陕铁集团汉中钢铁有限责任公司公文规范管理制度办公室二0一一年十月陕钢集团汉中钢铁有限责任公司公文规范管理制度一、为了进一步加强文秘管理，提高工作效率，推进公司管理水平的提高，根据《国家行政机关公文处理办法》、《陕西省国家行政机关公文处理实施办法》、《国家行政机关公文格式》和结合公司实际，制定本制度。

二、本制度包括：1、陕钢集团汉中钢铁有限责任公司公文处理办法2、国家行政机关公文处理办法3、国务院办公厅关于实施《国家行政机关公文处理办法》涉及的几个具体问题的处理意见4、国家行政机关公文格式5、陕西省国家行政机关公文处理实施办法6、国务院公文主题词表7、出版物数字用法的规定8、中华人民共和国标准标点符号用法9、中华人民共和国法定计量单位10、中华人民共和国国家标准校对符号及其用法三、本制度发放范围：陕钢集团汉中钢铁有限责任公司下属各单位、部门。

四、制度下发后，各单位应认真遵照制度规定，规范公文程序及格式。

五、本制度自发布之日起执行。

六、本制度由办公室负责解释。

- 1 -陕钢集团汉中钢铁有限责任公司公文处理办法一、基本要求1、严格控制行文数量。

按照“精简、效能、规范”的原则，凡可以通过其它方式处理的事项，坚决不发文；行文应当确有必要，注重效用，从严控制发文数量。

2、发文要求双面印制。

拟文单位不得自行印制，一律由办公室审核、统一印制（拟文单位提供已核对过的电子版本）。

二、公文种类1、命令（令）适用于公司有关企业法规规章的公布以及实施法规、规章的行政措施；宣布施行重大强制性行政措施。

嘉奖有关单位及部门不使用此文种。

2、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3、公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

4、通告适用于公布企业各单位及企业周边应当遵守或者周知的事项。

5、通知适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，印- 2 -发本公司的重要规范性行文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。

6、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

7、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

8、请示适用于向上级机关请求指示、批准。

9、批复适用于答复下级单位的请示事项。

10、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

11、函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

12、会议纪要适用于记载、传达会议情况或议定事项。

会议议定事项如涉及机构设置、人员编制、人员任免、经费划拨以及政策性强、涉及面广的重大事项等，应以其他文种专项行文。

三、公文格式（一）、公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关、印刷日期和印刷数量等部分组成。

1、涉及国家或企业商业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中“绝- 3 -密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

2、紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

3、发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。

4、发文字号应当包括机关代字、年份、序号。

联合发文，只标明主办单位的发文字号。

5、上行文应当注明签发人及所有会签人姓名。

其中“请示”应当在附注处注明联系人（具体承办人）的姓名和电话。

6、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明发文机关和公文种类。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，词组、短语之间一般也不空格。

7、主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称；普发的公文使用准确、统一的规范化统称。

8、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

印发、批转、转发的公文，不应以附件说明。

9、公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。

联合上报的公文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

印章与正文最后一行应当保持规定的间距。

当正文内容排完，所剩空间不能容下印章位置时，应通过调整行距、字距，使印章与正文同处一面，不得采取“此页无正文”的做法。

10、成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

11、公文如有附注（需要说明的其他事项），应当在成文日期和印章之下、版记之上加圆括号标注。

附注标注位置：左空2字，成文日期下空一行标注附注。

- 4 -12、公文应当按照主题词表规定的标识规则和词目标注主题词。

上行文按照上级机关的要求标注主题词。

主题词词目从《国务院公文主题词表》中选取。

13、抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。

抄送单位标识应当使用全称或者规范化简称、统称。

抄送单位名称的排列顺序应力求相对统一。

14、印发单位指公文处理管理部门，印发时间为公文送印日期。

15、公文文字从左至右横写、横排，并使用规定的字号和字体。

（二）、公文中各组成部分的具体标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

（三）、公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm*297mm），左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

