公司物料采购管理制度XXX 公司物料采购管理制度1、目的1.1 明确各相关部门职责及物料采购流程1.1.1 提高来料质量1.1.2 提高来料准时到货率1.1.3 降低物料成本1.2 规范供应商的考察、选择和评估, 提升供应链的管理水平2、目标分解2.1 供应商总数量缩减25%以上, 将供应商总数控制在220家以内, 其中:2.1.1 战略合作伙伴供应商占5%以上2.1.2 优秀供应商占20%以上2.1.3 合格供应商占60% 以上2.2 来料合格率达到96%以上2.3 准时到货率达到98%以上2.4 订单录入准确率100％2.5 准时付款率100％3、定义3.1 资格供应商标准资格供应商的标准如下:1）综合评估总得分大于70分者（含70分）2）除战略合作伙伴供应商外, 当前所有其它已经是我司供应商的均作为资格供应商3）经过我司组织的现场考察, 评分在80 分以上（含80 分）且具备向我司打样和批量供货能力的新供应商3.2 合格供应商标准合格供应商的标准如下:1）诚信合作, 无弄虚作假行为2）综合评估总得分大于80 分者（含80 分）3.3 优秀供应商标准优秀供应商的标准如下:1）诚信合作, 无弄虚作假行为2）综合评估总得分大于90分者（含90分）3.4 战略伙伴供应商连续保持优秀供应商资格一年以上者, 经供应商同意, 由外协中心申请, 报技术生产事业部总经理审核, 技术质量委员会主任委员批准后成为战略伙伴供应商。
4、范围4.1 适用于所有海洋王生产用物料、生产辅料、开发用样品、固定资产等物资的采购4.2 适应于海洋王所有的供应商5、部门职责5.1 外协中心5.1.1 外协中心是经过对供应商资源及公司内部资源进行管理, 保证及时、优质、低价地为产品开发和生产供应所需各种物料的职能管理部门, 也是第一责任部门5.1.2 外协中心是组织对供应商进行现场考察以及对供应商进行再评审的责任部门5.1.3 外协中心综合部负责订单跟进、付款、文件管理, 监控外协任务书执行,统计每月供应商的准时交货情况, 并进行分析, 提出分析报告和改进要求, 每月向供应商予以通报5.2 订单完成部5.2.1 订单完成部为物料采购流程执行的监控责任部门5.2.2 提出物料需求计划并审核采购申请单并发外协中心5.2.3 审核采购合同5.2.4 监督合同的执行情况及抽查物料价格情况, 对其中存在的问题行使管理职权, 责成相关部门进行整改, 并对整改不力的部门按责任过失处罚, 严重者向公司提出处理意见5.2.5 参与供应商考察, 负责对供应商生产能力、人员配置、工艺、设备进行了解评估5.3 产品研制中心5.3.1 负责处理不合格来料中存在的技术、工艺问题5.3.2 负责处理不合格来料中, 供应商对技术要求和检验标准的理解存在差异以及技术要求和检验标准本身存在不合理等问题5.3.3 负责新物料、新供应商物料、开模和改模的首轮价格洽谈和核算（包括设计更改导致价格发生变化的首次谈价）5.3.4 负责打样过程中对供应商制定工艺文件及执行工艺文件的核查、跟踪与处理5.3.5 负责试模过程的现场跟踪, 确保所打样品与批量生产的一致性5.3.6 样品确认前, 对向供应商提供的图纸、技术要求、检验标准、检验方法的准确性及保证供应商正确理解负责5.3.7 参与供应商考察, 负责对供应商技术能力、生产能力、工艺保障能力的符合性进行评估5.4 质量卓越部5.4.1 质量卓越部为物料采购过程中, 对来料进行质量管理以及对不合格物料处理进行监控的责任部门, 对其中存在的问题行使管理职权, 责任相关部门进行整改, 并对整改不力的部门按责任过失处罚, 严重者向公司提出处理意见5.4.2 质量卓越部是完善供应商质量管理体系的第一责任部门。
