采购作业管理办法
1.目的
为了规范企业采购行为,加强对采购的监督管理,努力降低采购成本,提高企业经济效益,特制定本办法。
2.适用范围
公司所有采购的实施
3.职责与权限
3.1总经办采购员执行本程序,负责寻找供商、谈判、询议价货比三家,制定采购计划以及后续的采购实施、跟踪和统计报表、反馈。
3.2使用部门、仓库负责对供商产品的验收,以及提供产品物料表(BOM)。
3.3企管部负责对供商及合同的复审、谈判、稽核,对“采购订单”审核签名确认。
4.定义
4.1生产物料:指生产过程中所必须的、直接构成生产成本且随制造产品一起出售的物料总称,也指BOM表所含有的物料,由生产中心申购。
4.2委外加工:指委托外协供应商按本公司的产品图纸/技术标准对零部件进行加工制造的活动,由生产中心申请。
4.3非生产性物料:指相关维修、设备、总务后勤等物料采购,由企管部门申购。
5.工作程序
5.1采购技术资料
5.1.1所有采购的生产物料在批量采购前,总经办-采购人员可到部门按“文件控制程序”领取产品图纸和相关技术标准,经加盖受控印章后转交供应商。
5.1.2若采购物料为供应商自行开发,总经办-采购人员必须要求供应商提供相关技术资料,由企管部会同生产技术部门进行评审会签备案,作为进货检验的依据。
5.1.3在供应商批量供货期间,因某种原因导致生产物料技术标准的变更,按“采购合同”执行。
5.2采购流程
5.2.1申购作业由总经办-采购人员依据生产需求及物料库存需求情况填写“物料申购单”,其它部门需请购物料或辅助材料时,由需求部门填写“物料申购单”至部门最高主管审核后
转交采购人员核对无误后办理采购。
委外加工同“采购作业流程”进行,经总经理审批后交
采购人员按“外包外协加工管理规范”执行。
5.2.2询价作业:
采购在填写“采购订单”前,对已使用过之原物料行情有变动时应先进行询价作业,询价应
以原来供应本公司且有能力、有信誉、有经验之合格供应厂商作为优先询价对象。
5.2.3比价作业:
名称:管理文件文件编号:UNI-CM-010 核准:
版本:A 第2页共3页制定日期:2010年8月1日
东莞宇宙实业有限公司
A采购人员进行新物料、半成品、成品等采购作业时,需进行比价,选择以品质、价格、交
期等条件符合本公司要求之厂商。
B采购案件如有特别之要求,得以议价方式进行采购,同时须填写“询价、议价、比价表”
报企管部审核。
5.2.4订购作业:
总经办-采购人员收到需求部门的“物料申购单”后进行汇总并填写“采购订单”,写明需采
购之产品品名、规格、数量、单价、包装方式、交货时间与地点等。
按公司统一合同格式填
写。
必要时附上相关工程图面、规格书等,呈至部门最高主管核准后,方可发给供应厂商。
5.3采购管制:
5.3.1交期管理
根据客户之交期需于“采购订单”上指定厂商所交货之日期,或以客户订单交期变更为依
据,以电话或传真跟催,以确保交期。
5.3.2交期管制
A采购以供应厂商议妥之交期日为标准,填写“采购物料追踪表”;
B若材料经检验不合格需判退者,则由采购再跟供应厂商另议交期。
5.3.3交期变动之管制
采购与供应厂商确定交期后,若供应商之不可抗拒之天灾或其它因素导致无法按期交货时,
采购得与生产中心或申购部门及供应商三者间共同协商应对对策,重新议定交期并确保管制
或即时另行采购。
5.3.4价格管理
承办采购人员依据所订之原物料半成品、成品规格、交期、数量及其它交易条件;依据过去
记录或供应商所提供之资料,经询、比、议价后,报企管部审核签字认可再报总经理批示方
后可向厂商提出采购。
5.3.5购案取消
任何采购案件之取消,均应由物料部-仓库或需求部门以书面“内部联络单”形式通知采购
人员停止采购,承办采购人员于收到通知后,视购案之实际进展状况通知有关单位取消该购
案,并与有关之供应商协商解决办法。
5.4.验收及入库
5.4.1.任何物料采购必须遵守入库原则,采购物料入厂后,仓库依供应商的送货单填写“送
检单”通知使用部门报检,按《来料检验程序》进行检验和验收,并出具检验报告,验收合
格则按《物料仓库管理规范》中规定入库,不合格则按《不合格品控制程序》中规定处理。
5.4.2.供应商交货时,每批来料必须附带符合产品规定要求的质检报告与送货单据,若为原
材料须附上材质检验报告。
5.5.供应商业绩统计
5.5.1采购根据每次的采购供货时间的准确性,产品规格、数量的符合性,以及产品质量状
况,将每次的供货情况登记在“供应商日常供货业绩记录表”中。
5.5.3供应商日常供货业绩将作为供应商考评项目,进行年度供应商评比配分。
供应商的物
料交付状况统计于“供应商交付绩效统计表”中,对供应商的绩效评估与处理方法按《供应
商控制程序》执行。
名称:管理文件文件编号:UNI-CM-010 核准:
版本:A 第3页共3页制定日期:2010年8月1日
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6.单据传递
6.1“采购订购单”可采用电话通知、传真、电子邮件等方式,发放后须在“采购订单”页
面上加盖“传真已发送”印章且签署订单下达日期。
6.2任何一笔下达的“采购订单”均须加盖公司采购印章或总经理签名方为有效。
6.3“物料申购单”一式三份:第一联申请部门存查,第二联交总经办-采购,第三联交仓库做为收货凭证。
6.4入库验收单一式三份:第一联仓库存根联,第二联财会联,第三联客户联(报销联),仓库在入库单上注明月结/即结等支付方式.第二联由仓库交给采购员对帐后再交财务部. 7.合同保修制度
7.1除了零星采购,采购应当签订公司统一规范的“采购合同”,注明保修条款,维护公司权益。
7.2合同原件统一归企管部保存管理。
8.报销规定
8.1除办公用品和食堂采购由企管部后勤采购外,所有物料匀由总经办采购人员统一归口采购,其它部门人员未经采购请求协助或未经总经理特批擅自采购的,仓库拒绝办理入库手续。
8.2财会部门凭经签定审核合格的”物料申购单”、“订购单”、“入库验收单”、“送货单”、“财务部门规定的发票收据”入账结算。
8.3任何没有批准请购之物料仓库不办理入库手续。
9.采购管理制度
9.1廉洁制度:
所有采购人员必须做到:
a热爱企业,自觉维护企业利益,努力提高采购材料质量,最大限度降低采购成本;
b加强学习,提高认识,增强法治观念;
c廉洁自律,不收礼,不受贿,不接受吃请,更不能向供应商伸手;
d严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督;
e工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失;
f努力学习业务,广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。
9.2相关采购工作程序之人员失责造成公司损失,对照“奖惩制度”执行。
附表: 1、“合格供方名录” 6、“入库验收单”
2、“采购物资分类明细表”7、“纠正和预防措施处理单”
3、“供方评定记录表”8、“供方年度业绩评定表”
4、“采购报表” 9、“采购订购单”
5、“物料申购单” 10、“采购合同标本”
11、“采购流程图示”
附各表单:
1、“合格供方名录”
2、“采购物资分类明细表”
3、“供方评定记录表”
供方评定记录表编号:
4“采购报表”
5、“物料申购单”
申购人:部门审核:总经理:6、“入库验收单”
供货单位:年月日
送货人:车号:验收:。