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合同管理制度
2011年7月14日
第一节 总则
第一条 为保护合同当事人的合法权益，加强公司合同管理，规范合同法律
行为，减少合同失误，提高经济效益，根据国家《中华人民共和国合同法》及其
他有关法规的规定，结合本公司的实际情况，制订本制度。
第二条 凡以公司名义对外签订的各类合同（包括协议）一律适用本制度。
第二节 合同的管理部门
第三条 合同管理责任部门与相关管理部门
（一）财务部为公司各类合同的总管理责任人，即合同管理责任部门。
（二）合同相关管理部门及职责：
1、销售部门负责产品销售类项目合同的签订与履行；
2、供应部门负责生产原材料物资采购合同的签订与履行；
3、设备部门负责各类生产设备、设施购进合同的签订与履行；
4、财务部门负责公司房地产类合同的签订与履行；
5、人力资源管理部负责人力资源方面合同的签订与履行；
6、综合办公室负责日常办公用品采购及上述五部门未涵盖合同的签订与履
行。
第三节 合同的原则与内容
第四条 合同签订原则
（一）签订合同应在公平原则的前提下，确定各方的权利和义务。
（二）当事人订立、履行合同，应当遵守法律、行政法规，尊重社会公德，
不得扰乱社会经济秩序，损害社会公共利益。
（三）不得签订违反法律、行政法规的无效合同。
第五条 合同的基本内容
合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款：
（一）当事人的名称或者姓名和住所；
（二）标的；
（三）数量；
（四）质量；
（五）价款或者报酬，付款方式；
（六）履行期限、地点和方式；
（七）违约责任；
（八）解决争议的方法。
当事人可以参照各类合同的示范文本订立合同。
第四节 补充协议与合同的修改
第六条 对于合同中未尽事宜可以签订补充协议，补充协议与正式合同具有
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同等法律效力。
第七条 对于原材料供应在总体合同不变的前提下，价格随行就市调整亦必
须签订专门的价格补充协议，与正式合同一并履行并归档备查。
第八条 合同经双方协商后可作修改。修改好的合同必须注明原合同废止条
款。
第五节 关于口头合同（协议）
第九条 公司不以口头合同（协议）作为履约依据。所有的履约依据必须是
书面形式、双方签字生效的文本文件及其相关附件。
第十条 对于销售中少量的销量（一般以商砼300立方左右为限）及现金交
易等口头合同，必须以《销售合同评审表》予以登记并由分管领导批复后作为履
约依据方可履行。本《销售合同评审表》与正式合同具有同等法律效力，其保管、
存档从正式合同管理规定。
第六节 合同的签订
第十一条 当事人起草合同文本并经分管领导初步审查确定之后，必须按流
程组织合同评审。销售项目按《销售合同评审表》、物资采购项目按《物资采购
合同评审表》所列流程执行，合同评审表会签后方可进入正式合同签订程序。
第十二条 合同的签订应由公司法定代表人或法定代表人的委托人（即法人
代表）、总经理或总经理授权人签字方具有法律效力。
第十三条 合同签字后必须加盖公司合同专用章方可生效。
第十四条 公司合同专用章由公司财务部门负责保管，合同专用章管理与使
用按《公司印章管理规定》执行。
第七节 合同的存档
第十五条 合同签订后，当事人应在当日将合同正式文本交付财务部存档，
同时，财务部复制合同影印件交当事人，双方在《合同交接表》上签字确认。《合
同交接表》由财务部制发、填写、保管，作为各类正式合同的目录备案。
第十六条 各部门所存合同影印件为履行合同的法律依据，与正式合同文本
同属公司商业机密文件，各部门必须指定专人负责管理。
第十七条 存档要求：
（一）合同完整齐全，每一份合同包括合同正本、副本及与之有关的文书、
图表、传真件以及相关单证等附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况
记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。
（二）财务部对所有公司对外签订的各类合同实行统一编号，各合同存档部
门应建立合同管理档案，作好合同存档、移交等记录。
第十八条 财务部每季度组织专人对各部门合同管理档案的完整性、准确性
进行检查、监督、整改，对管理不善者配合人力资源部予以考核。
第八节 合同的履行
第十九条 合同的履行由合同相关管理部门与当事人负责，主要检查监督合
同履行全过程是否按合同约定条款执行。
第二十条 合同履行过程中如发现履约偏差，合同相关管理部门与当事人必
须及时报告上级并提请双方作偏差修正。
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第二十一条 合同履行中如发现合同条款疏漏，需及时起草并按合同签订流
程签署补充协议对合同予以严密规范。
第二十二条 对于无法履行、必须提请诉讼的合同纠纷，由合同相关管理部
门与当事人负责组织材料并进入法律程序。
第九节 合同的借阅
第二十三条 借阅程序、责任
（一）合同借阅人限于总经办人员及部门经理。
（二）因工作需要借阅合同档案，须填写“合同档案借阅单”，注明查阅合
同档案的名称、编号、查阅人等。经合同存档部门经理签批后方能借阅，当天借
阅当天归还，归还时应认真核对，如需延期须办理续借手续。
（三）阅档人对所借阅合同档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、
污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。
（四）如借阅期间合同遗失，公司将追究其行政及经济责任。
第十节 附则
第二十四条 如有违反上述规定者，公司将视情节严重对当事人予以考核处
罚。
第二十五条 本制度最终解释权、修改权归属财务部。
第二十六条 本制度自发布之日起施行。
附：
销售合同评审与执行流程
销售合同评审表
物资采购合同评审表
物资购进入库出库流程图
合同签订履行及账务结算流程图
合同交接表