5.4.3 样品确认并正常采购后, 对向供应商提供的物料检验标准、检验方法、技术要求的准确性及保证供应商正确理解负责5.4.4 负责在公司规定的时间要求内提出到货物料的检验结果5.4.5 负责统计来料质量情况, 按供应商资格要求对供应商进行分析和评价并提出分析报告和改进要求, 每月向供应商予以通报（交外协中心向供应商进行通报）5.4.6 参与供应商考察, 负责对供应商质量保障和控制能力的符合性、可靠性进行评估5.5 财务部5.5.1 财务部为监控外协中心按时给供应商付款的责任部门5.5.2 按制度审核付款资料, 按合同要求准时付款5.5.3 参与供应商考察, 负责对供应商经营状况的合法性进行评估5.6 生产部门5.6.1 负责以天为单位向订单完成部和外协中心反馈到货情况记录5.6.2 负责保持物料帐实相符, 及时反馈低于安全库存的物料信息;6、内容6.1 供应商现场考察6.1.1 经过对供应商的经营状况、生产保障能力、工艺控制能力、质量过程控制能力、现场环境、人员状况及质量体系运行情况等进行全面的现场考察和评审, 选择具备所需能力并符合公司要求的供应商保证来料质量, 提升供应链的水平。
6.1.2 由外协工程师根据外协任务书或者其它寻访供应商的要求, 在和设计人员等进行充分沟通并理解物料的技术要求后,1）如果公司已有的供应商资源能完成该任务, 则按战略合作伙伴供应商—优秀供应商—合格供应商—资格供应商的顺序原则向至少2家供应商发出明确的寻价和打样通知, 此种情况下不需要再进行供应商现场考察2) 如果公司的供应商资源不能完成该任务, 则向至少3 家合适的生产厂商发出明确的寻价和打样通知, 此种情况下在打样完成后必须进行现场考察3) 不勉强原则: 即所有进行寻价和打样的供应商和生产厂商如果不愿或不能接受我司的技术要求、检验标准且经过沟通后仍不能达成一致者, 或者供应商认为其生产能力、加工设备无法满足我司要求者, 不得勉强供应商和生产厂商接受我司的任务4) 先定价原则: 即打样之前必须先按流程规定将价格或者定价原则谈好并确定后才能打样( 能够先不进行最终审批, 待打样合格后进行最终审批) , 不允许在没有谈好价格的情况下让供应商或者生产厂商先打样, 特殊情况要先打样者必须经技术生产事业部总经理批准5) 批量价原则: 除采用与批量生产工艺不一致的手板样品的价格外, 所有价格都必须是批量价格6.1.3 对于必须进行现场考察的生产厂商, 在满足以下条件时, 外协工程师与被考察对象商定明确的现场考察时间。
1) 打样样品已经确认合格, 对于以功能样品或者采用其它工艺、材料代替的打样样品即样品打样和实际生产时可能不是同一个厂商的情况, 需经过了设计方案评审、手板样品评审及成本评审后方可2) 已经按规定流程完成价格谈判6.1.4 外协工程师要求被考察的生产厂商提供以下资料:1) 厂商基本资料: 包括厂商介绍、组织架构、人力资源状况、设备及工艺能力详情、工程技术能力详情、主要客户等2) 质量方针和质量目标3) 工艺文件: 我司打样样品的作业指导书、关键工序及工装控制说明( 如果没有我司样品, 能够其它零部件的上述工艺文件替代)6.1.5 外协工程师收到厂商提供的资料后, 填写”供应商考察通知单”并经外协中心总经理批准后,随厂商资料一起发各相关部门负责人6.1.6 相关部门接到”供应商考察通知单”后, 应根据考察对象制定具体的考察项目、内容、方法及责任人, 在 2 天内回复外协中心。
