用友财务软件教案第一章会计电算化概论【教学目的与要求】了解我国会计电算化发展现状及企业管理信息系统的发展和展望.第一节我国会计电算化的发展历程会计电算化含义:会计电算化是指在会计工作中应用电子计算机技术的简称.具体地说是用计算机代替手工记账,算账,报账,用账以及代替部分人脑辅助管理的过程.会计电算化,这一计算机在会计中应用的代名词,是在1981年在长春市召开的"财务,会计,成本应用电子计算机问题讨论会"上由王景新教授提出的.按照我国会计软件的开发与应用状况划分,我国的会计电算化基本上可以分为三个阶段: 一,会计核算子系统单项开发与应用阶段(1979年至1988年) 1979年,财政部拨款500万元,用于长春第一汽车制造厂的计算机辅助会计工作的试点工作.从此,中国会计电算化便掀开了崭新的一页.在这10年之中,会计核算软件主要是单项开发为主,没有统一的会计电算化制度,各地各单位的开发基本上处于闭门造车的局面,而所开发的会计核算软件基本上是手工会计操作的翻版. 二,会计核算软件多项开发与应用阶段(1988年至1996年) 这一阶段我国会计电算化实现了从局部单项数据处理,逐步扩展到建成完整的会计信息系统;实现了从应用初期手工操作与计算机会计数据处理并行,发展到甩掉手工账本,完全依靠计算机有效运行,代替手工完成记账,算账和报账任务;从应用初期主要用来处理企事业单位的会计数据,满足基层单位经济管理上的需要,进一步发展到用软盘或线路传输报送会计报表,用计算机逐级汇总上报会计报表;从计算机在会计中的自行开发,自己使用,发展到由专业公司的开发通用化,商品化会计核算软件. 三,融入企业管理信息系统的网络会计系统发展阶段(1996年至今) 第二节我国会计软件的开发与应用一,会计核算软件的评审关于会计核算软件的评审范围,财政部将会计核算软件按期开发的目的分成两类:一类是非商品化软件,即自己开发应用或在局部范围内推广使用但不以盈利为目的的软件;另一类是在市场公开销售的通用会计核算软件.二,国外管理软件对我们的启示国外会计软件虽然更新换代较快,但其更新的内容却侧重于子系统的财务会计业务功能的提高,讲究的是采用最适用的技术,而并不苛求其计算机和网络采用最新的技术.三,计算机替代手工记账第三节会计电算化与企业管理信息系统一,企业管理信息系统的基本功能(一)从计算机信息系统看管理信息系统计算机信息系统从信息处理的角度区分为事务型处理系统和分析型处理系统.(二)管理信息系统的功能结构(见P12 图1-1 管理信息系统功能结构图)二,典型的企业管理信息系统(一)物料需求计划(MRP)与制造资源计划(MRPII)美国生产与库存控制协会在 1957年成立后,推出第一套MRP软件,形成管理软件的开端. MRP的发展经历了两个阶段:时段式 MRP:决了何时订货以及订货数量问题闭环式 MRP: 闭环式MRP将物料需求按周甚至按天进行分解,使得MRP成为一个实际的计划系统和工具,而不仅仅是一个订货系统,这是企业物流管理的重大发展.MRP II(制造资源计划)MRP II实现了物流与资金流的统一管理,把制造,财务,销售,采购工程技术等各个子系统集成为一个一体化的系统.其特点是:制造和财务两个子系统的关系密切所有数据来源于企业中央数据库,各子系统在统一数据环境下工作,保证了数据的一致性. 具有模拟功能,能根据不同的决策方针模拟出各种未来将会发生的结果. 最显著的效果是减少库存量和物料短缺现象.仅局限于企业内部物流,资金流和信息流的管理.(二)企业资源计划(ERP)ERP在 MRP II的基础上扩展了管理范围,给出了新的结构,把客户需求和企业内部的制造活动,以及供应商的制造资源整合在一起,体现了完全按用户需求制造的思想,ERP的基本思想是将企业的运营流程看作是一个紧密连接的供应练,其中包括供应商,制造工厂,分销网络和客户等.并能对供应链的所有环节进行有效的管理,这些环节包括订单,财工,库存,计划,生产制造,质量控制,运输,分销,服务与维护,财务管理,人事管理,实验室管理,项目管理,配方管理等. ERP强调企业的事前控制能力,可以提供对质量,适应变化,客户满意度,效绩等关键问题的实时分析能力.