09汉语言文学专业谢东玫 200940101065外国档案鉴定理论(一)年龄鉴定论。

是指档案产生的时间标准。

德国普鲁士国家档案馆馆长、档案学家迈斯奈尔于1901年提出了一整套鉴定档案的标准。

比如“高龄案卷应当受到尊重”的思想。

他的思想对世界各国的档案鉴定工作产生了深远影响，成为档案鉴定工作普遍遵循的原则和标准，至今还有重大意义。

许多国家纷纷为本国的档案设定和确立了禁止销毁的年代界限，凡是设定年份以前的档案一律不得销毁。

如美国规定的界限是爆发南北战争的1861年，意大利也是1861年，法国是1830年，英国是1660年，德国是1700年，原苏联规定是“19世纪下半期实行资产阶级改革之前形成的文件，一般不得销毁”。

(二)职能鉴定论。

是指文件的价值取决于其形成者和产生者的地位等级和职能的重要程度，也就是在政府机构行政序列中的等级或地位的高低。

波兰档案学家卡林斯基明确提出并阐述了“职能鉴定论”。

据这一理论，文件的意义和价值的大小取决于文件产生机关的职能是否重要，应当根据该机关在政府机关体系中的地位等级来确定它的文件是否永久保存，高级机关或职能重要的机构形成的文件的价值大于低级的，前者档案的保管期限要被定得更长，前者被留存的数量也就多于后者。

这也是一个被各国档案界所接受而普遍适用的理论，至今仍是档案价值鉴定工作中应当遵循的一条重要理论依据。

(三)文件双重价值鉴定论。

美国档案学家谢伦伯格在吸收了英国和德国等档案价值鉴定思想观念和实践经验的基础上提出自己的鉴定体系，认为公共文件具有两种不同的价值：第一价值和第二价值，第一价值(证据价值)一是指文件对其形成机关能满足文件产生者业务需要所具有的原始价值，包括行政、管理、法律、业务和财务价值等，应当关注文件形成机关在行政级别体系中的地位和职能的重要性；第二价值(情报价值)一是指对文件产生者之外的其他社会主体(机构或人)需求进行查询利用服务所具有的价值，也叫档案价值，档案人员应该主要注意文件的第二价值，关注包含在文件内容信息中的情报价值，而不应再注意文件的来源。

(四)档案优化理论。

这是基于20世纪初大量办公文件剧增造成了“胀库”现象提出的一种鉴定理论。

这一理论要求档案以最低限度的馆藏量来达到保存最大限度的档案信息，对馆藏档案既有量的要求又有质的保证。

世界各国为优化档案馆藏采取相应的措施，比如用确定文件进馆比例来控制进馆永久保存档案的数量，规定允许档案移交进馆机关的范围和名册，确定了哪些机关的档案移交进馆，哪些机关的档案不进馆或有选择地移交进馆，制定相关的移交文件标准规范，确定归档范围，进行选样保留等等。

(五)档案鉴定的效益理论。

鉴于人、财、物力的限制，人类无法也没有必要长久地保存所有的文件，因此在档案文件鉴定过程中，作为一个因素考虑档案的效益标准即档案文件的保管费用是十分必要的。

即指档案价值发挥作用所带来的效益，只有超过因保管和保护其安全所需费用或代价时，才具有保存价值和必要性。

20世纪70年代，美国档案学家梅纳德·J·布里奇福特提出：档案鉴定充分考虑存储、保存、处置文件费用等因素，一种严格而实在的费用和核算是所有例行鉴定工作的一个必要条件。

(六)社会分析和职能鉴定论。

德国档案鉴定专家汉斯·布姆斯明确提出：“用文件形成者职能来体现社会价值”，即档案的价值取决于社会结构，通过社会职能体现出来。

1989年加拿大国家档案馆开始实行“新宏观鉴定接收战略”，采用职能结构研究模式，将档案馆的鉴定方法置于一种以文件前后关系为基础，以来源为中心的框架之中，而不是以内容为基础的历史文献框架之中。

