材料物资管理办法
为了规范公司对材料物资的管理,逐步理顺和建立材料物资出入库管理制度,切实做好物资管理,提高企业管理水平,增加经济效益,防止材料物资等流动资产的损失,现对材料物资的采购、领用或调拨、出入库管理作以下规定。
一、材料物资的分类:
公司的材料物资实行分类管理,可大致分为A、B、C三大类,A类为直接用于井下生产的大宗物资,该类物资具有日常经营所需、价值高、耗用量大等特点,如液压支护、钢材等。
B类为直接用于生产,计入制造费用的电缆、水管、检测仪器仪表等,C类为低值易耗品等金额较小,如螺栓、螺帽、灯泡等零星的材料物资。
二、材料物资的采购:
A、B两类材料物资实行招投标制,材料采购必须做到事先有计划,事中有控制。
事先有计划是指,应根据生产需要和采购成本,由使用单位上报相关部门采购,应处理好降低采购成本和降低库存积压资金之间的关系,努力实现效益最大化。
对于供过于求的物资和就近市场能采购到的物资,尽可能实现零库存管理。
具体做法:使用单位根据公司下达的生产经营计划提出物资采购计划书,物资采购计划书包含材料物资名称、数量、用途、质量要求等,填写好计划书后,按审批程序报经部门、分管领导和公司领导审批后,由分管物资采购部门负责采购。
事中有控制指:生产经营过程中,做好材料物资的收发领用工作,领用材料时要注明用途,数量,金额和领用人签名。
对用后剩余材料要及时办理退库手续。
对材料物资的消耗可按月进行对比分析,找出非正常材料消耗原因,不断降低成本,提高生产效益。
三、材料物资的入库:
公司根据生产管理需要设置材料仓库,专设材料计划员和仓库管理人员。
计划员由采购部统一领导,计划员设两名,根据每月材料需求负责拟订采购合同,办理材料入库手续,计划员负责材料单价及金额的填写,物资采购合同签定后,计划员按合同约定的付款方式填写付款审批单,到财务部门办理付款手续,物资到库后原则上发票要同时到达,对于材料已到发票未到的物资,计划员要根据物资的价格办理暂估入库,等发票到达时要用负数冲回,根据发票补办正常的入库手续。
计划员要确实履行职责,每月材料入库后及时把发票送到财务部,对
取得的增值税专用发票,要检查发票项目是否齐全,发票与物资是否相符,若填写错误要及时通知供应商重开。
库管员根据物资专用发票,与材料采购计划核对,主要核实数量、规格型号等是否相符,准确无误后才能按材料明细开具入库单一式三联(存根联,财务联,仓库联)。
计划员在材料办理完入库手续后将专用发票(财务联)和入库单(财务联)送交财会部门,财会部门根据审核无误后的购货凭证,作为付款依据。
支付材料款时,将审批后的材料采购计划书交财务领导签字后,方能支付货款。
仓管员按月将本月采购的物资,根据入库单(仓库联)分类(A,B,C三类)登记材料入库台帐,并做到帐实相符,帐帐相符(财务与仓库)。
三、材料物资的出库:各耗用部门领用材料时,仓管员应严格按材料的规格品种、数量、用途填制出库单一式四联(存根联,财务联,仓库联,领用单位联),领料人在领料单上签字认可。
如未用完的材料应及时办理退库手续,即仓管员按退回材料的规格品种、数量、用途填写红字出库单,视同材料入库,退料人和仓管员在退料单上签字认可。
月末(当月28号)仓管员将出库单(财务联)分类汇总后交财务部门作材料出库依据,并将A、B两类当月入库的材料物资交到财务部门。
同
时由仓管员分类(A,B,C三类)登记材料出库台帐,结出本月材料入库、出库、期末材料结存数。
同时将本月出入库单(仓库联)分类做出清单,装订后交财务部门核对财务帐和仓库帐是否相符。
各月仓管员按月自检自查帐实是否相符,并配合财务部门等相关部门做好材料物资清查核对工作。
公司原则上不对外调拨材料,对于确需在本公司调拨的材料,应由公司总经理签字审批后,计划员应按材料入库价格加上17%税额换算成含税价格,再加上5%的管理费后确定调拨价,把材料调拨单交给财务部门,财务部凭调拨单开具发票给对方单位。
四、材料物资盘点制度:
每季度对材料物资进行清查盘点,盘盈、盘亏的存货要及时查明原因,分清责任,按规定程序上报处理。
盘亏、毁损、腐烂变质的存货,价值在1万元(含1万元)以内的由管理部门提出报告,说明原因,由财务和相关部门核实,经分管领导、总经理审批后进行处理;价值3万元以上的由管理部门提出报告,说明原因,由财务和有关部门核实,经分管领导、总经理核批后,报董事长审批处理;一次性处理5万元以上的报董事会批准处理;因计量误差而造成盘盈、盘亏的存货,直接管理部门要提出专题报告,经生产、财务部门核实后,报分管领导、
总经理、董事长审批处理。
对于市价下跌的存货要计提存货跌价准备。
库管员岗位职责
一、库管员依据送货单及合格检验报告单,填写入库单,办理入库手续,入库后将合格品按规格、型号、品名分区、分类、分批堆放,做到整齐摆放、合理有序、方便生产。
不合格材料应隔离存放和做出明显标识,并通知采购人员联系退货事宜。
二、每次发生入、出库事项,应立即填写入、出库单,据实登记记账。
出、入库单一式三联,分别由经办人、库房和财务部存查;
三、根据出、入库单,登记材料明细账。
四、所有材料出库必须凭领料单领取,库房方可办理出库手续。
五、建立材料进、出台账;明细账;材料盘存表。
六、盘存
1、每月末,物资库管员对管理范围内的物品自行盘存一次,发现库存产品的盈亏、损坏、品种、规格串混等情况,要分析原因,提出预防和纠正措施,并及时汇报。
2、总经理可根据需要,直接按排财会人员,不定期的到库房进行财务稽查。
3、所有盘存结果,都要在盘存表上据实反映出来,对帐物不符的,主管领导应提出处理意见,报总经理审批。
七、库房要保持整洁,业务无关人员不准进入,认真做好“三防”工作(防火、防盗、防破坏)。
八、完成公司临时下达的其它工作。
2010。