三,会计电算化与企业管理信息系统第四节对我国会计电算化的展望一,电子票据的确认二,记账凭证的自动生成三,会计明细信息的传递四,网络审计势在必行【思考与练习】1.在会计电算化起步伊始,对我国会计核算软件实行评审是否必要2.应当如何完善我国计算机替代手工记账工作3.会计信息与企业管理信息有何联系4.如何理解记账凭证的自动生成第二章会计软件分析与设计【教学目的与要求】本章主要介绍会计软件结构化分析与设计的方法,重点介绍数据流程图的绘制和系统设计的步骤.要求掌握会计软件开发的基本步骤,了解结构化系统分析与设计的基本思想.【重点难点】重点:生命周期法的开发思想与流程难点:生命周期法的流程与步骤【考核要点】1.生命周期法的概念及基本思想,方法与步骤等2.数据流图,数据字典内容3.总体设计(模块结构图的绘制)4.详细设计(计算机化处理流程设计,数据库文件设计)第一节结构化系统分析与设计概述软件的开发方法主要有:结构化开发方法(也称生命周期法),原型法和面向对象开发方法等.其中结构化开发方法是一种基本的软件开发方法,其结构化分析与设计思想也适用于其他开发方法. 一,结构化开发方法(一)基本思想采用系统工程的思想和工程化的方法,按照用户至上的原则,结构化,模块化,自顶而下地对系统进行分析与设计.具体地说,就是将系统的开发过程划分为系统的生命周期,每个阶段都具有各自的任务和结果,前一个阶段的结果作为下一个阶段的基础和一句.因而,又称"系统生命周期法". (二)特点1.建立面向用户的观点2.加强调查研究和系统分析3.逻辑设计和物理设计分别进行4.采用结构化,模块化的方法5.严格按照阶段进行6.工作文件的标准化二,原型法1.原型法的概念原型法的基本思想是:在获得用户基本需求的基础上快速地构造系统工作模型-----初始模型,然后演示这个原型系统,在用户参与的情况下,按用户合理而又可行的要求,不断地修改这一原型系统.每次修改都使系统得到一个完整的新原型,直到用户满意为止.2.工作流程三,面向对象开发方法(一)基本思想当我们设计和实现一个客观的会计信息系统时 ,如果能够在满足需求的条件下,把系统设计成由一些不可变的部分组成的最小集合,这些不可变的部分就是所谓的对象.但这种方法不能涉及系统分析以前的开发环节,因此不能成为支持系统开发全过程的方法.(二)面向对象的工作流程 :1.系统调查和需求分析.对系统将要面临的具体管理问题以及用户对系统开发的需要进行调查研究.2.分析问题的性质和求解问题.在复杂的问题域中抽象地识别出对象以及其行为,结构,属性,方法等.这一阶段一般被称为面向对象分析.3.整理问题.即对分析的结果作进一步的抽象,归类,整理,最终以范式的形式将他们确定下来.这一阶段被称为面向对象设计.4.程序实现.即用面向对象的程序设计语言将上一步整理的范式直接映射为应用程序软件.这一阶段被成为面向对象的程序.四,软件的生命周期(一)定义软件的生命周期是指软件从立项开始,经过开发,使用和不断修改,直到最后废弃的整个过程. (二)六个阶段1.系统调查2.系统分析3.系统设计:包括概要设计和详细设计两部分4.程序设计5.系统测试:包括单元测试,组装测试和确认测试6.运行维护第二节系统调查一,系统调查的主要任务系统调查是电算化会计信息系统诞生的基础,是系统设计者认识系统,同用户交流的过程. 二,系统调查的内容1.系统界限和运行状态2.组织结构和人员分工3.业务流程4.资源情况5.约束条件6.薄弱环节三,可行性研究可行性研究是在系统调查的基础上,根据新系统的目标,决定新系统开发的可能性和必要性.可行性研究一般从技术可行性,经济可行性和操作可行性三个方面进行.第三节系统分析一,系统分析的任务系统分析是软件开发的关键阶段,通过对现行系统的分析,得到新系统的逻辑模型. 逻辑模型主要规定系统的功能,解决系统"做什么",而不涉及具体的物理实现,即不是解决系统"如何做",因而这一阶段也称为"需求分析".