第九章各项管理规章制度及档案管理情况提要：建立切合实际、可操作性强的档案管理制度。

档案建立与管理科学化、规范化，以《全国物业管理示范标准》为蓝本，融汇各规章制度的精华，实行“双档”管理（电脑档案、文本档案）。

现代企业管理重视企业理念和企业文化的建设，但更需要科学化、规范化的管理制度和档案管理系统作支持。

完善的管理制度是保证现代企业正常有序运作的必要条件；科学化、规范化的档案管理，能为企业的高效运作和快速发展提供强大的信息资源支持。

完善的规章制度和科学化、规范化的档案管理是提供专业化物业管理服务的重要基础，能有效地为物业及公用设施的使用、维修以及各项物业管理服务工作提供引导和服务。

龙城物业在管理制度和档案管理建设方面积累了丰富的经验，我们将以已有的规章制度和ISO9001质量管理体系为基础，根据《全国物业管理示范标准》和国家、省、市有关物业管理法规以及我公司多年物业管理的成功经验，提炼形成贵州广播电视大学物业管理规章制度体系和档案管理规范。

一、档案资料的建立贵州广播电视大学物业管理档案的建立与管理主要是围绕执行规章制度而进行的。

严格执行规章制度，就需要通过档案管理手段对相关记录进行规范、整理、归档。

做到每一项管理工作都有计划、有制度规范、有工作详实记录，并配备档案管理人员，对所有档案资料进行严格的、科学的、系统的管理，为整个管理工作的分析、改进、预防和提高提供可靠的依据。

（一）建立物业管理档案资料的重要性1．物业管理档案是所做工作的见证。

推行整合型管理体系，对所开展的每一项工作进行记录，作为分析前期工作成效、改进后期工作的依据。

2．有利于规范管理，理顺管理关系。

物业管理的对象是物业，包括房屋主体建筑、配套公共设施、机电设备、环境卫生、社区服务等，服务对象是物业使用人，服务范围广泛，管理对象多而复杂，监督困难。

建立一套完善、规范的物业管理档案，既便于有条不紊地开展工作，又方便客户对管理工作进行监督，使我们的服务始终能满足客户的要求。

这样，就不仅仅要求我们开展实实在在的工作，而且要求我们能想客户之所想，客户未想到的我们也已想到，客户想到的我们已做好，真正做到“超前”服务。

在实际工作开展过程中或之后必须做好记录，并及时对客户进行回访，根据客户反馈的意见不断完善我们的服务工作。

做到管理规范化，决策科学化，工作程序化，最终达到客户满意。

3．有利于收集有关法律、法规，及时引进管理的新方法、新理念，做好来往文件、信息、意见的记录、归档和处理工作。

使我们的工作做到有法可依、有法必依，并不断改进和提高，始终保持管理的科学性、规范性和高效率。

综前所述，档案资料管理工作作为物业管理的软件部分，与硬件的管理同等重要，缺一不可，两方面的工作必需齐头并进才能达到规范化管理的要求。

（二）物业管理档案资料的建立1．我公司在建立完善档案资料过程中，为使其更加科学、严谨、高效，已成功导入ISO9001质量管理体系，结合贵州广播电视大学的具体情况，根据公司的档案员岗位责任制度、档案管理规定以及质量体系中的质量记录控制等程序，使物业管理档案的建立有章可循，有据可查。

2．在具体执行过程中，我公司采用三个层次的档案资料管理模式。

因为整合型管理体系并不是包罗万象的，许多规章制度的建立与实施在管理体系的控制之外（如财务管理等）。

另外，须接受行业主管部门的指导和监督，并执行相关法律规范，结合这一特点，管理处档案管理的三个层次如下：（1）以建设部颁发的《全国物业管理示范标准》建立管理档案框架，整个公司的档案资料架构都采用统一格式，此为档案管理的第一层次；（2）结合贵州广播电视大学的实际情况，对公司ISO9001质量管理体系文件及公司行政、公共事务、公众管理制度进行适应性修改，并融入到架构中形成贵州广播电视大学档案资料的第二层次；（3）在物业管理实际运作中，以执行整合型管理体系文件及相关规章制度形成的各种现场、实际记录为内容，补充到管理档案架构中，形成档案资料管理第三层次。

公司质量管理部根据这三个层次建立出一套档案资料范本（包括目录和具体内容样本），然后由各部门依此范本完善本部门整个管理档案体系。

3．按资料载体的类型采用恰当且安全的保存方式。

贵州广播电视大学物业管理资料的涉及面既多且广，因此，许多原始文件资料必须以分类别、分层次并以保密方式保存，对经常使用的日常管理档案采用定期归档方式保存，严格按档案管理相关制度进行。

4．所有资料实行“双档”（电脑档案、文本档案）管理。

料的建立流程 竣工验收资料，接管验收资料，维修、运行记录，投诉与回访记录，资料。

保存资料，按分类顺序编号、登记造册，形成文件目录，为方便管理工作，除部分保密文件、永久性文件外，档案实行开架管理。

按规定设置子目录进行分类文件整理，定期输入资料并维护。

根据管理条例分类保存：A ．定期性管理档案；B ．保 密、永久性管理档案。

查复信信阅印息息根据公司行政管理制度中的相关档案制度、管理体系信信公处中的相关文件规定进行利用。

息息布理检查定期、不定期的对档案管理工作进行检查、监督。

档案资料建立流程图（四）档案资料分类贵州广播电视大学管理档案分类表（一）档案资料管理的原则和方法1．做到全而细的原则：“全”指全面，包括物业管理工作的各个方面，不能有漏项；“细”指细致、细心，档案资料的收集、检查、整理、归档等各个环节工作要细心。

