港式物业管理专题介绍(周波)一、大厦公契(一)大厦公契(Deeds of Mutual Covenant)的性质在香港,大厦公契是一份必须在土地注册处注册的法律文件。

大厦公契依照土地批约条款、城市设计条例、建筑物管理条例所规定,详细列明了各单位的用途,清楚地列明大业主、小业主及经理人所应有的权利、权益及责任。

另外,公契还定义了公共权益及公共地方的划分与用途,特别在维修保养楼宇方面都有详细说明。

同时大厦公契无论是对现时的业主还是将来的业主都有同样的约束力。

(二)大厦公契的产生大厦公契通常是由发展商委托其律师制订,并由发展商、首次买家及经理人等联合签订,有时亦可能包括提供楼宇按揭的银行等。

可以说大厦公契是整个物业开发项目产权多元化的产物。

(三)大厦公契——管理者权力的来源管理大厦的权力主要来源于大厦公契,大厦公契详细列明了经理人的职责,并授予其充分权力执行对整个大厦的全面管理。

如负责大厦公共地方及设施的维修与保养,为大厦购买适当的保险,拟定、收缴、追讨及运用管理费,每年公布审核帐目,执行及监察公契约规定各业主应该遵守履行的条款等等。

(四)大厦公契的发展由于公契是由发展商的律师制定的,其他小业主并未有机会提出意见及参与制订,因此早期的大厦公契出现了许多过于保护发展商的条款,也有些大厦的物业管理权长期操纵在发展商手中。

鉴于以上情况,香港政府于1987年10月15日发出了第一份关于非工业楼宇的《草拟新公契指引》,该“指引”规定从1987年12月1日起,凡不符合“指引”的公契不能获注册总署批签。

“指引”的产生对保障众多小业主的权利、权益起了重大变化。

比如“指引”规定：对于未售出的单位发展商仍需交付管理费；承包合约如超过总管理支出的20％,则必须公开招标,第一任管理公司任期最多不能超过两年,业主可以成立立案法团来监督管理公司的运作并可以更换表现不佳的管理公司等等。

(五)大厦公契与《建筑物管理条例》及守则香港早在1970年6月已发布了《多层大厦(业主法团)条例》,于1993年5月6日经立法局通过作了大量修改,并正式改名为《建筑物管理条例》。

该条例第34E条文特别规定了“公契”所必须包括的强制性条款,即经理人每年制定预算的程序、保存帐目时间、开设独立银行户口、设立特别基金、订立服务合约程序、经理人辞职、业主委员会终止经理人的委任及经理人委任结束后的责任。

换言之,《建筑物管理条例》是一部法律,“大厦公契”是受该法律制约的一份法律文件,而守则和手册则是管理者为有效执行管理及方便小业主和住户理解而编定的管理制的一部分。

如：业主守则、用户消防手册、修车场使用守则、内装修规则等。

(六)名词的互用“大厦公契”也称“大厦公共契约”、“大厦公约”、管理公约”、“管理使用维修公约”等。

“管理公司”有时也称“经理人”或“管理者”。

“发展商”即“大业主”或“第一业主”．二、大厦保险大厦各单元内部的保险通常由业主或住户自行负责,但对物业和楼宇的公共地方及设施的保险则应由一个共同的团体承担,以保障公共地方及设施意外损毁及对第三者的生命及财物安全。

专业的物业管理公司须依照大厦公契的规定为其接管物业的公共地方及其设施购买保险,以便在意外发生后,全体业主的赔偿问题有所保障。

在香港,管理公司须考虑的大厦保险有以下三类：(一)财产保险财产保险通常又分为两种情况：一种是只保公共地方及设施；另一种还包括大厦的结构。

购买保险之前,管理公司会依照大厦公契的投保要求,并聘请专业测量师对投保额进行估价,然后向信誉好的保险公司投保,以便大厦在遭受火灾、水浸及其他受保的风险所造成毁坏时,小业主的利益有所保障。

