公文写作培训资料 一. 公文的概念及基本特征 概念:公文是法走的机关与组织在依法履行职能过程中，按 照规范体式和处理程序制成的，具有现行效用的书面文件，是管 理机关工作的重要工具。 基本特征：鲜明的政治性,由法定作者制成和发布，具有法 走的权威和现行效用,特定的体式和处理程序。 公文的根本功能：特走的现行效用。 公文的重要功能：领导功能、规约功能、沟通功能、宣传功 能、凭据功能。 二. 公文的种类 2000年8月24日，国务院发布的《国家行政机关处理办 法》
规走,我国行政机关使用的法走公文种类有33中，包括： 命令(令］决走、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请 示、批复、意见、函和会议纪要。 三. 公文的体式 即公文特有的表现形式，包括文体特征和外观式样特征。 根据国家质量技术监督局1999年12月27日发布的《中 华人民共和国国家标准》(GB/T9704-1999 )《国家行政机关公 文格式》规走,公文格式构成要素划分为盾首、主体、版记三个 部分。7
盾首包括：公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、 发文机关、发文字号和签发人6个要素。 主体部分包括:标题、主送机关、公文正文、附件、成文时 间、公文生效标识和附注7个要素。 版记包括：主题词、抄送机关、印发机关和发文时间等。 现将公文写作常识及常用公文的写法简要介绍如下,请全体 从事文秘工作的人员认真学习,切实提高公文质量。 四. 公文的语言风格与基本要求 (_)公文语言风格 平直、朴实、庄重。 平直，即采用直笔表现手法,不用曲笔。强调直截了当，表 里一致。禁止使用〃双关语〃、〃话中话〃、〃弦外之音〃等语言。 朴实,即采用朴素实在的语言，不刻意追求华丽的词藻。 庄重，指公文的语言具有端庄、持重、典雅、文明的格调。 强调书面语言，专门术语及酌情使用的文言词语。 (—)语言表达要求 1・准确性要求,强调客观事实的准确。
2・规格性要求，即专门用语。常用的有：
开头语：兹(为、因、走于L欣(闻、逢、值)、根据、遵 照、按照等。
结尾语：特此、现予公布等，〃以……为要〃、〃以……为盼(感3
称谓用语：我、本、你、贵、该等。 征询用语：当否、妥否等。 表态用语：可行、不可行、同意、不同意、准予等。 期请用语：希予、尚希、拟请、务请、恳请、恭请、诚请等。 期复用语：请批示、请函复、请指示等。 谦请用语：承蒙（惠允、协助、慨允、大力支持）等。 3・简练性要求，即简明精炼。语言要简短、简明。开头要 开门见
山,结尾要强调行文要求。图表、大量繁琐的分析说明等 要尽量用附件体现。 4 •鲜明性要求，指公文的中心思想和基本观点突出、明确。
5 •修辞要求，公文语言重实用、少修辞。即便使用修辞, 采用消
极修辞（科学修辞）,不用积极修辞（艺术修辞X 公文中常用的修辞是引用，适当使用比喻、借代、对比、排 比、层递等；一般不用比拟、对偶、设问、反复等修辞手法；禁 止使用夸张、反语、双关等修辞手法。 五. 公文写作的基本步骤 明确公文主旨■…广泛收集材料…一拟写提纲一…拟写草 稿■…修改与审核。 六、 拟稿注意事项 （-）概论 拟稿：是发文处理的第一道程序，直接影响公文质量。一般 要求各4
部门明确专人负责，主要报告、请示要求部门领导人亲自 主稿。 拟稿人首先要明确，发文是为了解决实际问题。所有用语均 应有利于解决问题。 (二) 拟稿要求 L符合法律法规,符合公司有关规走；
2. 情况要切实、观点要明确、表述要准确、结构要严谨;
3. 力戒空话、套话、废话，要朴实、实在。要做到开门见山、 简
短,文字通顺； 4•符合公文规范；
5•文种应根据行文目的和关系来确走；
6•拟制紧急公文要体现紧急的原因；
7・公文标题中,T殳不出现标点符号。
8•引用公文时要写明发文机关、标题、公文编号”要注意顺 序,标
题要用书名号、公文编号要用括号；一句话中同时引用几 则公文,导致该句话很长时,应将文件名和公文编号换位。 9•引用年月日时要详写某年某月某日;
10.结构、层次、序数:第一层是汉字小写的一、第二层是 (-),第
三层是1 •第四层是(1) 一般就是四层； 11 •公文要用法定计量单位，并且在同一文中要统一；