二,数据流程图1.新系统的逻辑模型由一系列的图标工具组成,主要包括数据流程图(新系统的总体方案图),数据字典(用于描述数据流程图中的各种数据流和数据存储)和处理过程(描述数据的加工处理方法). 2.数据流程图通常采用的基本符号(1)实体:表示数据的源点或终点,可以是组织机构,事物或人.(2)数据流:表示数据的流向,用箭头表示.(3)处理过程(4)数据存贮三,数据字典数据字典是在新系统数据流程图的基础上,对所有数据项进一步定义和描述的工具. 1.数据字典中数据的最小组成单元,称为数据元素.2.数据结构3.数据流:数据流是数据结构在系统内传输的路径.4.数据存储:是数据保存的地方,一般是数据流的来源或去向.四,处理过程处理过程的表达工具通常有判断树,判断表,结构式语言等.五,需求分析报告需求分析报告包括组织情况调查,系统目标,业务流程描述,数据描述.第四节系统设计一,系统设计的任务系统设计的任务是根据经批准的系统需求报告,考虑计算机软硬件的要求,将用户的需求转换成具体的实施方案,解决"怎么做"的问题,它将系统分析阶段建立的逻辑模型转化为物理模型. 1.总体设计:又称为"概要设计"或"初步设计",其主要内容包括新系统总体结构框架设计,代码设计,输入/输出设计和处理流程及模块功能的设计等.2.详细设计:则是对每一个模块进行进一步的细化,描述每一个模块采用何种算法和实现步骤,编制每一模块的详细设计说明书二,总体结构设计总体结构设计是根据系统分析的要求和组织的实际情况,对新系统的总体结构形式和资源进行大致设计,是一种宏观,总体上的设计和规划.三,代码设计代码表示客观存在的实体或属性的符号,其主要作用是便于信息的分类,统计和检索. (一)代码设计的原则1.唯一性2.规范化3.可扩充性和稳定性4.便于识别和记忆5.短小精悍(二)代码设计的方法1.顺序码:用连续的数字进行编码2.区间码:3.特征码:根据对象的某种特征或属性进行编码4.助记码:以代码对象本身的常用符号来编码(拼音的首字母) 四,输入输出设计输入输出是人机交互的主要方式.(一)输入设计1.原则:保证输入数据的正确性,合法性,操作简单,直观.2.输入方式:键盘输入,模数和数模输入,网络数据传送,磁盘/光盘读入,扫描仪,光笔,语音输入器等.3.数据校对:人工校对,二次键入校对,数据平衡校对.(二)输出设计1.输出方式:屏幕输出,打印输出,软磁盘输出等.2.用户界面的设计3.菜单的设计4.人机对话设计五,模块功能与处理过程设计1.HIPO图:HIPO图是IBM公司于70年代中期在层次结构图的基础上推出的一种描述系统结构和模块内部处理功能的工具.2.层次模块结构图:主要关心的是模块的外部属性,即上下级模块,统计模块之间的数据传递和调用关系,而不考虑模块的内部.3.IPO图:用于描述模块内部处理过程.(1)结构化英语方法(2)决策树方法(3)判断表方法(4)算法描述语言方法六,系统设计报告也称系统说明书,是系统分析的最终结果,它反映建立系统的功能需求,性能需求,运行环境等方面内容,是开发人员和用户共同理解会计信息系统的桥梁,也是系统设计的基础.研制和开发人员编写好报告后,提交有关部门审批.【思考与练习】1.结构化开发方法的主要特点是什么2.结构化开发方法分为几个阶段各阶段的主要工作是什么3.系统调查的主要内容是什么如何进行系统可行性分析 ?4.数据流程图,数据字典和处理过程的主要作用是什么其间有什么联系5.试画出工资核算系统的数据流程图,并写出其数据字典,简要描述其处理过程.6.系统设计的主要内容和作用是什么7.系统划分的原则是什么试对工资核算系统进行划分.8.代码设计的原则是什么主要有哪几种编码方法各适合于什么情况 9.输入校对方式有哪几种它们的优缺点是什么10.HIPO图是如何构成的它的主要用途是什么第三章电算化账务处理子系统【教学目的与要求】本章在对电算化账务处理子系统进行简要分析之后,介绍当前这一系统功能模块的划分,数据处理的基本流程,数据文件的设置以及会计科目代码的设计等. 