3.2
建立数据字典是为了对数据流程图上各个元素做出详细定义和说明。数据流程图配以数据字典，就可以从图形和文字两个方面对系统的逻辑模型进行描述，从而形成一个完整的说明，为以后系统设计的进行提供必要的详细信息。
对数据流图中所有的数据流都要加以说明，现在以二层图中的“F2住宿证”为例进行说明，见表3.1。
2.
建议采用的新系统，是一个人机系统，新系统能够实现现行系统的功能，并且能克服现行系统的上述弱点，与现行系统相比，将有如下改善之举：
1．对消费信息的采集与记录更加细致与全面，能满足不断增长的管理需求；
2．利用计算机对数据进行加工、统计、分析，提高工作效率；
3．实现完成的信息管理流程，支持业务管理制度的完善工作；
审核
日期
2007年4月16日
表3.2 数据元素–顾客姓名
数据元素
系统名：宾馆客房管理信息系统 编号：E7.2.2
条目名：顾客姓名别名：
属于数据流：
对数据流图中所有的数据元素都要加以说明，现在以二层图中的“顾客姓名”为例进行说明，见表3.2。
对数据流图中所有的数据存储都要加以说明，现在以二层图中的“D6客房预订表”为例进行说明，见表3.3。
对数据流图中所有的外部项都要加以说明，现在以顶层图中“顾客”为例进行说明，见表3.4。
对数据流图中所有的数据加工都要加以说明，现在以顶层图中“客房管理”见表3.5。
宾馆客房管理系统的设计与实现
第二章系统需求分析
系统需求分析主要任务是调查现行系统存在的问题，弄清用户对新系统的要求，提出可行的方案，为管理层决策提供依据。
2.1
2.1.1
本宾馆由在管理上设客房部、财务部、仓储部、采购部、餐饮部、后厨部、公关部。组织结构图见图2.1 。
图2.1 系统组织结构图
组织结构图中，各部门的职责描述见表2.1。
（3)挂账管理：挂账查询、客户结款。
(4）查询统计：预定房查询、住宿查询、退宿查询、宿费提醒。
(5)日结：登记预收报表、客房销售报表、客房销售统计。
(6)系统设置：初始化、操作员设置、密码设置、权限设置。
下面分别从数据流图、数据字典、基本加工角度对本系统要实现的功能进行详细说明。
3.1
数据流图是对组织中信息运动的抽象，是管理信息系统逻辑模型的主要形式。它不涉及硬件、软件、数据结构与文件组织，是用图形语言及与此相关的注释来表示系统的逻辑功能，及所开发的系统在管理信息处理方面要做什么。本文中数据流的中的符号解释如下：
部 门
职 责
董事会
公司投资与经营战略决策
总经理
管理宾馆营运事务，实现营运目标，向董事会负责
客房部
负责住ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ登记、客房调整、营业报表、追加押金等工作
财务部
管理宾馆资金来源与资金运用，支持各部门工作。
仓储部
从事宾馆生产与服务所需物资的入库、储存、发放，实现存货管理。
采购部
制定采购计划，进行供应商管理，向市场采购宾馆所需各项物资
餐饮服务部
管理宾馆服务生，向客户提供餐饮服务（开台、点菜、传菜、供应饮品、辅助结算等）。
后厨部
菜肴加工制作
公关部
宾馆促销策划、迎宾、宴席预定等
2.1.2
在本系统的业务流程分析中，采用的工具是业务流程图，这是一种表明系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流动的流程图，它可以帮助分析人员找出业务流程中的不合理。本系统的管理系统流程图如图2-2：
图2-2
2.2
现行系统是手工运作的系统，可以支持向客户提供客房服务功能，但是，存在以下薄弱环节：
1．现行系统是手工运作的系统，业务人员手工作业量大，数据传递不及时，对数据的统计和计算运程中易发生差错，工作效率较低。
2．业务流程管理不够严密。
3．主要从销售收入角度向管理层提供数据，不能满足管理要求（例如不能提供空房率、房态的实时消费状况统计等信息）。
首先，根据对管理信息系统建设的总体要求，确定系统的外部项，即系统数据的数据来源和去处。通过分析，掌握本系统的外部项和输入输出数据流，绘制本系统的关联系图见图3.1 。
图3.1系统关联图
从系统关联图（图3.1）中可以看出：
客户向本系统提供有关证件（F1），如身份证，军官证、押金等，进行住房登记，可以通过从本系统获得住宿证、手牌、住宿登记单（F3）然后入住；
P1客房管理：处理有关顾客订房、退房、入住、续费等操作，主要形成“登记预收金额文件”和“客人住宿信息登记文件”、“客房信息表”、“客房预订表”、退房登记表等。
3.
客房管理数据流程二层图见图3.3。
图3.3 客房管理流程一层图
图3.3中主要有三个加工：P1.1住宿登记，P1.2顾客结账，P1.3客户续费，P1.4预订房间。
4．向客户提供的消费清单手工书写，常发生字迹不清晰的问题，并且格式也不统一。
5．历史账务的查询也不方便。
现行系统的上述弱点，实质上反映公司在宾馆服务客户的过程中，对信息的产生、传输、加工与挖掘分析利用方面存在不足，不能满足企业管理与业务发展的要求，也对企业形象造成不利的影响。这也正是提出新系统的直接原因。
本系统对宿费进行提醒（F6），要求客户进行续费追加押金（F7）；
客户可进行预订房间（F8），本系统开出预订凭证（F9）。
顾客进行退宿结帐（F4），本系统通过统计开出结帐凭证（F3）。
本系统支持经理对营运数据的统计分析功能（F5）。
3.
本系统的顶层数据流程图见图3.2 。
图3.2 顶层数据流程图
在顶层数据流程图（图3.2）中，一共有两个主要的加工：“ P1客房管理”，“P2综合统计报表管理”。
4．提供统一格式的计算机打印单据与报表，提升企业形象；
重视对历史数据的存储保护、追溯、分析，为管理层对企业的经营预测与决策提供及时有效的帮助。
第三章 新系统逻辑方案
根据用户的需求，新系统应实现如下功能：
（1)住宿管理：客房预定、住宿登记、追加押金、调房登记、退房结账。
（2)客房管理：客房设置、客房查询、房态查看。
表3.1 数据流-F2住宿证
数据流
系统名：宾馆客房管理信息系统 编号：F2
条目名：住宿证别名：
来源：客户
去向：管理系统
数据流结构：
｛入住日期＋住宿证编号＋客户姓名＋房间号＋押金＋折扣＋补交日期＋操作员｝
简要说明: 以此记录客户入住情况，供服务员引领客户前去某房间，退房时要交回。
修改记录
编写
日期
2007年4月16日