(二)公共责任险此类保险通常没有固定保额,保险公司通常会以每次索偿的最高赔偿限额为依据,再视其管理公司的物业大小及类型签定保价。

购买此类保险后,投保人对第三者在该物业公共地方所发生的意外造成的赔偿责任,便由保险公司承担。

比如：大厦外墙脱落击伤行人或砸坏车辆、电梯困人造成第三者受伤、私家车被盗等情况发生,而管理公司被控并证明确有职责疏忽时,保险公司须对受害者依法例作出赔偿。

(三)雇员赔偿保险香港劳工法例规定：雇主必须为其雇员购买意外伤害保险,保额是以所有受雇员的全年薪金总和(包括奖金、花红等)作为准则。

购买保险之后,专业的管理公司却会特别注意以下事项：1．复核保单资料,详审投保人名称、地址、保额、投保风险范围、期限等是否准确；2．妥善保存保单；3．每年重估保额并续保当真正有事故或意外事故发生时,如管理公司认为保险公司赔偿不足,则可以通过以下方式寻求解决：1．向保险索偿委员会投诉；2．向保险业联会投诉；3．向消费者委员会投诉；4．通过法律途径向保险公司起诉。

应该强调的是管理公司购买的大厦保险通常是不包括小业主单元内部。

如业主单元内部水浸或火灾造成损失则由业主自行承担；又如业主水龙头忘记关闭,其水流入公共地方或电梯间等遭受巨大损失或他人受伤,就需由该业主负责赔偿。

但是小业主是可以自行为其单元内部购买财产保险及第三者责任保险,以进一步保障其自身利益。

三、管理费的理定在物业管理中,管理费是业主最关心的问题之一。

很多时候业主都想知道管理费都包括哪些费用?管理公司是怎么理定管理费的?为什么有时候管理费会增加等?下面从几个方面为大家介绍管理费：(一)管理费开支包括的内容1．公共地方及设施的维修与保养,如电梯、水泵、消防系统等；2．公共地方清洁服务；3．保安服务；4．公共地方水电费、煤气费、采暖费、空调费等；5．管理公司员工薪金及福利；6．财产保险及第三者责任保险；7．大型维修改善储备基金；8．管理公司酬金；9．行政支出,包括法律及专业费用、核销费用、管理处的支出一切杂项等。

以上开支,管理公司必须备有详细准确的帐目,如业主有要求,应随时提供给业主查询,管理公司亦要将每年管理收支帐目及资产负债表经核数师核对,交予业主代表审阅及张贴在楼宇大堂显眼的地方。

(二)管理费的增加管理费理定之后,并非一成不变,因各种因素的影响在新的一年度开始,往往管理费需要调整,通常下列因素会直接影响管理费的水平。

1．通货膨胀因素；2．发展商为增加楼宇的销售能力及吸引租户,故意将管理费压低而导致巨大管理开支赤字；3．管理公司财务管理不善及其他不可预见的因素。

物业管理公司要增加管理费,必须通过一定的程序进行,不可以擅自做主。

简言之,须经业主委员会和业主法团同意方可。

如果业主法团开会决议否定了新的收支预算案,经理人应视该年度预算管理费总额与上一年度的相同,然后另外增加不得超过此数的10％,直至新的收支预算给业主法团接纳为止。

如果经理人在新的财政年度开始没有按其大厦公契的规定的程序制备收支预算案,则管理费不可以有任何增加。

虽然增加管理费是解决大厦管理赤字的一个方法,但如果赤字额巨大,仅仅靠合理地增加管理费并不能解决问题,有时会需要大厦全体业主集款一次性填补赤字,或暂挪用管理费押金或储备基金,以应付当前的需要,待管理帐户有盈余时再拨回填补。

(三)管理费的分担有了管理费支出总额,那么管理公司是怎么将这笔费用分摊到每个小业主头上的呢?按现时的大厦公契计算及分摊管理费有三种常见的方法：1．以该单元的建筑面积；2．以不可分割权份数；3．以管理份额。

