公司档案管理规定 Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT密级：编号：XXX文件归档制度编制：审核：会签：批准：1、目的加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。

提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

2、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

3、术语和定义档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

4、职责办公室档案管理员负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。

学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定；建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。

各职能部门负责人负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识，及时上交办公室存档。

负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知办公室档案管理员；生产部、化验室、财务部负责管理运营过程中质量管理体系相关记录及文件保存。

常务副总经理负责对公司档案日常管理工作监督检查以及相关制度流程、方案、报告的审批。

总经理负责公司档案管理工作的决策和考核。

5、内容文件、资料的来源和范围：接收、发放，内部文件和外来文件公司文件、资料归档的范围和归档分类公司文件归档的编制及编号：公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合：统一归类、轻重有别、一案一号、便利查阅和保管的原则。

遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。

“C”一般级文档包含：公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和方针、各类通知、任命、年度总结和领导讲话、一般会议资料等。

“B”重要级文档包含：公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、人事薪资档案资料、劳动合同、技术资料、财务资料等。

“A”机密级文档包含：内控的公司经营发展大纲计划、战略性合作协议及其合同。

档案资料的日常管理文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。

文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。

电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。

档案借阅借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。

机密级：机密档案需经总经理批准。

重要级：重要级档案需经副总经理批准。

一般级：一般级档案借阅由部门经理批准，借阅其他部门的档案除本部门经理审核外，还需其他部门经理审核。

借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》。

借阅档案原件只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；档案外借一般只借复印件，需借原件者须经董事长或总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室；外单位摘抄档案的（绝密、机密不允许复印或摘抄），应经总经理批准，对摘抄的材料要进行审查、签章。

档案资料的归档时间即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：a)公司规定的密级文件；b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；c)合同、协议书等正本及过程资料；d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；e)其他认为需要即时归档的资料。

定期归档a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交办公室。

b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司办公室。

电子声像档案的归档a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。

c)每周备份个人电脑文件，每年归档一次。

归档保存期限文件保存期限依下列规定办理：a)永久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计、竣工资料；（9）其他经核定须永久保存的文书。

b)长期保存（15～50年）：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存的文书。

c)短期保存（15年以下）：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存的文书；（3）结案后无长期保存必要者。

d)各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

档案交接a)员工工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”（附件三），由部门负责人指定的档案接收人核实无误后签字，部门档案管理人员（兼）见证。

b)部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，公司档案管理员见证。

档案移交公司的流程a)经办部门档案管理员检查文件或档案，编制移交清单；b)公司档案管理员根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；c)档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；d)档案管理员按公司档案保管要求整理建档。

档案交接审核要求审查卷次号、目次号是否与清单相符，若没有立卷，应检查文件标题、编号是否与清单相符：a)正本及过程资料是否完整，如有短缺，应立即补齐；b)文件的办理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办；c)与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。

档案销毁对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门主管、副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。

执行销毁任务时，必须由部门主管和档案管理员组成的监销人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。

最后，把销毁目录和副总、总经理的批准手续文件，一并存档并永久保存。

档案保管已归档的公司文件，由档案管理人员统一编号，根据文档的重要性和相关性做好归档保存。

6奖励与处罚公司定期对档案管理工作进行检查，各级档案管理人员认真落实档案管理制度，工作表现优异的，每月绩效考评予以通报表扬并给予绩效加2-5分；部门档案管理工作成绩突出的，公司年终给予部门负责人表彰及现金奖励。

各级档案管理员未认真督促和执行档案管理制度的，总裁办给予责任人通报批评一次，扣绩效2分。

经办人员未按本制度规定经办、归档和使用档案的，公司给予责任人通报批评一次，并扣罚经办人和部门负责人绩效2分/次；连续两月检查不达标的，处罚加倍。

部门档案未按本制度要求归类建档的，给予部门负责人通报批评一次，并扣罚经办人和部门负责人各绩效3分并要求整改；整改不合格的，经办人和部门负责人当月绩效按照减半。

档案遗失或不完整的，视档案密级和紧急、严重程度，给予经办人及其直接领导通报批评一次，并各扣罚绩效1-5分；涉及公司利益损失的，保留追究责任人相关法律责任的权利。

7附则本办法由公司办公室制定并负责解释。

本制度未提及部分或不够完善的条款将在实践中不断完善，以前凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准，本公司涉及文档管理工作人员必须严格遵照执行。

本制度自签发人签字日起生效执行。

8、附件1、支持性文件无2、相关记录2.1《各部门档案归档范围及名录》2.2《文件档案移交目录》2.3《档案借阅审批单》2.4《档案分类编号表》2.5《文件（合同）管理记录目录》2.6《档案移交清单表》2.7《归档案卷目录》2.8《档案催还单》2.9《归档文件目录》2.10《档案月度报表》附表一：各部门档案归档范围及名录2.10.1单》。

借阅档案原件只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；2.10.2档案外借一般只借复印件，需借原件者须经董事长或总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；2.10.3借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；2.10.4借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；2.10.5外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室；2.10.6外单位摘抄档案的（绝密、机密不允许复印或摘抄），应经总经理批准，对摘抄的材料要进行审查、签章。

2.11档案销毁2.11.1对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。

2.11.2执行销毁任务时，必须由行政中心总监和档案管理员组成的监销人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。

最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档并永久保存。

3、档案管理细则3.1档案资料的归档范围详见以下附表一《各部门档案归档范围及名录》。

3.2档案资料的归档要求3.2.1归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、印本和底稿、正式稿和过程稿、正文和附件等必须齐全。

3.2.2一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。

所有文件均应附底稿。

经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。

如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，档案室以影印本归档。

3.2.3声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

3.2.4电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。

3.2.5各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。

3.3档案资料的归档主体3.3.1技术部负责公司服务器、系统数据的备份和归档，总裁办指导公司其他部门的电子文档及数据、电子声像的归档管理。

3.3.2各部门及高层管理人员负责各自日常工作中形成的档案资料的收集、管理和归档。

3.3.3供应链管理中心负责公司对外宣传、重大活动声像档案的制作和相关档案的收集、归档。