四、行文规则（一）、行文应当确有必要，注重效用，从严控制发文数量。

（二）、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

因紧急、特殊情况必须越级请示和报告时，应说明情况并抄送被越过的上级机关。

（三）、与相应的其他单位进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。

公司下属单位除办公室外，其余各单位均不得对外正式行文。

（四）、属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文，不应报办公室批转。

联合行文应当明确主办部门。

（五）、请求答复或批准的事项，如属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

（六）、部门之间对有不同见解的问题未经协商一致，不得各自向下行- 5 -文。

如擅自行文，办公室应当责令纠正或撤销。

（七）、向公司各单位的重要行文，应当同时抄送集团相关业务部门。

（八）、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

（九）、除公司领导直接交办的事项外，不得以部门名义向公司领导报送“请示”、“意见”和“报告”。

五、发文办理（一）、发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、编号登记、缮印、用印、发文登记、分发等程序。

（二）、草拟公文应当做到：1、符合国家的法律、法规及其他有关规定。

如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3、公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

4、人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

5、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

6、应当使用国家法定计量单位。

7、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

- 6 -8、公文中的数字，除成文日期、部门结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（三）、发文流程：1、以公司名义拟制的公文，凡涉及各职能部门工作的由相关业务主管部门代拟文稿，其它综合性文稿由办公室组织起草。

以部门（单位）各义下发的公文，由各相关部门（单位）起草。

2、公文内容应符合国家法律、法规及公司有关规章制度。

3、公文起草单位应根据公文内容准确拟定公文标题，根据行文目的和与主送机关的行文关系确定文种。

4、文搞拟好后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。

5、各单位以公司名义拟定的公文文稿，应先由本单位行政负责人核稿，之后交公司办公室负责人审稿，审稿的重点包括：（1）行文有无必要。

（2）行文方式是否妥当，是否符合行文规则；（3）公文格式是否符合公司有关规定；（4）公文所涉内容是否符合国家法律法规及公司有关规章制度；（5）涉及有关部门的问题是否进行了协商和会签。

6、核稿过程中，要严格依据国家的法律法规、政策以及企业的规章制度，对文稿进行审核，并作例行的文字修改和技术处理。

7、核稿人、审稿人均应在统一格式的公文首页稿纸指定栏目内签署意见和姓名、时间，以示负责，并便于查询。

8、对涉及其他部门职责范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出- 7 -面协商，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

9、联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。

一般不使用复印件会签。

10、行政公文审核签发过程，应自下而上，逐级把关，一般不得越级送审。

11、经审核过的公文，部门发文的应由部门负责人审阅签发。

以公司名义拟制的公文，凡涉及到公司全局性公文（包括人事、财务、重大决策性公文）原则上由董事长签发，其它对外上报的日常生产经营类文件由总经理签发，内部下发的正常业务性文件由各主管领导签发。

董事会会议纪要由公司董事长签发；总经理办公会议纪要由公司总经理签发；专题会议纪要由主持会议的副总经理签发。

党政联席会会议纪要、党委会会议纪要、党委文件由公司党委书记签发。

12、以公司名义拟制的行政公文在付印前要由公司办公室文秘部门认真进行复核、登记编号，然后付印。

复核的重点是：审批、签发手续是否完备；附件材料是否齐全；格式是否统一、规范；内容是否确当；文字是否规范等。

13、付印公文应先打出清样，经核稿单位指定专人核对无误并签字，方可正式印刷。

14、对于有下列情形之一的公文，办公室有权退回或宣布撤销：（1）、不符合国家法律、法规、规章制度，与公司有关规定相抵触，又未说明理由的；（2）、内容不成熟，结构不合理，需作重大修改的；（3）、观点、事实不清或有错误，需作补充及修正的；（4）、文字粗糙冗长，须作大量修改或两个以上文稿可以合并发文的；- 8 -（5）、主送单位不正确，或越级行文又无特殊原因的；（6）、“请示”公文一文数事、多头报送的，“报告”中夹带请示事项的；（7）、公文未加盖公章，文稿未经部门主要负责人审核签署的；（8）、上行文未按要求注明签发人、会签人及联系方式和联系人的；（9）、文种使用不当、主题词标引不符合规范要求等问题的；（10）、其它违反行政公文及文稿起草、报送规定及程序的，公文格式或文种使用错误的。