2．切合实际的原则：所有记录是我们实实在在开展的工作，与实际要对应一致。

3．连续性原则：要求档案资料管理工作要坚持不懈，要注意工作中各个环节的关联性，中途不能脱节，否则，就不符合切合实际的原则。

4．按岗位进行分工，落实各项工作的责任人并开展培训。

5．各部门根据公司质量管理部的范本建立出整套档案后，根据公司质量管理体系中编制的质量记录控制等程序定期并及时对本部门的档案进行收集、检查，做到项项工作有计划，实施及时，监督有力，最后有反馈意见，如果某一个环节实施不好，就必须重新制定措施，并实施、监督、反馈，使每一个环节都在一个闭环的控制中。

（二）档案资料的管理方式┌────────────┐│管理处档案管理室│└─────┬──────┘│┌───┬───┬───┬───┼───┬───┬───┬───┐┌┴┐┌┴┐┌┴┐┌┴┐┌┴┐┌┴┐┌┴┐┌┴┐┌┴┐│制││电││保││保││收││档││多││多││经││度││脑││存││密││集││案││媒││种││常││化││化││档││措││档││分││体││贮││性││管││管││案││施││案││类││信││存││检││理││理││措││││资││管││息││方││查││││││施││││料││理││查││式││││││││││││││││询│││││└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘档案管理方式图（三）档案资料的管理措施1．档案资料归档。

大体分为两类：即ISO9001质量体系受控范围的档案资料、公司内部管理相关档案资料（非受控范围），受控范围的档案资料的归档、借阅、鉴定和销毁执行体系文件之《文件和资料控制程序》、《质量记录控制程序》及对应的作业指导书和质量记录；非受控范围的档案资料的归档、借阅、鉴定和销毁执行行政管理制度之《档案管理规定》。

最终达到岗位责任分工细化、明确，分类清晰，使用合理，管理完善。

2．档案资料的借阅。

需借用人填写《文件发放/借阅登记表》，由使用人签字和综合管理部资料负责人签字后，方可办理借阅手续；对重要、保密资料的借阅需经过管理处经理的批准。

一般的借阅时间为三天，三天后，资料负责人负责追回，如需续借，需部门负责人批准。

借阅档案资料应注意要爱护档案，不得丢失；不得随意涂写、勾画；不得折叠和拆散；对保密的资料不得泄露机密，如有泄密、丢失或损毁，要立即追究当事者责任。

资料的复印程序与借阅等同。

3．档案资料的保密管理（1）在日常管理中，物业的档案资料管理由综合管理部统一管理保存。

对重要的原始资料和保密资料采取按保密等级分为绝密、机密、秘密三级储存保管，其他资料为普通档案，不同密级的档案资料的运用和保管将区别对待，绝密和机密资料直接由管理处经理负责保管，秘密资料由综合管理部部长负责保管，普通资料由资料管理员负责保管。

所有保密资料随时接受公司领导或质量管理部的检查。

（2）档案资料管理人员必须严格执行国家和公司的保密制度，增强保密意识，接受保密教育和检查，严禁任何人以任何方式索取、泄露或擅自向外公布保密档案的内容。

档案资料管理人员定期进行检查，发现问题及时向上级领导汇报后妥善处理解决，严防一切泄密漏洞情况的发生。

4．档案资料的监督检查（1）各部门负责人会同资料管理员定期（按要求的日、周、月检查时间）对本部门的资料管理情况进行监督检查。

（2）公司质量管理部日常定期组织人员对各部门的档案管理工作进行检查，每半年进行一次质量大检查，其检查结果直接与各岗位的浮动工资挂钩；公司及质量管理部本身每年接受第三方认证机构的监督审核。

（3）通过参加各级物业管理考评工作来验证其档案管理工作的有效性。

管理档案作为软件建设在考评工作中分数占据过半比例，现在，各级物业管理考评均等同采用建设部颁发的《全国物业管理示范标准》，该标准考评面广，在贵州广播电视大学的物业管理中，我们将积极参加物业管理考核评比，并在资料管理工作中力求创新。

三、档案管理制度（一）档案员岗位责任制度为了保证档案管理工作规范、高效，结合贵州广播电视大学管理处的实际，特制定档案员岗位责任制度。

1．热爱档案事业、忠于职守、努力钻研业务。

2．认真贯彻执行上级关于档案工作的方针政策。

3．制定档案工作计划和档案管理长远规划。

4．制订、完善档案管理制度。

5．负责文件材料的收集、分类整理和立卷归档工作，编制档案检索工具。

6．参与购进设备的开箱验收、工程竣工验收、科研成果评审等工作，并验收其档案。

7．加强对档案库房管理，定期对档案库房进行检查。

8．做好档案利用工作。

9．档案员岗位职责（1）忠于职守，严守机密，严格遵守档案法规及档案管理的有关制度，积极开展工作。

（2）负责收集、接收本部门经营业务、管理、科技等档案资料。

作好积累、补充、配套、保管和提供查阅。

（3）及时立卷归档，编制总目录、卷内目录及档案形成说明书，编排入柜。

熟悉所管理的档案，协助查阅检索。

（4）熟练掌握计算机数据库软件系统的操作和运用。

（5）妥善管理档案。

严格执行借阅制度，建立借阅登记，对借出资料按期催还。

（6）定期清查、鉴定档案。

每年进行全部档案的清理核对和保管质量检查。

作到帐物相符，及时修补和复制已破损或变质的档案。

（7）确保档案安全，对档案库要做好防火、防盗、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫的“七防”工作，保持档案库房整齐清洁。

（8）对各部门兼职资料人员进行资料和档案管理的业务指导。