项目档案管理流程
1.1 项目档案的基本范围
1.1.1 业务档案: 指公司担保项目操作流程过程中形成的包括但不限于客户基础材料、尽职调查报告、审核报告、业务工作会和专家评审会会议纪要及评审结果通知、审批表格、合同、协议和保后监管资料等贯穿项目始终的纸质文件、电子文档等全部资料。
同时包括业务合作项目等文书档案、经济档案、客户档案等;
1.1.2 反担保标的物权利证书、过渡监管的物权凭证等。
1.2 项目档案的责任人:
1.2.1项目档案归档责任人: 担保业务部、个人业务部等各担保业务部门;
1.2.2业务档案的立档责任人、保管责任人、管理责任人: 风险管理部;
1.2.3分公司的所有业务档案统一由所属公司风险管理部进行管理; 分公司筹建期间发生担保业务形成的业务档案和取得的反担保标的物权利证书暂时由北京公司风险管理部代为管理, 分公司风险管理部成立后办理移交;
1.2.4反担保标的物权利证书、过渡监管的物权凭证统一由所属公司风险管理部进行管理。
1.3 业务档案的归档要求:
1.3.1 各担保项目的业务档案必须在担保合同签订生效后的十个工作日内完成归档手续, 并交风险管理部立档保管;
1.3.2 对于在担保合同签订生效后的十个工作日内档案资料不齐全的, 仍必须将已有资料先行归档, 对缺项资料应列入《缺项资料清单》( 见附件1) , 并注明缺项的原因, 交风险管理部审核。
档案管理员根据合理的时限跟踪缺项资料的归档。
对于业务部门归档的资料, 风险管理部不得拒收, 如因拒收造成担保项目存在风险隐患的由档案管理员和风险管理部领导负责;
1.3.3 归档资料的要求;
➢在首次归档时必须具备的资料;
( 1) 确立业务关系的经济合同类资料:
·与银行签订的《保证合同》、《借款合同》等;
·与客户签订的协议, 如委托担保合同等;
( 2) 反担保措施类资料:
· 在签订《保证合同》前应已办理的各项反担保措施文件, 如抵押协议、质押协议、第三方连带责任保证反担保合同、自然人无限责任承诺函等;
· 与反担保措施相关的其它重要文件, 如客户的董事会决议、董事会成员名单及签字式样、股东会决议、法定代表人身份证明等;
( 3) 担保公司内部文件资料;
( 4) 客户基本资料;
( 5) 其它资料。
➢可后续归档的资料;
( 1) 在申请签订《保证合同》时暂未完成的相关资料;
( 2) 在正常操作情况下, 后续发生与业务相关的资料:
① 保后监管报告;
② 保后监管过程中获得的资料;
③ 所取得的物权凭证的复印件;
④ 担保过程中同意用款审批表;
⑤ 同意用款通知书复印件;
⑥ 其它应归档的资料。
· 公司和分公司风险管理部对担保业务后续发生的与业务相关
的资料的归档, 须积极督促项目经理归档, 并定期检查档案, 确保
每一个业务档案的完整性;
1.3.4 一笔业务的档案应按照”一般档案”和”要件档案”分
两个档案夹分别进行归档;
➢”要件档案”包括所有与本公司利益有关的具有法律效力的正本文本及合同, 如立项审批表、担保项目审批表、业务工
作会表决票、表决意见、业务工作会和专家评审会会议纪要、
评审结果通知、担保意向书、委托担保合同、董事会决议、
各类反担保合同、监管协议、借款合同、保证合同等等;
➢”一般档案”包括与同一业务相关的全套资料( 包括要件档案的复印件及存放于风险管理部的反担保标的物权证的复印
件) 。
”一般档案”资料的归档要求按以下类别和顺序进行:
A类: 内部操作和审批资料;
B类: 客户基本资料;
C类: 反担保措施的相关资料;
D类: 保后监管资料;
E类: 其它相关资料。
1.3.5 档案内的文件资料要去掉金属物; 对破损的文件资料应进行修补, 字迹已扩散的应复印并与原件一并存档; 纸页小的文件材料应加贴在A4纸上, 纸页宽大的应折叠整齐、压平;
1.3.6 归档的项目文件档案必须为原件或与原件核对盖有”经核对与原件相符”章, 并由核对人签名确认对原件复核的责任;
1.3.7 档案内文件要逐页按A、 B、 C、 D、 E等类别进行编号;
