第一章商务信函写作概述(An Overview of Business Letters)随着当今国际贸易飞速发展，商务信函作为传递商业信息的主要手段发挥着重要的作用。
专业的商务信函就像公司形象大使，给对方留下良好的第一印象，有助于打造成功的公司形象，加速业务的拓展。
本章将针对商务信函的写作原则，写作技巧及正确格式加以详细阐述。
第一节商务信函的写作原则(Criteria for Business Letters)商务英语写作区别于其他类型的英文写作。
传统的英文写作格式灵活，写作者可以根据自己的喜好和写作习惯，选择复杂的句型结构和词语来表达自己的情感。
但商务英语写作中，作者与读者之间是商务伙伴的关系，彼此通信的目的是为了促使双方愉快顺利地交易，因此写作时需要考虑到双方关系，内容必须兼顾目的与效率。
成功的商务信函应该达到两个目的：1）收信者正确全面地理解写信人的意图；2）达到写信人的目的。
为此，读者首先应了解商务英语写作必须遵循的“6C”原则，即：完整(completeness)，清楚(clarity), 具体(concreteness), 简洁(conciseness), 准确(correctness)和体谅(consideration)，使文章符合商务交往的语言特色。
1. 完整（Completeness）完整性是指作者在写作过程中将对方所需的信息，资料等尽可能全面地提供给对方以期尽快得到对方的答复。
如有信息疏漏，则会浪费彼此的时间再次沟通，延误办事效率。
而且，有的信件如报价单实际上已是简单的成交合同，一经送达，对双方都有约束力。
如果信息不完整，就会拖延成交时间，增加工作负担，严重的甚至引起不必要的纠纷。
2. 清楚（Clarity）清楚性原则指读者在最短的时间内能够领会作者的意图，明确行事步骤。
因此，作者在进行商务写作时，要考虑到目标读者的阅读能力，遣词造句力求做到简单明了，太多的大词，长难句不易于清楚地表达意图。
清楚性在写作中体现在：1) 选词（Word Choice）初学写作的人一般认为词越难越正式越好，殊不知一份晦涩难懂的信件只会浪费对方时间，甚至对方因为看不懂而搁置一边，失去合作机会。
因此商务写作商务写作中模棱两可的表达会让读者产生误解，影响商务沟通。
因此，信函措辞应尽量选用具体词汇，指代清楚。
如：Vague: Does the radio advertisement have a positive effectClear: Does the radio advertisement increase our sales3）架构句群与段落（Sentence and paragraph construction）短句比长句更易于阅读，因此，商务写作中不要大量使用复杂的从句及过长的段落。
请比较：修改前: We are sending you our price list and catalogue for the new season, and you will find plenty to attract you in it and will notice that every product of ours is made from 100% natural ingredients.修改后: We are sending you our price list and catalogue for the new season. You will find plenty attractive ones in it for every product of ours are made from 100% natural ingredients.前句涵盖信息比较多，句子长，不便于读者理解。
通过修改后变成两句，后一句对前句进行补充说明，读者一目了然。
除此之外，句子之间应当用合适的关联词进行衔接，合适的信号语如“however”, “for example”将会帮助读者理解句群关系，置于段首的中心句也有助于读者快速把握段落大意。
4）运用数据、事例及其他视觉手段（Use of dates, examples, and visual aids）信函中可以引入表格数据、实例、图片等说明观点，突出写作目的。
同时，在文章布局上可以使用醒目的标题，小标题，子弹点，下划线等视觉辅助手段突出要点。
3. 具体（Concreteness）具体原则要求信函内容具体、确定而不是笼统抽象，要言之有物，尤其是写信人要求对方回应咨询、解决纠纷或是提供帮助时。
请比较：例1：Our fruits are excellent.Our fruits are juicy, fresh and sweet. (Concrete)例2：Smithton Company is our big buyer.Smithton Company did more than five million USD worth of business with us in 2009. (Concrete)以上两例前一句都比较笼统，后一句则更加具体形象，让人印象深刻。
4. 简洁（Conciseness）商务工作者往往工作繁忙，每天要处理大量的文件信函，因此通俗易懂，言简意赅的信函往往会提高彼此的工作效率。
但简洁不等于简单，不能为了简洁对重要信息一笔带过。
