的文件材料。
（2）越级抄送的一般的、不需
要办理的文件材料。 （3）下级单位抄报备案的一般 性文件材料。 二、归档文件整理的方法与步 骤
1、收集
（1）收集的方法：①本单位收
发文登记簿进行收集；②对领 导和有关人员外出参观、学习、 开会带来的文件进行收集。 （2）收集重点：①本单位自己 制成的文件材料；②上下级机
⑶确定分类方法和编制分类方
案 ①年度- -保管期限分类法，这 种方法很适合小机关。
年度 保管期限 例如：2003年- - - 永久 30年 10年 2004年- - - 永久 30年 10年 ......

②年度-
-机构（问题）- -保管期限 分类法，这种方法适合文件材料多 的大单位。
材料，不应履行公文的行文、
介绍信等。 （7）本单位负责人兼任外单位 职务形成的与本单位无关的文 件材料。 （8）为参考目的从各方面收集 的文件材料。
2、上级单位的文件材料
（1）上级单位任免、奖惩非本
单位工作人员的文件，普发供 参阅、不办的文件材料。 （2）上级单位发来供工作参考 的抄件。 （3）上级单位征求意见未定稿
件，其文件材料统一在结案年
度归档，即归入2008年度；c、 几份文件作为一件时，日期应 以装订时排在最前面的文件日 期为准。具体地说来文与复文 为一件，以复文为准等；d、会 议记录本以该本最后一次会议 记录时间为准；
e文件没有标注日期，需要分析
该文件的内容、制成材料、格 式、字体以及各种标识，通过 对照等手段来考证和推断文件 的准确日期或近似日期，并据 此按年度合理归类；f、有些特 殊部门的工作可按跨年度分类。 如学校是以学年为单位进行工
在确定某个问题的一组归档文
件组成一卷之前，还必须对这 组文件进行最后的检查调整， 然后进行具体的系统整理组合。 对归档文件检查调整的内容包 括：①应归档的文件是否收集 齐全完整；②归档文件是否属 于本年度的立卷归档范围；
③每组文件是否保持文件之间
的有机联系，反映了立卷的特 征；④确定归档文件的保管期 限，检查每组文件的保管期限 是否一致；⑤检查每组文件数 量是否适当、符合装订要求。 ⑷卷内文件排列 排列的顺序要遵循文件的形成
的文件。
3、同级单位和非隶属单位的文
件材料 （1）参加非主管机关召开的会 议不需要贯彻执行和无查考价 值的文件材料。 （2）非隶属单位抄送的不需要
贯彻执行和无查考价值的文件
材料。 （3）非隶属单位抄送的不需要 办理的文件材料。 4、下级单位的文件材料 （1）下级单位送来参阅的简报、 情况反映、不抄报或不必备案
8位阿拉伯数字标注年月日，如
年度 机构（问题） 保管期限 例如： 2014年- -办公室- - -永久 30年 10年 信息科----永久 30年 10年 业务科----永久 30年 10年 ……

注意：分类方法和分类方案一
旦确定后，应保持相对稳定， 一般不应随意改变。 ⑶组卷 组卷，即组成案卷。它是档案 整理的最基本环节，其实就是 将一组的紧密联系的文件材料 组合在一起，便于保管和利用。
后也算办理完毕）。②所收集
的文件材料必须做到齐全完整。 2、分类 分类就是指所有归档文件，按 其来源、时间、内容和形式等 方面的异同，分成若干层次和 类别，构成有机体系的过程。
分类包括：①去掉不需归档的
文件；②划分年度、机构（问 题）、保管期限及文件归类； ③确定分类方法和编制分类方 案。 （1）去掉不需不归档的文件在 收齐当年所有文件的基础上， 对这些文件进行第一次鉴定
卷内文件目录
序 号 责任者 文号 题 名 日期 页号 备 注
①卷内文件目录内容有：序号、
文号、责任者、文件题名、日 期、页号、备注。 а、序号：卷内文件依其排列先 后填写顺序号。 Ь、文号：填写文件制发机关的 发文字号,是由发文机关按发文 次序编制的顺序号,一般由机
关代字、年度、顺序号组成。
填写文号项时应照实抄录，代 字、年度、顺序号都不能省略， 否则将给查找和利用带来困难。 с、责任者：填写制发文件的组 织（单位）或个人（亦称文件 的署名），用全称或规范简称 填写。注意不能使用“本乡”、
“本单位”等含义不明、难以判
断的简称。联合发文时一般应 将所有责任者照实抄录，责任 者过多时可适当省略，但立档 单位是责任者的必须抄录，以 体现“以我为主”的精神。 d、题名：题名即文件的标题， 它是直接表达文件内容和中心
按文件形成时间先后或文件的
重要程度排列。把同一类里的 案卷，先按问题分开，然后把 重要的排在前面，一般的排在 后面。同一个问题的，按级别 由高到低的顺序排列。 ②在同一年度同一问题同一保 管期限的前提下，对不同事由
间的归档文件排列：按不同事