1、档案内资料清单不用编号;
2、档案内文件无论单面或双面只要有书写文字, 均应一面编写一个页号;
1.3.8归档资料由归档责任人按”一般档案”和”要件档案”逐件填写一式三份《担保资料清单》, 连同档案和《缺项资料清单》移
交风险管理部, 并履行移交手续。
风险管理部综合管理员负责审核所交档案资料与《担保资料清单》是否吻合、齐全; 再由该业务的原项目评审员作为监交人审核应上交资料的齐备性;
1.3.9《担保资料清单》归档责任人、监交人各存一份, 档案夹里一份;
1.3.10 凡归档资料, 都应做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰, 宜用蓝黑墨水、碳素墨水书写, 禁用铅笔书写, 以利长期保存。
1.3.11 任何部门或个人都不允许私自保存、损毁、涂改、伪造和销毁应归档的业务资料。
1.4 物权凭证的归档要求:
各担保项目的反担保标的物权利凭证原则上必须在《同意放款通知书》向银行出具前完成归档手续, 并交风险管理部立档保管; 对于递件后可出具《同意放款通知书》的项目, 反担保标的物权利凭证必须在《同意放款通知书》出具后的一个月内及时完成归档手续, 如超过一个半月, 经办人必须书面向风险管理部、首席风险官和总裁作出说明; 过渡监管的物权凭证需由风险管理部按过程控制的进度办理归档、领取等手续。
1.5 项目档案的立档和保管:
1.5.1 立档责任人和归档责任人对移交、接收的档案必须分别
进行纸面和电脑登记; 电脑登记的内容按项目简称为文件夹名按不同内容分别保存在公司担保业务部和风险管理部”共享”中;
”电子档案”包括项目尽职调查报告、审核报告、业务工作会和专家评审会的会议纪要、评审结果通知、委托担保合同及相关反担保合同、决议等合同类文件。
电子档案随项目进度由立档责任人逐步归集, 并保存于单独的共享文件夹中, 该文件夹密码由风险管理部档案管理员持有。
在归档责任人移交纸质档案后, 立档责任人应同时检查该项目电子档案是否齐备并予以补充。
1.5.2 ”要件档案”单独存放, 立档、借阅等由风险管理部管理, 钥匙由综合管理部保存; ”反担保标的物权利证书”实行风险管理部和综合管理部双人双锁控制进行管理, 并建立登记薄对整个存、取、阅、释放过程进行完整记录;
1.5.3 立档责任人对所接收的档案要进行审核、分类、编号、整理等立档工作;
1.5.4 各项档案案卷排列按照年度、办理完毕的时间顺序、业务部门( 担保业务部代码为D1, 个人担保部代码为D2, 分支公司代码以其开头的拼音字母组成) 、业务品种及业务发生的顺序进行编排。
档案号的编排按照以下方法进行: 公司代码 + 年份 + 部门代码+ 业务类型 + 序列号。
例如: 天津分公司担保业务部关于承兑汇票担保业务第一号应编为: TJ- -D1-CD-001, 依此类推;
1.5.5 在保项目和已解除担保责任项目的档案应分开存放管理;
1.5.6 公司总裁、首席风险官应定期( 至少每半年一次) 对档
案保管的状态进行检查, 发现问题及时解决, 以保证档案的完整与安全。
1.5.7 罚则:
➢所有未按规定要求进行归档的项目, 将被直接定级为关注;
➢每一个项目超过十个工作日未归档的或缺项资料拟归档期限超过一个月仍未归档的, 将上报公司总裁对相关责任人发出
警告通知, 二个月仍未归档的上报公司董事长进行处理。
1.6 项目档案的鉴定销毁和移交:
1.6.1 项目档案的保存期限一般为: 担保责任解除后两年;
1.6.2 超过保存期限的项目档案, 必须经风险管理部进行鉴定, 对确无保存价值的档案进行登记造册, 报总裁签字批准后销毁;
1.6.3 销毁档案时, 应由综合管理部、风险管理部分别指定两人负责监销, 防止档案遗失或泄密, 销毁完毕, 监销人员要在销毁清册上签字, 并将销毁册存档;
1.6.4 档案工作人员因工作需要调动时, 应在离职前办好档案交接手续。
北京金成锦华投资担保有限公司。