美国的海伦·塞穆尔斯提出“文献战略”概念，即通过将众多档案馆的鉴定活动结合在一起，使档案文件反映社会的主要论题。

这是对传统档案鉴定方法的补充。

我国档案鉴定理论新中国成立以来,50 年的档案管理实践活动,为现代档案鉴定理论的形成提供了现实基础和历史条件。

特别是党的十一届三中全会以来,在改革开放的大好形势下,我国档案工作者在深入总结档案鉴定工作经验的基础上,升华到理论的高度,同时借鉴外国的档案鉴定理论,从而进一步系统化了对鉴定工作的理性认识。

我国现代的档案鉴定理论已脱离了对鉴定工作的理性认识。

我国现代的档案鉴定理论已脱离了粗浅的、零碎的，直观的和经验性状态,它已经形成了具有科学性、系统性的理论体系,并有实践意义。

现代档案鉴定理论概括起来有以下几个特点。

1.档案鉴定工作的原则与标准具有一定特色鉴定档案价值的原则是:从国家和人民的整体利益出发,用全面的、历史的、发展的、效益的观点制定档案的价值。

¹ 它是马克思辩证唯物主义的基本观点在档案鉴定工作中的具体应用,突出了档案价值鉴定工作应体现效益原则。

档案的价值,一定要同保存档案需要的库房、设备、装具、管理人员、信息存储等多种支出的费用,放在一起权衡。

摒弃在档案鉴定工作中不计成本、不讲求效益(社会效益和经济效益),以为保存档案多多益善的观点与做法。

鉴定档案价值的标准:( l) 档案属性标准。

从档案客体方面分析,档案来源,内容及形式可作为鉴定档案价值的标准。

A.档案的来源标准。

档案来源是指档案的形成者。

档案形成者在社会上以及机关内的地位、作用和职能可影响甚至决定档案的价值。

只有从来源上明确档案产生于什么单位或个人,才能正确制定其价值。

B.档案的内容标准。

档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。

这是因为人们对档案最普遍、最大量的需要来自档案内容,即档案所记述的事实、现象、数据、经验、结论等。

档案的内容可以解决某种疑难,满足利用者的需要时,就构成了价值。

档案内容的价值构成,是以档案内容的重要性、独特性、时效性、真实性等为依据的。

C.档案的形式标准。

它是指文件的名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等。

在某些情况下这些形式特征也对档案价值产生影响。

(2) 社会需要标准。

在档案价值的鉴定过程中不仅要对档案本身的属性加以分析,同时也要把握社会各方面利用者对档案的需要,只有真正把握住社会各方面需要什么样的档案,才能确切判断档案的价值。

社会对档案的需要是由社会的政治、经济、科学文化所决定。

社会需要是指社会需要方向、需要面、需要时间作为鉴定档案价值的标准。

(3) 相对价值标准。

在鉴定工作中实际上还有一种被鉴定档案与其他档案相比较而存在的价值,故称之为相对价值标准。

判断档案的相对价值应依据档案馆、室所存档案的完整程度,档案内容的可替代程度,全宗内和全宗间档案的重要程度等因素进行分析和比较而确定其价值。

运用档案的相对价值标准,可以在鉴定工作中更好地发挥人的主观能动性,根据需要人为地延长或缩短某些档案文件的保管期限,是为了有效地控制馆(室)藏档案的质量与数量,达到优质精炼,为子孙后代留下精品。