由形成时间的先后顺序排列； 按事由的重要程度排列；按事 由具有共同属性分别集中排列。 会议、文件、统计报表、内部 刊物等成套性文件可集中排列。 (4)编页号 根据排列结果，对卷内文件有
的同一问题集中归类在一起。
③划分保管期限，就是针对归
档文件不同价值和留存年限， 对归档文件进行保管期限上的 划分，即不同保管期限的归档 文件要分开。怎样划分归档文 件的保管期限，一般可根据 “保管期限表”的条款进行。
对有些归档文件保管期限上拿
不准的，应宁愿从长，而不能 从短。 ④文件归类，也就是在上所述 的基础工作完成以后，把同一 年度、同一机构（问题）、同 一保管期限的归档文件集中放 在一起。
成的“白头文件”，如工作计划、 总结、报告、规章、调查、统计、 财务报表、交接手续、机构、人事、 合同、协议、科学研究、刊物、出 版物、外事活动中形成的材料；重 要的人民来信来访、领导的指示、
领导在公务活动形成的重要信件、
电报、电话记录、从外单位带回的 与本单位有关的文件材料；反映本 单位（本行业）的历史沿革、大记 事、年鉴、重要的剪报、荣誉证书、 声像材料、实物等。
2、上级单位的文件材料
（1）需贯彻执行的会议主要文
件材料，本单位主要业务的文 件及非本单位主管业务的法规 性文件；领导人、人民代表等 视察、检查本单位的文件材料 （含声像材料）。
（2）代上本（包 括报纸、刊物转载的文件材 料）。 3、同级单位和非隶属单位的文 件材料 （1）虽不是本单位主管业务但 需贯彻执行的法规文件。
主题的文件特征，是了解归档
文件内容的起点。实际工作中， 利用者多以此为查找线索，档 案工作人员也从题名入手进行 查找，因此，题名是最重要的 检索途径。完整的题名由责任 者、问题、 文种3部分组成。 抄写时只抄录问题和文种即可。
如果文件没有题名或题名含义
不清，不能揭示或不能完全揭 示文件内容的，应根据文件内 容重新拟写或补充标题，并在 新拟或补充标题之外加“[ ]” 号填写在目录中。 e、日期：填写文件制发日期 （文件的落款时间），即应以
位党、政、工、团召开的代表、 工作会，党组（党委）、行政 领导办公会，专业会办公会，
专业会参加针对本单位主管业务的
会议材料。 （2）正式文件。指本单位制发的 （包括转发、合发、本单位上级的 批复、下级的请示等）正式文件的 签发稿（定稿）、正本、重要文件 的修改稿。
（3）较重要的材料。指本单位形
（3）未经会议讨论，未经领导
审阅、签发的未生效文件、电 报草稿，一般性文件的历次修 改稿（重要法规性文件、定稿 除外）、铅印文件的各次校对 稿（主要领导人亲笔修改稿和 负责人签字的最后定稿除外）。
（4）从正式文件、电报上摘录
的供工作参阅的非证明材料。 （5）无特殊保存价值的信封， 一般性表态、询问一般性问题、 提出一般性建议或意见的人民 来信。 （6）单位内部互相抄送的文件
是根据形成和处理文件的年度
对归档文件进行分类。即不同 年度形成的文件材料要按年度 具体分开。а、以文件的形成时 间（落款时间）为准。如2009 年形成的《2008年工作总结和 2009年工作计划》应归入2008 年度；2003年形成的2002
统计报表、干部（党员）名册，
归档入2003年度；b、跨年度工 作任务形成的系列归档文件应 作为一个整体归入工作任务办 结年度中。如2008年形成的 《2009—2010年工作规划》应 归入2008年度；某单位2007年 立案、2008年结案的某信访案
作，形成的文件应按学年度分
类。 ②划分机构（问题），即机构 （问题）分类法：a、按机构分 类，就是根据文件形成及处理 的承办科室（部门）对归档文 件分类，也就是把文件按科室
（部门）分开，如信息科形成
或承办的文件放入信息科存档， 若是办公室形成和承办的文件 放入办公室存档等。b、按问题 分类，就是按照文件内容所说 明的问题对归档分类，即归档 文件要按其本身内容涉及的不 同问题分开，把相同内容
机关文书档案（卷） 整理方法
档案的概念：
档案是指过去和现在的国家 机构社会组织以及个人从事政治、 军事、经济、科学、技术、文化、 宗教等活动直接形成的对国家和 社会有保存价值的各种文字、图 表、声像等不同形式的历史记录。
一、机关文书档案的归档范围
（一）归档范围
1、本单位形成的文件材料 （1）会议文件材料。指本单
（“要”或“不要”）的工作，
把需要归档的留下，不需归档 的文件予以销毁。怎样判定 “要”和“不要”，其主要是 按照“归档与不归档范围”中 所列举的条款进行。一般是从 以下几个方面给予判定：①与 本单位主管业务、人事无关的
和无查考利用价值的文件不要；
②重份文件不要；③临时性的 无查考利用价值的文件不要； ④不需本单位贯彻执行的文件 不要等。 （2）划分年度、机构（问题）、 保管期限及文件归类 ①分年度，即年度分类法：就