简洁性在信函写作中体现为：（修改前）I am in receipt of your letter of recent data concerning our new projector. I wish to state that I am in a position of delivering the required batch at your earliest convenience.（修改后）Thank you for your letter of July 26. Your sets of projector of latest model were shipped today by YT express.3) 避免冗长的表达和不必要的重复。
例如：（修改前）We require furniture which is of the new type.（修改后）We require new-type furniture.（修改前）As a matter of fact, the X-210 copier is not really the kind of machine the company needs, since the X-200 has the capability of meeting all of our needs.（修改后）We do not need X-210 copier since X-200 has met all of our needs.5. 准确（Correctness）这里准确原则不仅要求写作者使用正确的语法、标点符号等，对商务写作而言，准确性还包含使用正确的语言风格和恰当的表达方式。
1) 语言的正式度正式的语言往往比较长，一般用于学术、法律及官方文件中。
而现代商务交根据写作内容和与目标读者的关系，写作者应选择合适的方式来表达信息。
例如：对对方有利的消息和日常事务一般选择直接告知的方式（direct approach）；不利于对方的信息或是坏消息则采取间接方式先解释说明最后告知的方法（indirect approach）。
6. 体谅（Consideration）有经验的商务工作者会预见到客户的需求、疑问，往往站在对方的角度换位思考，通过礼貌措词来建立良好的客户关系。
在商务信函写作中，礼貌和体谅原则不仅仅体现在是用“please”，“thank you”等字眼，它更多地体现在写作者的措辞以及对已收到信件的及时回复之上，从字里行间体现出对对方的尊重与体谅。
在写作过程中，我们应注意如下两个方面：1) 以对方为主的写作态度（You-attitude）写作中应用“You-attitude”取代“we-attitude”，让对方感到备受尊重。
试比较：商务交往中难免会出现双方意见相左或是合作出现问题的时候，此时写作者在给对方的信件中会提及负面效应甚至相互指责，即便是这样，信函中的措辞还写作者在撰写商务信函、报告时合理组织文章结构，遣词造句，使所写文章更专业，更具商务特色。
第二节商务信函的写作技巧(Tips for Business Letters)1. 开门见山谈目的(Identifying the writing purpose in the beginning )任何写作都有一个中心议题，这个议题就是写作目的，作者可以根据行文需要将目的置于文章的合适部分。
但在商务信函写作中，写作者应首先明确信函目的，如：合作意向达成后，可能需要向对方提出咨询请求；合作遇到冲突时，也许需要在信中向对方解释致歉等等。
写作议题应明确地置于首段，开门见山说明写作意图，然后进行解释说明或是加以论证。
一般来说，商务信函开头不宜过长，一两句话说明写作事宜即可。
以下是常见商务信函的开头：Letter of enquiry: We read about your advertisement in the local newspaper and would like to have more information about MaplelandIndustrial Park.Letter of order: We would like to order the following goods:Letter of invitation: We are pleased to invite you to the launch of English Tomorrow, the exciting new program for business English learners.Letter of thanks: I am writing to thank you for the hospitality you extended on our visit to your company.Letter of complaint:I am writing to complain about your handling of the order No. B13 and say how disappointed we are with how this order has been dealt with.Letter of apology: Thank you for your letter dated 25 June. First of all, I would like to apologise for the unsatisfactory handling of your order.Letter of reply: Thank you for your enquiry of 23 May, in which you expressed an interest in our Grace silk blouses.2. 基于事实论观点(Basing your opinion on facts)商务写作目的大致可分为提供信息(inform) 和劝说对方(persuade)两类。