要求了解凭证,账簿数据文件之间的勾稽关系,理解账务处理系统设计的要点. 第一节账务处理子系统的总体设计一,系统分析1.功能与任务:输入并审核记账凭证,登记账簿,结账,输出账务信息,为报表编制提供数据,辅助功能(银行对账,部门,项目,往来等核算)2.凭证输入:(1)手工先行填制记账凭证,再据以输入机内(2)直接根据已经审核的原始凭证,由操作人员在机上编制记账凭证 3.账簿登录,结账与记账(1)账簿文件的设置:设置尽可能少的账簿文件(2)结账的设置(3)凭证,账簿输出二,功能模块的划分1.初始化模块:科目设置,期初余额录入,外币,凭证类别,结算方式等2.凭证输入模块:凭证录入,审核,凭证汇总,凭证输出3.登账,结账模块(期末处理模块)4.银行对账模块5.证账输出模块6.系统服务模块:数据的备份,非常故障的处理,权限管理三,电算化账务处理子系统数据流图四,账务处理子系统与其他各子系统之间的数据联系五,账务处理子系统数据文件的设置凭证类数据文件原始凭证库文件记账凭证库文件账簿文件"银行对账单"文件其他文件六,科目代码设计通常采用区间码的方式对会计科目编码.它是一种分段组合编码,每一代码由若干段数码组成.每一段有固定的位数,代表一定的含义.对科目可以进行再一次的编码,形成会计科目的助记码.助记码可以根据会计科目的发音,含义,英语缩写等容易的记忆方法编制,其目的在于帮助软件的使用人员迅速找到所需的会计科目和代码,提高输入速度.举例:4-2-2-2第二节电算化会计的数据输入一,记账凭证的输入记账凭证的内容凭证日期凭证编号:手工编号和自动编号摘要:常用摘要科目编号金额凭证输入的检验控制输入前审核:主要是通过人工方式对各原始输入凭证进行合理,合法,真实和正确性的检查. 输入时的逻辑校验输入后的数据校对:人工校对,二次键入校对,数据平衡校对二,凭证的审核与修改凭证未审核记账:谁出的错误由谁更正.已审核未记账:由审核人员消审后录入人员修改.已记账:只能采用红字冲销法或补充登记法予以更正.一般常用方法是:输入一张红字冲销凭证以冲销错误凭证,然后再将正确凭证输入.目前的会计软件都提供"反结账,反记账,取消审核"的功能.第三节账簿的登录明细账,日记账和总账均由电脑记账.登账的结果,就是将凭证临时库文件的所有记录均添加到凭证档案库文件中,添加后,凭证临时库文件的所有记录也就被永久删除了.为防止记账中断现象发生的方法:通过硬件解决:安装不间断电源(UPS),防止系统突然断电.通过计算机程序解决:由计算机记账模块在记账前自动对有关文件做一次强制备份,把记账前的数据备份到硬盘的另一个地方,如果记账不成功,计算机自动恢复记账前的状态,再重新记账. 结账步骤1.检查该月的所有凭证是否均已记账,结账日期是否正确, 其它相关子系统的数据是否传递完毕等.若结账条件不满足,则退出本模块.2.备份结账前的数据.3.结账4.如果是年结,系统会产生下年度的空白账户文件,并结转年终余额.5.当成功地结账后,系统做结账标志,此后不能再输入该月的凭证.若结账不成功,则恢复到结账前的状态,重复上述过程,重新进行结账.结账用于终结某月的账务处理,记账一月可以记数次账,但只能结账一次. 第四节会计凭证和账簿的输出一,输出的方式打印输出:套打,全打显示输出:所见即所得磁盘或网络输出:接口设计二,账簿输出格式日记账:三栏式.明细账:有三栏式和多栏式两种. 多栏明细账一般按其下级科目分设若干个金额栏. 总账:可用三栏式总账,也可用科目余额发生额对照表代总账.三,查询功能查询主要查询总帐,明细帐,日记帐,辅助帐,凭证信息.查询方式有:简单条件查询,组合条件查询,模糊条件查询等.组合条件查询有:1,对凭证文件:支持日期,科目代码和凭证号等的组合查询2,对科目余额文件:可提供月份,科目代码等条件的组合查询3,对日记帐文件:能提供月,日,科目代码等条件的组合查询4,对明细帐文件:应提供月,日,科目代码等条件的组合查询5,辅助帐或其他信息的查询:数据维护与系统管理数据备份数据备份操作是为了保证数据文件的可靠和安全,将存放在计算机硬盘中的数据备份到硬盘的其它目录,软磁盘或磁带上的操作.