企业电子文件归档光盘管理规范1 范围本规范规定了电子文件归档所用光盘的种类、光盘存储电子文件类别、光盘的存储结构、光盘数据刻录、光盘归档、光盘的整理、光盘的保管与利用等要求。

本规范适用于企业电子文件归档光盘的管理。

2 规范性引用文件GB/T17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理GB/T17678.2-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构GB／T 18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T 15418-94 档案分类标引规则DA/T22—2000 归档文件整理规则DB37/T 536-2005 档案目录数据采集规范DA／T 18一1999 档案著录规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化规范SH 3503-2001 石油化工工程建设交工技术文件规定《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（征求意见稿）《工业企业档案分类试行规则》（国家档案局1991.7.4发布）3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

3.1 电子文件能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在光盘或磁带、磁盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。

3.2 CAD 电子文件由 CAD 系统产生的电子文件。

3.3 光盘光盘是一种用激光和光学系统读写的光存储信息载体。

光盘有存储容量大、数据存取方便、信息流转便捷、保存寿命较长、单位信息存储价格低和易于保存等优点，可以用作归档载体。

光盘从功能上分有：只读（Read Only）光盘、可记录（Recordable）光盘和可重写（Rewritable）光盘三类。

通常用作归档的光盘是只读光盘CD-R、DVD-R和可续写光盘DVD+R。

3.4 档案级光盘档案级光盘是可记录光盘中的优选品，其各项技术指标优于工业标准。

档案级光盘的寿命≥20年。

4 光盘类型电子文件归档所用光盘应采用CD-R和DVD-R、DVD+R档案级光盘。

蓝光光盘本规范暂不作为推荐光盘使用。

5 CD-R/DVD±R光盘主要技术指标CD-R和DVD-R、DVD+R档案级光盘的技术指标在达到相应行业标准要求的基础上，还应满足下列指标要求。

5.1 CD-R档案级光盘5.1.1 记录前，寻轨错误TE ≤0.45。

5.1.2 记录前，聚焦错误FE ≤0.5。

5.1.3 记录后，块错误率 BLER < 50，E32=0。

5.1.4 记录后，信号不对称性 beta， -0.10 ~ 0.15。

5.1.5 光盘温湿度耐候试验，在温度55℃、相对湿度50%的环境条件下，放置9 6小时，光盘的块错误率 BLER < 150，E32=0。

5.2 DVD-R、DVD+R档案级光盘5.2.1 记录前，寻轨错误 TE ≤0.45。

5.2.2 记录前，聚焦错误FE ≤0.5。

5.2.3 记录后，奇偶校验内码错误（连续8个ECC）PIE < 80；奇偶校验外码失败 POF = 0。

5.2.4 记录后，信号对称性 beta， -0.15 ~ 0.15。

5.2.5 记录后，数据对时钟抖晃 DC Jitter < 8。

5.2.6 光盘温湿度耐候试验，在温度55℃、相对湿度50%的环境条件下，放置9 6小时，奇偶校验内码错误（连续8个ECC）PIE< 180，奇偶校验外码失败 POF = 0。

6 光盘存储类别文本文件、图像文件、图形文件、视频文件、音频文件、数据文件、计算机程序及文件、多媒体文件。

7 光盘存储结构7.1 存储原则7.1.1光盘中各类档案电子文件存储采取树形结构，每张光盘只有一个根目录：有说明文件、类目表、著录文件、归档电子文件夹和其他文件夹。

在文件夹中存放图形、图像、数据、文本、视频、音频、多媒体等归档电子文件，在其他文件夹中存放辅助文件。

7.1.2工程档案归档电子文件按工程（项目、装置）、阶段、专业分盘刻录。

文本、视频、音频、多媒体、照片等归档电子文件按年度（内容）分盘刻录。

7.2 存储内容7.2.1说明文件:一张光盘只有一个说明文件，内容包括：本张光盘的各种信息，如光盘参数（光盘容量值、归档文件格式等）；光盘制作单位；光盘捡查单位；阅读本光盘所需要的硬件、软件环境（光盘驱动器的型号、计算机配置、软件操作系统及其版本、显示电子文件的软件等）；其他各种有助于说明本张光盘的信息。

