娱康包场管理制度
一、总则
通过制定娱康分公司包场管理制度使娱康包场管理规范化，指导包场管理，提升娱康分公司包场服务质量，最终提升娱康分公司包场收入。
二、使用范围
本制度适用于娱康分公司所有经营场所（梦幻剧场、垂钓区、高尔夫、游船、自行车、苏斯湾、粤湘情、面馆、酒吧、练歌坊、运动俱乐部）承接的各类包场及大型预定。
三、包场管理权限
第一权限人：娱康分公司总经理佟志刚
第二权限人：娱康分公司助理总经理曹馨卉
第三权限人：娱康分公司见习助理总经理王红玲
第四权限人：各部门经理
表演部崔亚兵
剧场部陈春茂
餐饮部李兴宏
经营部李健
运动俱乐部彭震
第五权限人：娱康计调及公司市场人员
四、包场管理
1、包场管理流程
2、包场流程各环节工作
（1）确认包场意向
在客户表示有包场需求时，应了解客户以下信息：公司名称、公司规模、公司简介、具体联系人及联系方式、最终决策人及联系方式、包场意向活动、参与活动人数、包场时间、包场地点、是否需提供具体活动策划、包场外其他活动安排等。
（2）初报包场价格
对客户包场意向进行分类，根据娱康包场价格体系，由市场人员或经营部门负责人向客户提供初步的包场价格及小项目收费价格。
如涉及特殊包场或大型包场则需市场人员先与部门负责人进行沟通，再由市场人员向客户提供初步报价。
市场人员初报价后需填写《娱康包场意向表》，并传阅相关部门负责人处进行信息沟通。
（3）了解包场需求及基本情况告知
提供初步报价后，需了解客户包场详细的信息，如：是否需提供活动策划方案、协助人员、外设道具、礼品、饮料、餐饮、签到台、
休息室、灯光、音响、投影、鲜花、抽奖箱等及其要求标准；是否进行场地布置、是否需要搭建、是否需挂横幅、是否需接送等及其技术参数。
并由经营场所负责人或市场人员就上述客户要求给予具体明确的答复。
（4）确定包场价格
通过了解需求及基本情况告知，部门负责人及市场人员确定包场底价，后由市场人员在底价的基础上与客户协商得出最终包场价。
（5）签订包场相关协议及收取包场定金
就双方沟通最终得出的条件进行编写包场协议，双方确认无误由市场人员或部门负责人与客户签订包场协议书、物品损坏赔偿协议及安全协议。
客户需按包场整体价格的30%支付订金，经经营部门收银处确认并由收银开具订金收取证明，部门需当天内进行包场场地预留。
（6）进场准备
包场前三天由市场人员需跟客户联系人沟通，再次确认包场时间及相关准备工作，并由市场人员告知经营部门沟通结果；经营部门应提前三天开会就包场活动协助人员、物品准备、环境布置、卫生等工作进行计划安排，并指定一名部门联系人。
（7）进场
据签订的包场协议时间安排，客户进场进行环境布置及包场活动相关准备工作。
经营部门需安排员工协助跟进。
如需搭建或增设外置大型设备经营部门则需请工程部电工全程跟进。
包场当天市场人员需
再次跟客户确定进场时间及退场时间，并通知经营部门做好相关准备，如客户进场时间或退场时间有变则需提前一天告知市场人员及经营部门。
如无通知则按协议上的时间来计算包场时间。
（8）包场跟进
包场活动进行过程中经营部门指定的联系人必须全场跟进，并请客户在退场前到收银处缴纳剩余包场费用。
在包场活动过程中因客户需要，产生其他费用的需先得到客户负责人的确认，部门联系人应做好具体的费用明细，由客户负责人需签名确认。
（9）退场
包场结束退场过程中，如有搭建或改变场地原功能使用的客户需恢复场地原貌。
包场退场后应由部门联系人及客户负责人一起进行退场检查，如有造成场地或设备损坏的需按包场签订的物品损坏赔偿协议进行赔偿。
3、细节解释
（1）报价：在进行包场市场拓展过程中，部门负责人及公司市场人员有权根据包场价格说明书向客户初报包场价格，如包场价格需另议的则需由公司市场人员咨询部门负责人后方可向客户初报包场价格。
为避免报价混乱，公司市场人员及部门负责人向客户提供初步报价后需在当天知会另外一方客户相关信息及报价情况等信息。
（2）协议签订：公司市场人员与客户达成包场意识后，需与客户签订包场协议、安全协议、物品损坏赔偿协议，用以明确包场双方在包场过程中的权利及义务。
协议内容应尽可能详细，避免造成误会。
（3）费用支付：签订包场协议后，客户需先在经营部门收银处缴纳包场价格30%的费用作为订金。
经营部门在收到订金当天需就包场场地进行预留。
包场剩余费用及包产过程中产生的费用（如：物品损坏赔偿、商品消费、超时费等）应在退场前到经营部门收银处缴纳。
如费用纳入会议总账、转房帐或签单的则需经前台收银确认，并由收银处开具消费证明由客户签名确认。
（4）改变场地原功能：包场需改变场地原功能、搭建或增添外设设备的，产生费用由承包方负责。
包场结束后承包方需负责场地还原，如有造成物品或产地损坏的需按签订的物品损坏赔偿协议进行赔偿。
（5）联系人：包场签订协议后需指定一名市场人员跟进包场相关工作的联系人，同时经营部门也需指定一名领班级及以上员工作为部门联系人。
市场人员定期联系客户了解包场准备情况，并告知部门联系人与客户的沟通情况。
包场开始后由部门联系人直接跟进包场活动。
（6）包场时间计算：包场时间包括进场前场地布置用时、包场活动用时、包场退场场地复原用时三部分。
包场时间按包场协议双方约定的时间计算，超时的不足一小时按一小时加收费用
（7）场地预留：经营部门在收到客户包场订金时需及时进行场地预留。
未缴纳包场订金的包场场地预留期间如有其他客户先缴纳包场订金，先缴纳订金的客户可获得场地使用权。
先进行场地预留后缴纳订金的情况如下：大型包场（如：需搭建、增设设备、参与活动人数500人以上）需提前一周进行场地预留，并在场地使用前三天完成订金缴纳；普通包场需提前三天进行场地预留，并在场地使用前一天完
成订金缴纳；如未能及时缴纳包场订金的场地预留自动取消，业务员担保除外。
（8）信息沟通及整理：在包场管理活动中，要及时分享收集到的信息（如客户的资料、包场的意向、活动经费、活动安排、场地及物品需求、食宿、交通等信息）。
进行包场洽谈过程中需填写《娱康包场意向表》，并传阅给相关市场人员或经营部门。
包场结束后经营部门需及时填写《娱康包场信息登记表》交至娱康计调组，并由娱康基调组按月、季度、年进行信息汇总。
五、附件
1、《娱康包场意向表》
2、《娱康包场信息登记表》
《娱康包场意向表》
市场人员：联系电话：日期：
《娱康包场信息登记表》
市场人员：联系电话：日期：。