的调拨△调拨必须是项目货位之间的调拨。