º上述鉴定档案价值的标准,是在对大量的客观现象和实践经验进行深入分析、研究之后,归纳、总结、提炼出来的一般规律性认识。

鉴定工作中把握上述标准与综合分析各方面的因素,才能具体地、科学地、全面地判定档案文件的价值、切忌机械或片面地强调某一方面而忽略其他。

2.档案保管期限表已构成体系档案保管期限表在外国又称为’‘文件处置表”。

它是用表册的形式刊举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件。

它是档案馆、室鉴定档案的价值,确定档案保管期限的依据。

在档案价值鉴定工作中,正确的鉴定原则和标准是必不可少的前提条件。

它对人们的思想认识和实际行动具有重要的指导意义,但又都偏于宏观和广泛,不能直接用作确定档案保管期限的依据。

于是,人们把鉴定原则、标准这种一般规律性的东西以某种文字的形式勾划出来,作为鉴定档案价值的直接依据,档案保管期限表由此应运而生。

所以,档案保管期限表是鉴定原则、标准的体现,是档案鉴定理论的具体化。

如果说它只“是循规办事,也毫无理论色彩”就不够全面了。

我国档案工作者,经过半个世纪的努力,已制订出5 种类型的档案保管期限表:即通用档案保管期限表、专门档案保管期限表、同系统机关档案保管期限表、同类型机关档案保管期限表、机关档案保管期限表。

形成了一个具有多种类型和一定层次结构的档案保管期限表体系。

3.鉴定理论涵盖面广现代档案鉴定理论,不局限于鉴定机关档案室的档案,还包括对各级各类档案馆保管期满档案的鉴定。

这是我国已在全国范围内建成了一个严密的保管档案和管理档案工作的组织机构体系所要求的。

现代档案鉴定理论,不仅是文书档案鉴定的理论,更是对各种门类档案鉴定的理论。

如科技档案鉴定中提出的技术因素、典型因素、时间因素、项目特征因素、投入产出因素等,是科技档案价值大小的决定因素。

科技档案的鉴定一般应以一个项目(一个课题、一个产品、一个工程)为基础来划分保管期限。

4.档案价值的探讨更加深入长期以来,中外档案工作者对档案价值的探讨,归纳起来有四种类型的观点:( l) 档案的价值即指档案的属性或使用价值,它是客观存在的,与人们的需求无关。

(2) 档案价值是由人们的需求而决定的主观产物,没有也不可能有客观的价值标准。

(3) 档案价值是凝结在档案中的劳动,其大小决定于形成档案过程中所耗费的劳动量。

(4) 档案价值主体和客体之间的关系范畴,即档案客体对人们主体需要的满足及其程序的表现形式。

» 学术上不同观点的讨论是正常的,还会持续下去。

值得注意的是,近年来我国档案界对档案价值的讨论,有人指出上面提到的第一种和第二种档案价值观,其共同错误在于把档案的价值归结为某个单一方面。

前者把档案的客观性归于档案客体的属性,实际上否认了主体的客观性及其对价值客观性的决定性作用。

后者只把档案价值归于主体本身的需要,即看不到档案自身属性的客观存在,也看不到人们对档案的需要是社会历史活动所决定的,这种需要是形成档案价值的客观前提。

为此,提出了决定档案价值的因素只能是档案客体自身的属性和主体的需要,而不是其它。

¼有许多论著在探讨界定档案价值时,主张借鉴哲学意义上的“价值是客体自身属性对主体需求的满足,是主体对客体自身属性的肯定关系”。

档案具有原始记录属性、知识属性、信息属性等多重属性为档案价值的形成提供了客观前提,档案的某一种属性与人们的某一种需求相联系和吻合,就构成了档案的价值关系。

一般说来,界定和分析档案价值,主要是为了提高人们对档案的认识及指导档案鉴定工作。

而上述提法则很好地切合了这两点。

实践是检验真理的唯一标准,如果档案馆室保存的档案根本不被人们僻要和利用,还谈什么价值,档案管理的一系列活动也就失去了存在的意义。

反之,如果档案馆室保存的档案被人们广泛利用,并能满足各方面的需要,就体现出价值。

由于档案价值是指主体与客体的关系,因而决定了档案这一客观物是档案价值的物质承担者,它只有进入社会和人的活动领域,为人所共识,并同人的实际需要相联系、相统一时,才使档案及其属性进入价值化过程。