浅谈企业采购的审计要点
发表时间：2010-07-22T08:57:41.043Z 来源：《中小企业管理与科技》2010年3月上旬刊供稿作者：高美伦
[导读] 对企业采购活动的审计，是企业内部审计的重要职责。
对企业采购审计，需要把握重点环节，有针对性地进行重点审计
高美伦（福建省泉州市泉港山腰镇肖厝边检站）
摘要：对企业采购活动的审计，是企业内部审计的重要职责。
对企业采购审计，需要把握重点环节，有针对性地进行重点审计。
企业采购审计的要点应包括企业采购内部控制制度审计、采购过程审计及采购效益审计三个方面。
关键词：企业采购审计要点
0 引言
企业采购是企业生活经营过程中的一项基本经济活动，加强采购管理和审计监督，降低采购成本是企业经营管理的重要内容。
对企业采购的审计，是企业内部审计的重要职责，只有充分把握企业采购过程中的重点环节，有针对性地进行重点审计，才能最大限度地发挥审计监督的作用和效益。
1 采购内控制度审计
企业采购活动是一项资金量大、涉及面广的工作，它需要在采购的决策、执行、履约等各个环节上建立起一整套有效的监督制约机制，以保证采购的顺利进行，以发挥其应有作用。
采购内部控制有效性审计，就是要在了解企业采购活动的内部控制制度的基础上，对其有效性进行评估，进而评估企业采购的风险。
1.1 了解企业采购活动内控制度企业内部审计人员应运用适当的方法了解企业采购活动的内部控制，具体内容包括采购作业程序、岗位责任、人员分工、人员素质、内部审计报告、有关会议记录，以及以往审计内部控制的相关资料等。
1.2 评估企业采购的风险对企业采购内控制度进行充分了解和有效性评估后，就需要进行企业采购风险的评估。
所谓采购风险就是因为企业采购内控制度失效需导致采购预期目标和实际结果出现偏差的可能性。
审计人员应依据审计目标，通过对企业采购机构、内部控制制度和了解和评价，探讨采购过程各阶段可能存在的风险，依据国家、企业对采购的相关规定和制度，评价采购机构的控制环境、控制程序及内部监督系统，找出内部控制的薄弱环节，以评估企业采购风险。
2 采购过程审计
2.1 采购计划和采购目录审计采购计划和采购目录审计都属于事前审计，目的是为了保证采购工作的科学和有序进行。
对企业采购计划的审计，主要审查是否按照需要、节约的原则，并在广泛市场调查的基础上编制采购计划；采购计划编制是否符合年度预算安排和企业采购目录的要求，以及是否考虑了现有库存和储备定额执行情况等；计划采购项目的数量、名称、型号和规格，以及时间安排的是否具体细致等。
对企业采购目录的审计，主要审查采购目录的合理性：对纳入采购目录的项目，审查是否符合企业需求实际，是否考虑到市场所能提供的产品和服务种类，以及由谁提供和适应条件等因素，从金额、数量、资金支付、验收、储存等方面衡量是否便于操作等。
2.2 采购合同审计
2.2.1 供货方财务审计供货方财务审计，即审查供货商或承包商的财务及其管理状况，这不仅是投标者资格审查时的一项工作，也是企业采购审计的重要内容，不可忽视。
如果供货商的财力状况不佳，企业所支付的预付款项的安全收回、商品或服务的如期供应以及售后服务就得不到完全保障，都将会影响企业的正常生产经营。
2.2.2 合同价格审计首先要审计采购询价工作做得是否扎实有效，市场价格信息了解掌握是否充分、有效，以往获取的资料文件是否保存完整、齐全和便于参考，是否召开了必要的投标者会议和发布了必要的采购项目公告；其次是审计采购项目标底是否通过了专家论证和价格优化；供货单位选择上是否存在盲目的舍近求远；三是如为工程建设项目，工程价格是否按照当地规定的定额进行套算；四是要审计关于价格谈判是否公开透明，谈判定价是否符合市场现状；五是要审计招、投标过程是否规范合法，公开公正公平，具有竞争性。
2.2.3 合同资金支付审计主要审计企业采购资金支付是否按合同规定取得了规范、完整、合法、有效的原始凭证，事业部门是否提供了采购验收、入库凭证和资金支付通知；资金支付是否符合合同规定的支付方式和期限，是否按合同规定的进度和支付比例进行，，是否严格执行了现金结算规定，超过规定支付起点的是否通过银行转账，是否支付给合同规定的银行账户，收款单位是否与开具该发票单位一致等等。
2.2.4 合同管理审计主要审计企业采购合同管理是否规范，从合同的拟订、审查、批准、签订到归档，各部门的责任是否分明，权限是否清晰，合同条款对采购项目的名称、质量、技术指标、规格等表述得是否详尽、准确，是否符合采购计划要求，是否经过专家组分析论证或专业咨询；归集所承担的各种费用是否合理和符合市场规则；是否认真地履行了合同所订立的条款等。
2.3 采购验收审计和采购责任审计采购验收审计，首先要审计是否按规定的程序和方法对所采购项目的数量进行了完整清点，质量进行了有效检验；清点、检验过程是否进行了记录,以确定入库材料的数量是否准确，质量是否合格；运输过程中发生的损耗是否正常，是否属于定额损耗；其次，审计在清点、检验中发现的问题是否及时处理，处理是否符合有关规定；第三，审计是否为采购结算提供了真实有效的资料和凭证；最后是审计是否履行了入库登记手续，入库登记是否与其所出具有关结算资料和凭证相符。
企业采购责任审计，主要是审计各职能部门在从采购计划的编制到入库验收的采购过程中是否按规定履行了各自的职责，履行职责的程序是符合国家和企业的制度规定；在采购过程中是否坚持了统一计划、集中采购、集中支付、公开透明及安全保密的原则，采购各环节是否衔接合理，操作规范、记录详实，交接有序，追朔有源，采购各部门关系上是否协调，责任是否明确，手续是否齐全。
3 采购效益审计
企业采购效益审计属事后审计，即审查采购行为是否达到预期效果和目的，包括是否实现防止舞弊，节约资金，降低成本费用，增加利润等目的。
3.1 审查预防舞弊目的实现企业投入人力、物力，设立专门内部采购机构和人员，规定各自职责和权限，建立采购内控制度，其目的之一是为了预防传统采购过程中的舞弊行为。
所以，审计人员应当审查在现有采购制度下的采购活动是否使企业在可比期间内采购舞弊行为明显下降或减少，前期出现的错弊是否得到及时纠正，以实现企业采购的目的。
3.2 审查资金节约目的实现健全的采购制度与科学的机构、人员设置背景下，企业的材料、工程和服务实行集中统一采购，相应的一
些部门和下属单位就可以少设或不设采购机构或岗位，从而实现人、财、物的节约。
审计人员应当审查企业的集中统一采购是否实现了资金及人员的节约，是否避免了重复采购与铺张浪费。
3.3 审查规模效益目的实现规模效益是企业采购的经济有效性目标的具体体现，是最直接的效益。
对于一些企业集团或跨区域的大型企业，大批量的集中统一采购一般都会带来价格和售后服务上的优惠，即量大从优，从而实现规模效益。
审计人员应当审查企业是否实现规模效益，进而降低生产经营成本。
只有认真做好了企业采购的内控制度、采购过程及采购效益三个重点内容的审计，才能有效的进行采购审计，从而为企业的生产经营提供一个健康、稳定的环境，促进企业的长远发展。
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