需准备的考察内容主要为:1) 根据考察责任及厂商的资料, 了解其相关制度、流程;2)以检验制度、流程与实际是否一致, 结果与目标是否一致, 结果是否能满足我司要求等为考察要点, 细化考察内容, 确定要看什么文件、现场、表格, 要与什么人交谈及在考察的那个步骤、那个时间进行等;3) 确定考察参与责任人。
6.1.7 外协工程师收到各部门反馈的考察计划后, 在1 天内整理并制定出详细的供应商考察计划,交外协部经理审核, 外协中心总经理确定考察组人员名单、指定考察组组长并批准考察计划。
考察组人员要求如下:1) 省内生产厂商的考察组人员必须至少在 3 名以上, 外协中心和质量卓越部必须各有 1 人2）省外生产厂商的考察组人员必须至少在3 名以上, 外协中心、产品研制中心和质量卓越部必须各有 1 人6.1.8 外协工程师将供应商考察计划通知被考察对象, 并与被考察对象予以确认。
6.1.9 外协部经理在考察的前2天组织所有的考察人员开一个准备会, 由考察组组长再次明确目标、责任、步骤、方法、时间等考察细节及需要对考察计划作出调整的内容。
6.1.10 由外协工程师组织考察人员等对供应商进行现场考察和评分, 评分在80分以上（含80分）且无严重不合格项者, 经考察组组长及成员签字后方可成为资格供应商。
6.1.11 特殊情况（如: 外地供应商、客户指定供应商等）在样品确认后, 由技术生产总监在样品确认书上批准, 方可作为资格供应商。
6.1.12 未经过现场考察或未经技术生产总监签字批准的生产厂商不能成为资格供应商给我司供货。
6.2 供应商再评估6.2.1 经过对供应商供货质量情况、交货准时情况、提交整改措施及其执行情况等进行及时地、持续地评估, 促使供应商不断地进行持续改进, 提升公司供应链的水平。
6.2.2 供应商再评估采用扣分制, 从供货质量情况、交货准时情况、提交整改措施及执行情况三个方面进行评估, 每季度的基础满分均为100分, 经三项评估后根据总得分情况分别给予如下处理:1）对于优秀供应商和战略合作伙伴供应商:a. 总得分低于90分者（不含90分） , 给予该供应商黄牌警告, 并给予30 天的整改期,供应商需在 3 日内提供明确的整改措施。
在整改期内如果当月得分低于96分（不含96分）者, 将该供应商等级下降一级b. 总得分低于80分者（不含80分） , 给予该供应商红牌警告, 并给予30 天的整改期,供应商需在 3 日内提供明确的整改措施。
在整改期内如果当月得分低于95分（不含95分）者, 将该供应商等级下降一级c. 总得分低于75分者（不含75分） , 直接将该供应商等级下降一级d. 外协中心总经理对给予黄牌、红牌警告的优秀供应商和战略合作伙伴供应商负责进行跟踪处理2）对于合格供应商:a. 总得分低于80分者（不含80分） , 给予该供应商黄牌警告, 并给予30 天的整改期,供应商需在 3 日内提供明确的整改措施。
在整改期内如果当月得分低于93分（不含93分）者, 将该供应商等级下降一级b. 总得分低于 70分者 （ 不含 70分） , 给予该供应商红牌警告 , 并给予 30 天的整改期 ,供应商需在 3 日内提供明确的整改措施。
在整改期内如果当 月得分低于 92分（ 不含 92分） 者, 将该供应商等级下降一级c.总得分低于 65分者（ 不含 65分） , 直接将该供应商等级下降一级 d. 外协部经理对给予黄牌、 红牌警告的合格供应商负责进行跟踪 处理对于资格供应商 :a. 总得分低于 70分者 （ 不含 70分） , 给予该供应商红牌警告 , 并给予 30 天的整改期 ,供应商需在 3 日内提供明确的整改措施。