无论以哪一种方法计算分摊,其每个单元应支付的管理费份数必须在大厦公契附表中列出,下一次将为大家介绍管理公司如何追讨欠缴的管理费。

四、管理费的迫讨一般大厦公契都会详细列明每个单位所占的应付管理费的比率及缴款日期。

如业主将该单位出租,就算在租约上列明由住客支付管理费,管理公司仍有权向业主追讨欠款。

总之,业主有责任准时缴付管理费,管理公司亦有责任代表其他业主向有欠管理费的业主追讨。

个别业主在决定购买物业之前,应透过负责买卖文件的律师向管理公司查清前业主是否已缴付所有大厦管理费用。

如前业主欠交管理费,新业主一旦签了屋契,则前业主所欠的管理费或大厦维修费用所承担的部分,可能由新业主负责,管理公司可依法向新业主追讨。

故此,为免除不必要的麻烦及责任,业主在购买物业之前,应查清前业主是否已清缴所有大厦管理的有关费用。

当管理公司发现大厦有单位欠交管理费时,通常会采取以下途径来追讨：1．向住客及业主同时发出通告,详列所欠款项及清还期限及说明管理公司会采取什么行动。

2,过期未付,管理公司可采取法律行动,假如所涉及的款项少于一万伍干元港币,则可透过小额钱债审裁处解决；若款项超过此数,管理公司便需入禀地方法院提出控诉。

3．假若管理公司无法与欠管理费的业主联络或者业主采取置之不理的态度,管理公司可向田土厅登记,特别注明该单位所欠管理费总数,当该单位转让时业主必须先清付所欠的管理费,否则便不能将该单位转让。

4．对于出租单位,如租约订明租金已包括管理费,但业主却不交管理费,那么管理公司可向法庭申请封租令,要求租客在缴付租金时扣除业主所欠的管理费,直接付予管理公司,剩余的租金才归还业主。

此外,一些旧大厦公契还有规定：业主若欠交管理费,管理公司有权截断其水电供应及禁止其使用公共地方和设施,但实际上这种方法并不可以应用,因为在香港,水、电都由私人公司与业主有直接的服务关系,管理公司无权给小业主断水断电,而禁止业主使用公共设施亦容易恶化业主与管理公司之间的矛盾。

最后,倘涉及的款项非常庞大时,管理公司是可以入禀法庭申请强逼将该物业出售,将所得的款项用以偿还管理费用。

专业的管理公司决不会待到个别业主拖欠管理费达到一万伍干元港币以上才采取行动,而最好的方法莫过于减少业主拖欠管理费的机会。

为避免业主疏忽而忘记了交费,管理公司可安排住户通过银行每月自动转帐方法支付管理费,此外还可以在大堂显眼地方张贴一份管理费收支进度表,提醒那些经常拖欠管理费的业主。

总之,收缴管理费通常是管理公司最头痛的问题,业主不交管理费可以找出一万个理由,但有效追讨方法却很有限,有时管理公司亦需根据实际情况而灵活处理。

从长远讲,加强及改善管理公司与客户住户的关系非常重要。

五、业主参与大厦管理的形式当业主购买多层建筑物的单位时,亦同时拥有该大厦不可分割的业权份数,因此参与该大厦的日常管理应该是业主的基本权力。

在香港,业主参与大厦管理形式通常有三种：即业主委员会、业主立案法团及互助委员会。

(一)业主委员会通常大厦公契里都列明了业主委员会的组成方法及动作程序。

因此,其权利与责任同样来源于大厦公契。

委员会的任务主要是协助加强各业主与管理者的沟通,并就大厦管理的重要事宜向物业经理提供意见及作出建议。

管理者通常有责任在大厦入伙一年之后召开业主大会,并选举产生业主委员会。

此后业主委员会须每年召开一次大会,每次召开大会及讨论内容均须按一定的民主程序进行。

业主委员会通常包括主席、副主席、秘书等职位,并且所有会议须有详细记录及保存在一个固定地方可供其他业主查阅。