关于档案软件试运行的通知
随着企业的发展与壮大，为了加强浅深集团公司档案工作整体建设与科学化、规范化、标准化管理，促进档案信息的开发与利用，特引进北京量子伟业时代信息技术有限公司研发的档案管理系统V8.0，该档案管理系统预计于十月中旬在各分公司试运行，为使试运行更加顺畅高效，对档案管理软件作简要说明如下：
一、档案管理系统的登录方式
该档案管理系统实行普通的账户和密码登录方式，简单容易操作。

集团公司总部每个管理中心配置两个帐号，分别为管理中心总监帐号和管理中心秘书帐号；每个分公司配置两个帐号，分别为分公司总经理帐号和分公司秘书帐号。

二、档案管理系统的组织机构
该档案管理系统将我公司组织机构设置为浅深集团总部、青岛在水一方分公司、山大在水一方分公司、燕山在水一方分公司、新华在水一方分公司、武昌在水一方分公司、万松在水一方分公司、北京在水一方分公司、南京浅深分公司、金源浅深分公司、济南经十浅深分公司、济南天桥浅深分公司、武汉京汉浅深分公司、上海常德浅深分公司和上海长宁浅深分公司等15个组织机构。

各组织机构相互独立，互不影响。

三、档案库的设置
档案库的设置具体分为一下几类：
1.红头文件档案：该档案库适用于各自组织机构存档集团公司下
发的历年红头文件。

2.合同协议档案：该档案库适用于各自组织机构存档合同协议。

3.基建档案：该档案库适用于各自组织机构存档基础建设图纸和
基础建设资料。

4.车辆档案：该档案库分公司不设存档。

5.音像档案：该档案库适用于各自组织机构存档光盘、报纸等音
像档案。

6.实物档案：该档案库适用于各自组织机构存档荣誉实物和其他
实物档案。

7.照片档案：该档案库适用于各自组织机构存档各类照片档案。

8.设备档案：该档案库适用于各自组织机构存档营业区设备和办
公室设备档案。

9.通知档案：该档案库适用于各自组织机构存档除红头文件以外
的集团公司下发的通知。

10.外来文书：该档案库分公司不设存档。

四、档案管理系统的功能
档案管理系统页面分为五个板块，分别为为待办事宜、档案查阅，整理编目，室藏库管理和档案统计。

（1）待办事宜板块：显示档案借阅申请、档案移交申请和档案销毁申请情况。

（2）档案查阅板块：查询搜索需要的档案条目，选中需要的档案条目，可直接进行相应的电子借阅申请和实体借阅
申请。

申请信息填写完毕发送即可。

（3）整理编目板块：档案管理员（分公司秘书）将在这个板块实现档案目录的导入，档案原文的挂接，完全整理好
后最后归入室藏库。

（4）室藏库管理：在“整理编目”里整理好的档案最后都将汇集在这个板块里，可以进行添加目录、修改目录、删
除目录、目录搜索等功能的使用。

（5）档案统计板块：可以实现对每个组织机构档案类别的统计和档案数量的统计。

五、试运行后
各分公司秘书参考《档案利用人员快速入门手册》初步对该档案管理软件进行试用操作，试用操作后，各分公司秘书在试用过程中如发现问题或者提出建议请及时反馈到集团总部档案管理员处，以便对档案管理系统做出相应调整。

档案管理系统在正式开启使用前，集团公司会对相关档案利用人员进行系统的培训，培训时间另行通知。

附：档案利用人员快速入门手册（见附件）。