关于规范合同管理的通知
发布时间:2015-05-08
各子公司、集团各部门：
根据年月集团法律事务部对各子公司合同会签、审2015 4
批及存档情况的检查结果，结合法律事务处理的实际情况，现就规范合同管理有关事项通知如下：
一、合同文本的形成和上传流程
（一）合同从谈判到签订和存档一般包括如下文件：信誉和
背景调查、合同文本草稿、合同审批修改意见、法人授权委托书
、对方资质证明文件、各种审批管理表格、合同谈判记录、合同
正本及附件、合同签订、变更、解除过程中的信函、电话记录、传真资料、票据凭证及其他资料。
（二）合同文本包括合同正文和附件。正文就是经过集团法
务部审核后的合同修订稿，附件主要包括《禁止商业贿赂协议》、合同谈判记录、部门讨论记录以及对方授权委托书和资质证件（营业执照、组织机构代码证、委托代理人的身份证复印件）
（三）合同文本的形成.
所有合同由经办部门拟稿并传至法务部审订，经过审订后
由法务部返还给经办人。根据实际谈判情况，如经办人或合同对方不同意法务部的修改建议，经办人需和法务部协商确定最终合同
文本。
以前各公司已形成的规范合同文本，且法务部已建议作为该类合同模板使用的，可不经法务部修订直接上传审批。
法务部将安排法务专员参与重要工程、采购、施工、营销
合同的谈判过程，各部门应相互协作制定出公司合同范本。
（四）合同上传审批流程
合同经办人应先将经法务部修订后的合同文本送对方签字
盖章，然后方可上传到审批系统，上传后经办人应及时跟
EAS
踪相关部门的审批情况，原则上在日内完成审批。如遇特殊7 情况
（如政府及事业单位服务类合同），需由我方先盖章的或没有禁止商
业贿赂协议和对方资质证件的，由项目总经理同意后，经办人方可上
传合同文本。
二、合同签章和保管
（一）合同签章流程
集团直属项目合同签约时必须使用合同专用章，原则上不使
用行政公章，严禁使用财务章或业务章。各项目公司暂时没
有合同专用章的可以加盖公司行政公章。
网上会签完成后，经办人持打印的网上会签审批表到印
章管理人处盖章。印章管理人应对合同文本的填写和相关附件对
照网上审批系统上传的文本进行核查，并检查公司负责人或经办部门负责人是否签名和填写日期，符合要求的予以盖章，超过二页的合同文本必须加盖骑缝章。同时由印章管理人做好合同文本交接登记，注明合同名称、份数、接收人、接收日期和其余原件存档情况，并做好用章登记工作。需集团公司签章的，由子公司办公室送至集团盖章。凡不符合要求的，印章管理人一律不得盖章。
合同至少一式四份，我方三份，由经办部门、财务部、办
公室（总公司由法务部保管）各一份，印章管理人盖章后直接留存一份作为办公室存档，并同时做好合同台账。
（二）合同编号
每一份合同都必须有一个编号，不得重复和遗漏。每一份合
同包括合同正本及附件、合同文本的签收记录。合同分批履行的情况记录，变更、终止合同的协议，均应一并保管。
（三）合同台账.
合同管理员每月底将所在公司该月合同签订情况建立台账，
并报一份到集团法务部备案。
三、合同审查会签人的责任
负责审查合同的部门和员工，因工作失职或徇私舞弊而疏忽、放任审查，致使不该签订的合同得到签订而造成经济损失的，应按后果及责任大小，承担相应的行政责任、经济赔偿责任直至
法律责任。
一）合同经办人的职责
1、审查主体资格是否合法。具有经年检的营业执照，其记载的内容与实际相符。
2、审查合同的标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书。
3、由委托代理人代签合同的，应审查出具真实、有效的法定代表人
身份证明书、授权委托书、代理人身份证明。
合同经办人负责收集对方资质证件、授权委托书等对方公司
信息和对方签约人信息。同时经办人应对其提供的资料的真实性
负责
（二）部门经理、分管负责人审查事项．
1、合同的合法性审查
主体合法，签约各方具有签约的权利能力和行为能力；内容合法，签约各方意思表示真实、有效，不违背法律、不显失公平；形式合法；签约程序合法。
2、合同的严密性：条款齐备完整；文字清楚准确；设定的
权利义务具体、确切；相应的手续完备；相关附件完备。
3、可行性：资信可靠，有履约能力。
4、合同承办形式审核：承办人无误；符合规定程序；各审
核部门审核意见齐备；合同文字无误各审核部门在审核时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在审核意见中明确提出修改意见。我方公司对外签约时，一般由公司负责人或部门负责人签字。但是重大合同（如金额大于100 万的、各类总揽性合同，必须由法定代表人签字）必须由董事长书面授权委托代理人签字或董事长本人签字。
四、合同的其他注意事项
（一）合同范本的使用
一般国家或行业有示范文本的，应当优先使用，但在选用时，对涉及权利义务关系的条款经办人和法要重点审查，部务
必要时可以进行修改。无范本的合同采用集团公司各部门已经成
熟使用的合同文本或法务建议作为范本使用的文本
（二）合同经过会审后经办人应在三日内到印章保管人处及
时盖章（特殊合同需要符合审批日期要求的，日期可以暂时不填写）。如逾期合同不能签订的，由经办单位到办公室注销。
（三）合同中除了设定违约责任外，还应当设置其他的保护性条款。特别是合同标的额比较大，履行周期比较长，可以考虑设置定金、履约保证金、抵押、质押等条款，从而减少风险。法务部认为必要的情况，将对重大合同进行公证。
五、合同的跟踪执行
合同签订生效后，即具有法律效力，签订合同的各方应全面
履行合同条款，各经办部门和人员需对合同履行进度情况进行跟
踪处理