采购管理制度
为提高采购部工作效率、规范采购工作的流程,保障公司物资及日常用品的供应,特拟定《采购管理制度》内容如下:
一、目的
1、规范采购管理,增强采购环节透明度,体现公平、公正、公开
和诚实守信的原则,努力降低成本
二、采购原则
1、根据公司的实际运营需要,制定采购物品的类别、数量、质量
标准及特色等
2、公司经营物品采购工作统一归口采购部负责,其他部门配合完
成。
3、坚持货比三家,择优采购的原则,比质量、比价格、比服务、
比信誉、比实力、比品牌。
4、在优质优价的前提下,凡国内能采购的,不从国外进口,省内
能采购的,不从省外采购。
5、坚持公平、公正、公开的原则,民主集中。
三、采购程序
1、采购物品选择三家及以上具有资质的供应商进行综合对比。
2、比对内容包括:资质、诚信度、价格、质量、经验、供货周期、
技术水品、售后服务等。
3、采购部更具对比结果,填写请购单,并附三家供应商的书面报
价单,并上报上级领导审批。
4、采购部更具审批意见具体落实采购及后续工作。
四、流程
1、一般申购(请购单)
(1)由使用部门根据预算和实际需求,填写请购单,下单前需先到
仓库管理员处查询仓库是否有库存,若无库存或者不由仓库备货的,需写清楚品名、数量、规格、单位及用途,由部门负责人签字后交采购部询价。
(2)仓库备货的,由仓库管理员根据实际用货需求及库存,提前填
写请购单交采购部询价,需写清楚品名、数量、规格、单位及用途。
(3)采购部根据请购单内容,通过货比三家的原则,核定品种、数
量及价格后填写请购单,由采购经理签字后交财务总监审批,后上报总经理审批。
(4)采购部根据审批完的请购单,通知供应商送货
(5)仓库的货品由仓库管理员验收后入库,部门直接申购的由部门
负责人和收货部工作人员一起验收后,部门直接领走。
2、日常采购
(1)根据施工现场情况,施工现场材料员编制材料申购计划,由负责人签字后提交采购部
(2)采购部根据各品种通知相应供应商送货
(3)若没有供应商送货的,采购部核实工程量,确定数量品种后, 实行现金零星采购。
五、采购后期管理工作
1、直拨物资、物品、日常物料的验收
(1)物资、物品验收要求:使用部门、收货部、采购部三方共同参与验收
(2)机器、设备等固定资产的验收:使用部门、收货部、采购部、工程部共同参与验收
(3)日常施工材料的验收要求:工程部、收货部、采购部三方共同参与验收。
2、仓库物资、物品的验收
(1)采购部根据审批完后的请购单采买到位后,由仓库管理员进行
验收,统一由仓库管理员先入库,使用部门到仓库领取使用。
3、采购资料的管理
(1)采购部根据相关采购清单搜集相关供应商资料,各部门也可推荐有资质的供应商给采购部参考
(2)采购信息资料:统一由采购部管理,建立采购档案,包括名片、资质证书、报价单等的备案。
(3)采购合同的管理:采购合同原件交财务部存档,采购部留存复
印件备案。
(4)工程机械的图纸,说明书等由工程部统一保管,建立设备档案, 相关部门如有需要可以借阅或者复印留存。
六、采购纪律
1、公司采购信息由采购部统一发布,其他任何部门及个人不得随意散步信息
2、采购部需严格遵守采购规章制度,按流程作业
3、公平竞争,实事求是,不发表不恰当和不真实的意见
4、廉洁自律,严格遵守工作纪律,不接受供应商的礼金、礼品宴
请等
5、供应商提供的样品,要及时交到使用部门,使用部门确认后,
结果要回复供应商,并做好记录存档
6、若遇紧急采购,要求先送货的,需征得总经理批准后方可通知
送货
7、严格保守公司商业资料,不得以任何方式泄露公司资料,不得
将公司机密提供给其他同行使用及参考
七、供应商的管理
1、供应商的选定:由采购部组织相关部门负责人,通过实际观察
及三家或以上的供应商综合比对(包括诚信、价格、资质、服务、售后等)通过各相关部门负责人统一意见后选定,报总经理审批。
2、供应商制度
(1)诚信:供货商信誉。
(2)价格:优惠程度,承担消化涨价的能力,成本下调的空间。
(3)质量:确认用品的质量及应对质量问题处理的态度、速度等多
方面的考证。
(4)经验:相同水平施工单位的供货经验
(5)供货周期:出样及时性、订货弹性、交货及时性。
(6)技术水品:工艺技术,后续研发能力,产品设计能力等。
(7)售后服务:零星订货保证,售后服务能力。
3、供应商送货验收要求
(1)保证供货齐全,根据公司订单不多送,不少送
(2)保证供货质量,保质保量,不弄虚作假,以次充好,杜绝三无产
品
(3)保证供货时间,按照公司要求,按时到货
4、供应商违规处理意见
1、送货过程中,若遇特殊情况,或者人力不可预测情况不能按时
到达的,需及时联系采购部,公司讨论处理,不得无故拖延送货时间,因送货超时造成经营损失的,由供应商赔偿经济损失。
2、在运输过程中,发生产品破损给公司造成损失的,由供应商赔
偿经营损失,并处相应罚金,造成人身伤害的,由供应商承担责任。
3、货物掺假,质量不符合国家卫生标准的,一经发现,由供应商
赔偿损失,并处罚金,取消供货资格。