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会议室使用管理制度
1. 目的
为了加强会议室的管理，做到合理使用，有效管理保
证各类会议顺利召开及相关工作开展有序使用，提高会议室
的利用率，特制定本规定。
2. 范围
本规定适用于中心各会议室管理。
3. 职责
3.1 办公室负责公司会议室的安排和管理，保证室内整
洁卫生，设施完好。
3.2办公室负责会议室的钥匙，会议室设施、卫生等管
理。
4. 内容
4.1 会议室仅限于本公司用于举行会议，接待访客、商
务研讨，招聘等工作，各部门安排的各种会议、工作需提前
登记，由办公室负责安排时间，避免发生时间冲突。未经允
许不得擅自使用，如特殊情况需借他人使用，需通过申请经
办公室同意方可。
4.2 各部门因公使用会议室，原则上须提前一天需填写
《会议室使用申请表》报备办公室，会议室使用遵循先全局
性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则。
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由办公室协调安排后，方可在公司前台处领取钥匙，并使用
会议室。
4.3 各部门在使用会议室时，不得在会议室吸烟、大声
喧哗，以免影响到其他同事正常办公。
4.4 各部门在使用会议室的过程中，必须爱护公物，保
持会议室的整洁，用完后所有设备放置原位。会议室配置的
影音设备由行政部负责监督管理，各部门使用人员应爱护会
议室的公共设备，若发现使用部门操作不当及人为造成损坏
的，须追究当事的相应责任。
4.5 会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得行政
部同意任何人不得拿出会议室或作为他用。若确因需要借
用，必须征得办公室同意后方可动用，事后归还原处。
4.6 凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座次
的安排，办公室协助提供会议用品（包括茶叶、水果、面巾
纸等），不得在会议室内随意乱贴乱画。
4.7 会议室的照明、空调、音像设备的使用及会务工作
由会议室原则上由使用部门负责，办公室协助指导使用。若
主办会议部门要求悬挂会标，专题会议后应将会标立即撤
销；若有其他特殊性要求，需提前申报，经办公室同意后，
方可进行。
4.8 行政部按每周会议安排表提前准备好会议室，及时
做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排，安排清洁人
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员做好会议室整洁工作，保证桌椅排放整齐，地面干净整洁。
并按会议需要备好茶杯，饮用水，会后及时打扫清理。
4.9 会议结束后，使用会议室的部门负责室内桌面卫生
清理和物品整理，并关好门窗、关闭空调、电器等设施设备
电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作，并及时将会议
室钥匙退回公司前台文员处，并由人员核查使用后物品状
况。如因与会人造成的损失将追究使用人的责任。
4.10 行政部要每天做好会议室场地及消防安全、设备检
查工作，保障各类会议、接待活动的正常进行。
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会议室管理制度
为规范中心会议室的使用，确保会议的顺利进行，
现规定如下：
一、会议室使用实行登记制度，使用时填写《会议室使
用登记表》，由会议服务部门统一安排使用，如遇会议改期
或取消，应及时通知会议服务部门。
二、会议室实行先登记先使用的原则，如发生使用时间
重叠的情况，双方协商解决。
三、夏季提前15分钟打开空调，冬季提前15分钟打开暖
风。
四、各司召开的会议，配有热水、纸杯，会议召开后每
间隔30分钟提供热水瓶续水服务。
五、新闻发布厅、第七会议室、多功能厅召开会议以及
局领导参加会议时，配有热水、瓷杯，会议期间每间隔30
分钟提供续水服务。
六、接待外宾时，配有瓷杯、矿泉水、湿毛巾，会议期
间每间隔30分钟提供续水服务。
七、会议结束后，使用部门及时通知会议服务部门清理
会场。
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会议服务员工作流程表
上午7：00～7：30 局长办公室卫生
上午7：30～8：00 各楼层会议室卫生
会前准备：
1、会前一小时打开会议室，调整室温，准备茶水。
2、会前半小时按会议形式与人数会议室摆放瓷杯。
会议服务：
3、迎宾：会前15～20分钟服务员站在所负责的会议室一侧迎接
来宾。
4、引导：宾客到达时，服务员要礼貌问好；来宾入坐后及时送
茶水；会议开始后，服务员应退至室外（如特殊会议需要，可留在会
议室内）。
5、续水：会议期间每隔30分钟续水一次，重要会议开会前随时
倒水，开会后第1～2次续水时间在20分钟以内。
6、宾客临时有事需要帮助时，要及时给予帮助或协调解决。
（注：会议服务期间不负责传递任何文件）。
7、会议结束后，站门口合适的位置送别。
会后收台：
8、送走来宾后，要及时清理用品，清洁会议室内卫生，关闭空
调、灯光等一切电器设备。
9、检查会场是否有参会人员遗落的物品，如有遗落的物品，马
上将物品送秘书处，与参会人员联系。
10、会议服务工作结束后，按会议实际情况填写会议记录，最后
将当日的会议人数、时间、次数情况做好统计工作。
下班时间 17:00，如须加班，时间顺延。
周末如须加班按会议要求，提前做好会前准备。
收到各司室《会议室使用登记表》后，分配会议室。会议结束后，
瓷杯、杯托应立即清洗，消毒处理。
工作时间内不大声喧哗，不关闭室门，不吃零食，保持室内卫生，
做到干净整洁。
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会议室分布情况
会
议室楼层 会议室规模 会议室用途 备注
1
一
层 45人（内20人，外25人,备5）
外宾洽谈室 毛巾、瓷杯
2 一层 6人 外宾会谈室 毛巾、瓷杯
3一层 60人 新闻发布厅 矿泉水
4 一层 40人
服务中心会
议室
二
层
16人 第一会议室 党员活室
5 二层 16人 第二会议室
6 三层 16人 第三会议室
7 四层 16人 第五会议室 （有窗）
8 四层 16人 第六会议室
9 五层 36人（备4人）
第七会议室
（党组会议室） 毛巾、瓷杯
1
0
五
层
16人 第八会议室 毛巾、瓷杯
1
1
五
层
16人 第九会议室
1五6人 局长会客室
8
2 层
1
3
五
层
6人 局长会客室
1
4
九
层
10人 休息室 毛巾、瓷杯
1
5
九层 主席台8人，观众160人 多功能厅 毛巾、瓷杯、矿
泉水
1
6
九
层
第十会议室
合计：会议室17个
一般会议室使用登记表
使用部门：（盖章）日期：
会议名称 联系人 电话
使用
时间
上午 人数 第会议室
下午 人数 第会议室
会议
要求
外来参会人数
外来参会车辆
备注 物业公司备案
会议服务：118室 电话：7781
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特殊会议室使用登记表
会议服务：118室 联系电话：7781
使用部门 承办人 联系电话
时间 月 日 时 分至 时 分
会议室
名称
新闻发布厅、外宾会议室、9层多功能厅
会
场
需
求
1、主席台人数
2、会场人数
3、音响
麦克风（有线个；无线个）
4、投影设备
5、9层休息室
6、会议用品
瓷杯、瓶装水、毛巾
7、外来参会
人数
8、外来参会
车辆
9、其他
横幅制作、瓶装水由开会部门自行
解决。
会议室管理部门签字： 使用部门签字：
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月日
备注：1、新闻发布厅、外宾会议室有会时，服务员通知中控室、
音
响室人员。2、九层多功能厅有会时，服务员通知工程部，
根据市内温度调节空调和排风系统。3、物业公司备案。
信息办签字：