如果没有会议， 小组成员是无法进行工作
对于你 -主持会议意味着什么？
*它是一种小组沟通方式，以此帮助大家交流思想，互相 学习和达到共识 *它是集合小组的智慧去思考和解决问题的最有效方式之 一 *它需要你的领导能力以及良好的沟通技巧去领导整个小 组达到目标 *客观存在还能为你提供机会去改进你与他人有效工作的 技巧 *一个成功的会议能产生1+1>2的结果
EFFECTIVE MEETINGS
有效会议
课程目标
学习准备和主持有效会议 所需要的技巧
具体目标
• 你会学习和练习准备会议的技巧 • 你会学习和练习主持会议的技巧 • 通过以上技巧的学习，提高会议的效率
课程目录
会议总览 会议类型 有效会议原则 怎样举行有效会议 总结
我们为何需要举行会议？
需要合作/沟通 -以交流信息达到共识 -以思考及解难来做决策
邀请下一位与会者发言。
对于没有完成任务者
• 特意征询对方对议题的意见，让其体会 到无备而来对会议的影响。
• 委婉地告戒对方下次不能再出现类似的 情况。
对于夸耀者
• 对对方的准备工作表示肯定
• 提请所有人留意会议时间，希望所有人 言简意赅地表言时停顿一会，暗示对方他/她的 声音在干扰会场
人际关系 角色
与工作任务相关的角色
*提出意见-建议新的或不同的方法 *提供信息-提供手头工作的有关信息 *详细阐述-进一步阐述潜在的好主意 *澄清-提出相关的例子或重述问题 *测试-提出问题以测试与会者是否已作出一 致的决策 *总结-回顾讨论并将相关主意联系起来
人际关系角色
*消除紧张关系-适当运用幽默来消除负面情绪 *引导-引导较为沉默寡言的成员发言 *鼓励-称赞和支持他人 *控制-有效的处理制造麻烦的与会者从而保证会 议的顺利进行 *协调-调和分歧，尽力从双方得到最付佳的主意 *妥协-必要时接受可行的拆衷方案 *表达集体的感觉-体会食欲析感觉，情绪等并公 开表达出来
会前准备-准备后期工作
#安排合适的开会地点 #准备必要的仪器 #准备足够的资料给与会者 #确定会场布置
会场布置
长桌型
“U”型
会场布置
圆桌型
教室型
会前准备-通知以及确认与会者
#提早通知与会者，确保他们有足够 的时间做计划以及会前准备 #让与会者有机会对议程表加上意见
主持有效会议的会前准备步骤
小 组 讨 论：
举行会议时的最大挑战是什么？
会议的种类
以会议目 的来分类
以会议频 率来分类
信息型-指导型 解难型-做出决策
日常例会 每周或每月例会 不定期，非经常性的或 “特别项目”会议
信息型会议
协调活动 交流信息 鼓励士气，增强信心
解难型会议
识别问题 产生主意 评价各种建议 决策 发展实施计划
• 可暂停发言，询问对方是否要发表意见
对于“超级推销员”
• 肯定对方的成绩和重要性，提醒对方从 多个角度考虑问题
对于漫谈者
• 重申主题，要求对方就主题发表看法 • 如果漫谈者继续离题，则可感谢其发言，
邀请下一位与会者发言。
如何主持一个有效的会议？
做好会前准备 主持会议 结束会议
会议结束
*回顾会议议程，总结结论 *将结果记录下来 *统一下一步行动步骤 *明确任务，负责人以及下一步计划 *进行会议评论 *指出会议记录将会尽快发出
*确定会议目的/目标 *准备会议议程表 *准备后期工作 *通知及确认参加会议者
如何主持一个有效的会议？
做好会前准备 主持会议 结束会议
分组练习
－－主持会议
主持会议
会议开始 让与会者积极对与 有效控制会议局面 遵守会议议程表 记录会议决议和结果
选择解决办法
主持会议
主持者的角色
与工作任务 相关的角色
六类制造麻烦的与会者
出言不逊者
没有完成任务者
夸耀者
窃窃私语者
超级推销员
漫谈者
小组讨论：
如何控制制造麻烦的与会者？
参考办法
对于出言不逊者
• 冷静对待 ，耐心解释他人意见的优点 • 请对方提出他认为完美的方案，并对该
方案予以客观评价 • 必要时提醒对方尊重他人 • 若对方依旧出言不逊，可感谢其发言并
成功的会议主持人的特点
*透澈理解会议目标 *具有必要的背景知识 *很强的领导能力 *具有人际沟通技巧和控制能力
如何做一位有收获的与会者
有效会议的原则
具有清楚，明确目标的会议议程，并 附有会议参加者的建议 每位参加者应做好充分的会前准备 在会议中创造相互尊敬，坦率及合作 的气氛 把握好时间 将小组与会者的协议转化成承诺和明 确的行动 使全体就确定清楚、具体的下一步计 划达成共识
如何主持一个有效的会议？
做好会前准备 主持会议 结束会议
如何主持一个有效的会议？
做好会前准备 主持会议 结束会议
会议主持者自我评估
1、提出会议目标和议程，以帮助会议的组织。 2、从与会者处获取信息，观点，想法。 3、提供信息并给出自己的意见。 4、总结各种不同的观点。 5询问大家意见，以判断已取得哪些共识还有什么尚未达成一致。 6、确保会后行动计划中各项均有专人负责。 7、消除紧张关系，适当运用幽默来消除负面情绪，理解并顾及 个人差异。 8、引导较为沉默寡言的面员发言，鼓励所有人参加。 9、通过复述发言内容来澄清所交流的信息。 10、回顾会议结果，并确保会后行动计划能按期完成。 11、即使没有书面的议程，主持人也必须作出会议计划。（通 常用于简单问题的解决会议） 12、总结会议并按会议结论来行事。
主持有效会议的会前准备步骤
*确定会议目的/目标 *准备会议议程表 *准备后期工作 *通知及确认参加会议者
会议准备-确定会议目的/目标
-会议类型是什么？ -举行这次会议有必要吗？ -我希望会议的结果是什么？ -需要邀请什么样的人参加以 及他们能对这次会议做出什么 样贡献？
分组练习
－－准备会议议程表
会议准备-准备会议议程表
Agenda
Time Topic By
#议题选择 -讨论项目是否符合开会的目的？ -这个讨论项目是否牵涉到所有组员？ -小组组员是否有权利去解决这件事情？ -这个讨论主题是否适合整个小组？ 与会者是否有足够用于讨论议题的资料？ #准备议程表的主要要素 -议题要有逻辑顺序 -每个议题的时间分配 -根据议题重要性而非紧急性安排