文件服务器管理规范
一、文档管理内容：
1、存储方式：
A、按照项目名称建立大的目录（包括部门公共目录和个人目录）：
例如：运维部共用资料/夏岳峰等等。

B、每个目录下根据文档的用途再建立子目录：
例如：\工作计划、工作进度、工作总结等等。

C、子目录内根据具体业务情况，采用用途+日期的方法，分别备份：这样做可以多保
留不同的设计版本，以便以后总结经验教训。

D、针对子目录内特殊的文件，有时可以根据文档产生的部门或者归属，定义设立不同
的专用管理账号，分头各自维护
E、照片、影像、动画文件因为文件通常比较庞大、设立专门的目录进行分类存放：建
议将比较大的图像或者电影文件、由管理员进行无损压缩，以便节约更多的空间，等项目结束后，一起刻盘存档。

2、存档文件分类：
A、代理商合同范本：
项目招标、设计阶段的，包括提案书在内的相关文档（不包括合同），如果存在不同设计方案或者多个不同版本，建议分别使用不同的文件夹分别存放。

B、软件基本规格书：
软件系统相关的：计算机配置、网络配置和结构、软件功能提供、计算机相关流程等等。

同样建议使用专门目录，分别存放。

设计部门等也可以照此设定。

C、公司计划书等：
文档分类可以根据部门情况自由分配。

二、管理方式：
1、新资料加入：
各个部门分别整理别各自部门的文档，分别存放到各自相应的目录中区；对于不同阶段的文档需要有区别的分别存放到不同的目录中去。

2、资料更新：
各个部门的责任人、经理，分别负责汇总、更新自己部门电子文档原则上不允许相互交错进行跨部门的文档备份、恢复、修改等操作。

3、资料取用：
电子版的所有文档，除非工作需要，原则上不允许跨部门传播，更不允许外借或或则向客货甚至第三方外散播，否则一旦发生纠纷，则公司将追究相应的法律责任，公司保留追究相应的损失赔偿的权利。

三、安全和用户账号管理：
1、服务器管理员：
首先，负责服务器本身的安装、维护，保证系统正常运行；
其次，负责建立各个文档目录，负责整体数据备份和恢复；
最后，负责整个服务器的用户管理员账号的设立和安全，其他用户由各级管理员根据工作需要，灵活增加和取消；
其他人员不经授权，不得随意向服务器上安装和拷贝软件和文件，更不允许随意修改、删除文件。

2、文档资料管理员：
服务器管理员，根据公司要求，设立文档管理员，分别负责不同部门的文档管理工作，并随时根据需要，增加、修改或者删除临时的用户，以方便实际工作；
具体工作主要包括：
A、负责平时的文档收集、整理工作；
B、负责本部门相关文档在服务器上的增加、更新、备份和无用资料的删除；
C、负责项目结束后，文档资料的公司移交工作；
D、负责本部门外地现场员工的远程访问的账号管理。

四、文件更新和备份：
1、哪些情况下需要更新、备份：
有资料修改、有需求更变、有设计变化、有设备改变、有布局或者流程发生变化等等情况，需要另建立目录，目录上需要表明日期，同时目录内部需要建立相应的日志文件，文件名一律使用：readme.txt作为日期记录的标准格式和名称，说明为何建立、修改、备份。

五、远程访问方式：
使用共享访问，方式是打开任何互联网浏览器或者我的电脑，在地址栏输入：\\192.168.1.253输入与之相对应的账号密码方可进行内部文件服务器的访问。

2010年10月25日。