项目现场工程资料管理制度
为了做好建设单位工程档案资料的管理工作,参照《建设工程文件归档整理规范》等文件的有关要求,结合本公司实际情况和公司领导对档案管理的相关要求特制订本档案管理制度。
一、资料归档,收集
1、工程各类报批文件、各类合同、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。
(只留复印件作为项目部查阅资料)
2、负责对施工图、设计变更、洽商纪要的接收、发放和管理,做好详细的收发记录,并保证自己有一套完整的设计图纸、设计变更、洽商纪要以免漏项
3、做好建设单位自身工程资料的收集、整编工作,要使整编资料真实准确的反映出施工进度和投资计划完成情况,以及施工管理过程中发生的关键问题和处理结果。
4、资料管理人员收到公司内部人员或相关单位人员给予的资料应及时登记。
5、项目签订承包合同中应明确规定工程档案资料和设备资料编制的责任范围、内容、套数、案卷质量标准及时间要求。
6、本公司购置的设备仪器的随机全套资料,由拆箱负责人收集齐全,及时移交档案员,统一积累和集中保管。
二、资料保密制度
1、资料工作人员必须树立高度的保密观念,遵守公司的各项保密制度。
2、凡涉及不宜公开的公司机密等档案,应作秘密保管并严格控制查阅范围,本公司人员需要查阅者,须经本公司主管领导批准。
3、凡作秘密和内部管理的档案,应严格履行查阅审批手续,严禁擅自拍照和复制,利用者应严格遵守保密规定,不得泄露公司秘密。
4、对确已无保存价值的建设工程和设备档案,列出销毁清册,经主管领导审批后,由销毁人、监销人销毁,并签名注销。
三、资料管理制度
1、建设单位工程资料的制作、填写、盖章。
2、工程档案资料按项目收集,档案应按系统分类统一存放档案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。
3、勘察、设计、施工、监理等单位移交资料时,应编制移交清单,双方签字、盖章后方可交接。
4、负责把控制点向监理单位和施工单位的移交工作及工程部位高程的闭合复核检查工作
负责施工验收资料中建设单位责任人的签字
5、监督监理单位和承包人按照诚实信用的原则,真实准确地做好施工程记录和有关报告。
决不允许有篡改事实真相、出具假报告等违规违法事情的发生。
6、随时抽查监理单位、承包人的施工原始资料和与工程有关的其它资料。
7、在工程管理和施工过程中,对监理单位和承包人提交的报告要按约定时间做出书面答复。
8、按合同要求,责成监理单位提交监理工作月报及监理业务范围内的专项报告;责成承包人提交施工组织设计、施工方案、工程进度和工程量报告以及其它有关方案或报告。
9、应妥善保存各类档案和资料,如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。
10、非资料管理人员不得擅自查阅档案柜里的资料,确因工作需要,须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。
11、档案柜内的资料要进行系统排列存放,不准堆放与资料无关的东西, 做到完整安全,存放有序,查找方便
12、凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件,仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料应保留,以备随时查用。