山西晋淘天下会务接待方案
背景
随着电子商务行业的迅猛发展，晋淘天下晋商学院针对全社会电商人才极度匮乏的状况，而重点推出普及型电商人才培训服务。

将淘宝大学强大的师资队伍和公司多年实践相结合，使客户迅速入门电商，熟悉电商规则，迅速提高能力，避免走弯路，减少无谓投入。

电子商务相关政府单位工作人员、企业和个人通过代培委培、集中授课等多种形式参加培训，为其提供专业的电商理论、管理能力及实操技能培训，为更多的企业和个人从事电子商务提供强有力的人才保障。

一、会议前期准备
（一）会议人数和会务资料准备
1、确定会议人数，准备学员资料。

根据人数提前准备或印刷会议的资料。

【例如：工作证、学员证、手提袋、笔、本、学员手册、淘宝和本公司宣传册（里面加上这几天课程时间等安排）等】（所有资料需定制，加上公司的logo以及设计。

能更好的体现标准化，同时起到宣传作用）
2、制作人员签到表。

3、票务的准备。

（现场签到收费或提前收费）
5、确定好会议场地和价钱。

并根据酒店的情况确定好学员的住房费
用（自费）和方式。

提前安排好讲师的吃住问题。

4、A、会议横幅的制定和悬挂。

（标语、主题都可）
B、喷绘、展架、广告牌等广告的制作和摆放。

5、提前两天安排好拍摄人员和拍摄器材。

（摄影和摄像）
6、与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全隐患的发生。

（二）会议主题、时间、场地
1、主题：根据不同级别（初、中、高）和课程待定
2、时间：待定
3、场地：当地交通便利、物美价廉的酒店（待定）
（三）会场布置
（1）签到台（一个）
设立在大厅
（2）指示牌（两个）
一个放于酒店门口，一个放于会议室门口。

（3）会议设备、设施的准备。

A、确保投影仪、话筒音响灯光照明的正常使用。

B、若有【主席台】考虑花摆装饰，在主席台、主持人发言桌前放置鲜花，以营造优美的环境氛围。

另外，酒店大厅门口或会议室两侧可放花篮。

C、会场可备用热水提供或矿泉水的准备。

（从成本考虑最好是热水）
D、白板、白板、板擦的备用。

（可以提前询问讲师是否需要）
E、根据人数确定好桌椅的摆放。

（4）会议的水牌准备好。

二、会议流程
1、提前一天的下午14:00时开始设立签到服务台，准备好会务接待负责学员签到，发放资料，学员证、房间安排。

2、安排专门人员负责讲师的接待和吃住。

3、会议门口安排接待人员（2个）负责入场秩序、会场服务、给予会议人员帮助以及应对现场问题。

（参会人员应该提前20分钟入场）
4、会议时间：上午08:00-12:00;下午14:00-18:00。

（中场各休息半小时）（具体时间方案可按实际情况改动）
5、按照会议的大小若需要，安排主持人在会议开场对讲师进行介绍、对会场秩序进行宣布、适当活跃现场气氛。

会议结束后，负责说明会议的其他安排，及时通知给每一个会议人员。

6、如需会议用餐，与酒店联系好用餐问题，则提前发放餐券给会员。

（每天晚上发放一次，谨防丢失等不必要的问题）
备注：讲师与课程确定之后，再出具体流程方案。

（时间、地点、课
程、人员安排）
三、人员安排
（一）领导小组：
组长：xx 负责本次会议的全面领导和总指挥。

副组长：xx|负责会议策划、会场布置及会务工作。

（二）分组及工作职责：
1、策划布置组：
成员：xx、xx
工作任务：a负责完成会议策划方案的拟写；
b负责协助和完成会议现场的布
置及会议结束后的现场撤除工作；
c负责活动全程摄像、摄影和合影；
2、会务组：
成员：XX、XX
工作任务：a负责各种物资的采购和准备；
b负责酒店联系及参会人员，住宿、饮食安排;
c负责会议室安排；
d负责讲师人员的接待和陪同；
e负责参会人员接送；
f负责各种资料的准备、装袋和发放；
g负责对各工作组工作的协调、检杳和考核；
四、费用预算
会议厅费X X元
讲师食住行费、讲课费X X元
工作人员费用（食、住）X X元
制作广告费X X元
资料制作费X X元
水费X X元
不可预计费用X X兀
共计：XXX元
五、注意事项
1、各组工作人员必须严格按筹备工作计划的进度要求推进工作;
2、市场督查负责督促各工作组的工作按时完成；
3、会议期间公司人员必须统一着装，佩带工作牌；
4、会议期间公司人员必须提前到达现场，不得迟到、早退和无故缺席。

六、会议后续工作
1、安排讲师、与会者有序离开会场。

2、会场和文件资料整理，出一份会议总结报告。

3、费用报销。

4、如需要可以安排与会人员参加旅游。

（特色旅游增进大家之间的联系、需额外付费）
会务组
2015年3月15日。