备份的软盘至少有一份存放在距离机房较远且安全可靠的地点,以防止火灾等发生造成对备份数据的破坏.数据恢复当系统数据发生丢失破坏时,可以将原来备份的数据重新恢复到失误前的数据状态. 其它若干辅助管理模块设计一,银行对账模块设计计算机账务系统中,不存在日记账,总账和明细账间的对账.由于未达账项的存在,仍需进行银行对账.应包括:初始化余额调节表,输入或获取银行对账单,机器自动对账或人机对账,显示和打印对账结果(银行存款余额调节表),删除已达账.二,往来核算与管理(一)建立往来单位通信录包括往来单位编号,名称,所属地区,电话,地址,邮编,开户银行,账号,税号,信用状况,联系人等. (二)设置往来单位期初未达往来账(三)往来查询输出往来余额表,往来明细账等.(四)往来核销自动或手工勾销"两清"往来账,并且清理往来账.自动核销又包括逐笔核销和全额核销.一般先手工核销,后自动核销. (五)账龄分析根据财会人员输入的往来科目,时间期限,计算机自动输出某一往来科目下所有客户的账龄分析表. 注意:对于往来业务比较多,管理要求高的企业来说,账务处理子系统中的往来模块并不能满足需要,应通过应收,应付子系统核算和管理往来业务.三,项目核算与管理(一)项目定义1,定义项目大类:将单位若干项目划分为若干类.如: 项目类号项目大类名称KYXM 科研项目GCXM 工程项目2,定义具体项目.指定义每一项目大类下有哪些具体项目.如某一工程项目的具体项目包括:项目代码,项目名称,开始日期,完工日期,项目性质,项目负责人等. 3,录入项目期初数与计划数.(二)项目账表输出1,项目总账.反映项目对应各个科目的各期发生额和余额.2,某科目的项目明细账.某科目下项目的明细数据.3,某项目的明细账.某具体项目对应各个科目的明细数据.4,项目统计表.反映各个项目在各个对应科目下的期初余额,借贷方发生额及期末余额的汇总报表. 5,项目执行计划报告.是各项目的实际执行情况与计划数的对比报表. 项目统计表项目名合计材料费人工费改建办公楼1号楼 500001000040000AA攻关项目1870000 1300000 570000 …………合计6800000 5000000 1800000 四,部门核算与管理 (一)部门核算 1,输出部门核算账:部门总账和部门明细账2,核对部门账. (二)部门管理 1,部门收支分析表:系统自动提供反映各个部门或部分部门指定期间内的收入情况或费用开支情况汇总分析的报表. 2,部门计划执行报告:系统自动提供反映各部门的实际执行情况与计划数对比分析的报告.部门收支分析表科目编码科目名称合计部门1部门2部门352101差旅费1500050005000500050101销售收入180000 600006000060000………………五,自动转账在日常会计业务中,存在一类凭证(多为转账凭证),每月反复有规律地重复出现,即凭证中摘要,借方和贷方科目相同,金额的来源或计算方法基本不变,只有凭证中的金额每月不等. 另外,工资,固定资产等子系统每月也要向账务处理子系统传递转账凭证.这些凭证都可用自动转账模块自动编制.(一)定义自动转账分录如; 转账序号:XX摘要: 分摊技改办制造费用科目代码部门方向公式40103 一车间借取借方金额合计40501 技改办贷取本月40501科目月末余额*0.340502 技改办贷取本月40502科目月末余额*0.340503 技改办贷取本月40503科目月末余额*0.3(二)生成自动转账分录----机制凭证第一次定义,以后每月发出指令后自动生成,并保存在临时凭证文件中. (三)获取外部数据工资,固定资产等业务子系统实现自动转账的方式有两种:一是各有关业务子系统直接编制出记账凭证供账务处理子系统调用; 二是有关子系统先根据会计上的要求对本系统的原始数据进行分类统计,最后统一汇集到自动转账模块,然后利用生成自动转账模块得到机制凭证.第四章电算化会计报表子系统第一节会计报表子系统模块划分与数据流程。