12数字除了必须用汉字的以外，一般都用阿拉伯数字，数 字在排5
印的时候不能断行； 13•公文引用地名、人名及其他事物名称时，应用法走全程 或规
范简称。 14•有附件的公文，要将附件标注在正文后成文日期前，附 件可
省略发文字文号。 15•管理制度文件内容一般用条文表述,每条可分为款、项、 目。
款不编号，另起自然段；项的序号用中文数字加括号依次表 述；目的序号用阿拉伯数字依次表述。内容较多的,可以分章， 整下设节。例如：第一章总则 第一条 为*****\童的标 题要加粗；第几条三个字本身要加粗,后空一格写内容,不要用 标点。 16 •一份文件中，对一个单位的称谓要前后一致。一个单 位的名
称第一次出现时必须使用全称,并用括号注明规范简称， 其后再次出现时即用简称。 17・请示件一般不得超过3000字。超过3000字应拟写报 告提
纲。 七. 核稿的基本要求 核稿是保证公文质量的重要工作，文稿送领导审批签发之 前,由核稿人员对文稿的内容、格式等进行全面审核，及时发现 问题、解决问题，不把问题(包括文字问题)带到领导处，起到 把关作用。 (-)核稿主要工作 一般是看行文关系是否正确、文字是否通顺、规范、有无错 别字等。 比较高的要求： 6
1・有较高的政治理论水平和政策水平；
2 •有较强的业务能力,熟悉公文处理的各项规定；
3 •具有多方面的知识,有相关业务工作的概念；
4•要求熟悉本单位正在开展的工作、所关注的重点；
5 •要求较高的文字水平；
6•要有一定的法律知识；
7•掌握更多的新知识,如公司改制、电力企业制度等；
8•核稿人要有协调能力,正确表达核稿的意见；
9•要有保密意识,合理确走文件的密级。
（二）核稿的重点 1•查是否需要发文（必要性）,可发可不发的就不发；
2 •查是否有矛盾,要合法合规，跟上级发文是否矛盾,与原 来发文
是否矛盾、本文前后是否有矛盾； 3•查规定是否清晰明确；
4•查文件要求是否具体可行、是否符合实际；
5直办文手续是否完备；
6•查文字表述是否准确,是否会产生歧义或差错；
7 •查文件是否符合公文处理办法的要求。
八. 公文的修改 退,不需发出的退拟文部门。 需要发出但需修改的，核稿人指出问题或修改意见并退拟稿7
人修改。大的修改一走要与原拟稿人协商修改。如果是文字表述 九. 行文规则 1•隶属原则,无隶属关系的不能发命令式文件;
2•有利于工作、有利于把事（W办成；
3 •—般不得越级行文；确需越级行文时，应同时抄送被越过 的那
一级； 4•协商一致原则；
5 •对下不能强行发文,对上要写清双方分歧所在；
6•几个公司联合行文编一个文号，联合上报文件只盖主办单 位一
家公章； 7•对等原则。如中电投某部门不能对大唐集团行文”只能单
位对单位、部门对部门。 十.常用公文写法 （一）请示 要求： 1 .请示是一文一事；
2 . 一般主送一个单位,其它单位是抄送,不要用抄报;
3 •除了领导亲自交办外，请示一般不能直接主送领导个人；
4・请示文后,成文日期前，要注明联系人和联系电话；对
集团公司请示工作，主送单位只能是中国大唐集团公司，不能直 接发到部门。
或公文体式方 IEI 的问题，由核稿人修改。 8 5 .属于本单位倍|3门）职责范围内的事不用请示。
写法： L请示的说理要充分；
2 •请示的事情要具体明确,不能含糊不清;
3有的请示需要提出不同初步意见和处理办法，并提出自己 的倾
向； 4. 请示一般不要用〃紧急请示〃，但可在公文缓急中注明〃急〃 或〃
特急〃； 5. 尾语一般是：〃妥否,请批示（复）/
（二） 报告 适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询 问。报告是只阅不办的”因此，报告不得夹带请示内容，标题一 走不能写成〃请示报告〃。 报告分为工作报告、情况报告、建议报告。 报告开头一般先写明题要,过渡句为：现将好报告如下。 报告结尾：可写〃特此报告〃 O （三） 函 是一种大量使用的正式文种。用于无隶属关系的单位之间相 互商洽工作、询问和答复问题、向有关部门请求批准等。标题一 般为：好单位关于好的函。 向有关政府部门请求批准,如财政部,文种应用〃函〃。 对级别比自己低的单位不能盛气凌人,对比自己高的不必过