信息沟通管理程序制定：日期 2017-2-15 标准化审核: 日期 2017-2-18 审核: 日期 2017-2-20 批准: 日期 2017-2-22
文件变更记录
1.目的
目的是建立和疏通信息流通渠道，加强信息流通接口管理，确保与公司质量管理体系运作的相关信息能得到及时的沟通和处理，确保对质量管理体系的有效性进行沟通。

2.适用范围
适用于与本公司整体运作有关的各类内、外部信息沟通的管理。

3.职责与权限
3.1 各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。

3.2品质保证部负责与产品质量相关信息的收集、传递、处理、汇总及保存工作。

3.3 营销管理部负责与市场动态相关信息的收集、传递、处理、汇总及保存工作。

3.4 企管部负责与企业管理相关信息的收集、传递、处理、汇总及保存工作。

3.5 管理者代表负责对以上信息进行统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。

4. 术语和定义
无
5.内容
5.1 沟通信息分类
5.1.1 外部信息
1）与质量有关的外部信息
A.客户、产品检验机构、质量监督机构、认证机构等检查或监测的结果及反馈的信息。

B.产品标准类信息。

C.市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息。

D.供应商的质量信息及投诉等。

E.其它外部与质量相关的各类信息。

2) 与公司相关的外部信息
A.政府及有关部门颁布的与公司运作有关的信息，如法律、法规、条例等。

B.市场、行业动态（包括竞争对手）中与公司相关的信息。

C.与公司有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。

5.1.2 内部信息
1)体系运行情况、QHSEMS方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。

2)员工对质量及公司内部管理的建议和意见等。

3)公司规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况。

4)财务、人事、行政、后勤、安全、环境、卫生等情况。

5.2 信息的收集
信息（数据）及时收集、分析、传递、汇总，各部门按本部门职能和运行程序的规定收集和整理相关信息。

5.3 信息沟通
5.3.1 沟通方式
1）例行性会议沟通：
2）临时性会议沟通
由总经理或相关负责人在必要的信息沟通时提议，经总经理或相关部门领导同意即可召开。

5.3.2 沟通方式的管理
1）会议管理
A.例行性会议如有变更，原则上应提前半个工作日通知，如无变更则不另行通知。

B.临时性会议原则上应至少提前1小时通知参加人员。

C.会议参加者须准时出席并签到，应参会人员如不能出席，需会前提前申请委托他人代理出
席，经会议主持人同意方可代理参会。

如果主持人不能参会，可授权其他参会人员代为主
持。

D.会议应事先明确主题，在会前充分沟通、酝酿的基础上，确定会议议题、议程，原则上不
允许违反既定议程，不允许讨论未列入议题。

与会人员应依据本职工作做好各种准备（包括
资料、数据）。

E.主持人应控制会议时程，尽量在规定的时间内结束会议。

F.会议决议的落实实施情况，应作为下次会议议题之一。

G.参会人必须清楚与会目的，简单扼要的阐述需呈报事项。

H.会议主持人应根据讨论议题，适时的控制会议时间。

I.会议结束后，例行性会议需要编制《会议纪要》（见附件1）分发相关部门或人员，视情
况可发布至OA信息平台。

其他会议由会议主持人根据会议内容的重要程度决定是否编制
《会议纪要》分发相关部门或人员。

J.分发《会议纪要》的会议，会议组织部门负责会议决议（或议定事项）的落实、督导及
宣贯工作，并指定督办人员。

会后以部门例会的形式组织学习和宣贯。

属于例会的，每
次会议前要总结上次会议决议（或议定事项）完成情况并向会议做例行报告。

K.在《会议纪要》下发的当天，督办人员要将督办事项录入督办系统进行跟踪督办。

L. 出席会议人员应提前5分钟到会，不得迟到和早退；因故缺席要于会前向主管领导请假，
并经请示领导同意后委派其他人员参加。

M.会议期间参会人员禁止随意走动，谈论与会议无关话题；移动电话必须设置为振动或关
闭状态。

5.3.3 有关HSEMS的沟通详见《沟通、协商与交流控制程序》。

5.4 风险管理
本过程风险识别及控制依照《风险和机遇管理控制程序》实施。

7.相关文件
QSP-001《文件控制程序》
QSP-002《记录控制程序》
QSP-018《顾客沟通程序》8.相关记录
QF-QSP-004-01A《会议纪要》。