7.2.2类目表文件:一张光盘只有一个类目表文件，文件内容是本光盘档案分类信息，其中每一行表示一条分类记录，一个类目为一条记录，每条记录应有类目号、类目名称。

7.2.3 目录文件:有关本光盘档案的目录信息，包括全宗号、分类编码、保管期限、年度、图号等。

著录文件的每条记录对应一条电子文件，每条记录中包括档案所属类目号、卷号、件号、文件名、文件类型、文件个数等内容，著录文件的各个记录与电子文件建立关联关系，通过每条记录，可以查到这条记录对应的电子文件。

填写《光盘内文件目录表》（见附录3）。

7.2.4 归档电子文件夹:存放已归档的各种电子文件,可以设置一个或多个，也可以多层设置。

7.2.4.1 工程档案的电子文件按纸质档案的组卷设置对应的文件夹, 文件夹内的电子文件及排序应与对应的纸质档案案卷内的文件一致。

7.2.4.2 文本、视频、音频、多媒体、照片等电子文件按时间、内容设置文件夹。

7.2.4.3 每个文件夹应根据存储电子文件的内容拟写中文文件夹名。

7.2.5 其他文件夹:存放各种其他存入光盘的文件。

帮助阅读本张光盘的辅助性文件，如解码程序、解压缩程序、程序密钥、图形图像数据文本文件的存取和显示软件等。

8 光盘数据刻录8.1 光盘刻录机8.1.1 使用经检测性能优良的光盘刻录机。

8.1.2 CD-R光盘和DVD-R、DVD+R光盘的刻录应分别选用专用刻录机。

8.2 数据刻录8.2.1 光盘的数据刻录工作环境要有良好的通风条件。

光盘盘片刻录前，必须在正常温度、正常湿度环境中放置2小时以上。

8.2.2 光盘数据刻录时，采用中、低速刻录为宜，即CD-R光盘采用4-20倍速刻录速度，DVD-R、DVD+R光盘采用4-8倍速刻录速度，图像数据以低倍速刻录为宜（防止出现马赛克现象）。

8.2.3 光盘数据刻录CD-R、DVD-R光盘应采用全盘一次刻完方式，DVD+R光盘可分批次刻录。

8.2.4 超大数据（＞4.5GB）采用分盘编辑与刻录，目录文件相同，档号相关，数据相连。

8.2.5 光盘数据刻录完成后应设置成禁止写操作的状态，不能再对光盘数据进行增减。

8.2.6 所有电子文件一律保留原格式刻录。

8.2.7 光盘刻录一式3份，一份供查阅使用，一份封存保管，一份异地保存。

8.2.8 刻录完毕后应对盘内的刻录内容进行可读性、真实性、完整性、有效性检验。

9 光盘的归档9.1 归档要求9.1.1归档光盘是企业档案的重要组成部分，任何部门和个人不得据为己有，档案部门集中统一管理。

9.1.2 归档光盘由归档部门负责整理、编辑按本规范（7）要求写入“档案级”光盘，向本企业档案部门归档，档案部门有业务指导义务。

9.1.3 归档部门应使用非溶剂基墨水的软性笔在光盘标签面上书写盘题名、盘号。

9.1.4 归档部门应将与归档光盘相对应的说明性文件和《光盘内文件目录表》一并归档。

9.1.5 归档光盘由归档部门负责归档前检查，检查的项目:光盘有无划痕，是否清洁；盘内电子文件有无病毒感染、在相关系统上演示运转正常；相关的软件、版本、操作手册等是否完整；归档电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；登记表、软件、说明资料是否齐全。

9.2 归档程序9.2.1归档时间9.2.1.1 一般性内容电子文件归档光盘，由归档部门进行收集积累、分类整理、刻录，在年底完成归档。

9.2.1.2 重要性内容电子文件归档光盘，由归档部门分类整理、刻录，在3个月内完成归档。

9.2.1.3 特别重大性内容电子文件归档光盘，由归档部门分类整理、及时刻录，及时完成归档。

9.2.1.4光盘归档后，归档部门还应将光盘内电子文件至少保存一年。

9.3 归档手续9.3.1 归档时,交接双方应对光盘载体和光盘内的数据内容再次全面检查，检查结果分别由归档部门、接收部门填入《光盘接收检验登记表》（见附录1）、《光盘归档登记表》（见附录2）的相应栏目。

9.3.2 不符合归档要求的光盘应由归档部门重新刻录。

9.4归档状态9.4.1 归档的电子文件一般不加密，如加密，应将密钥同时归档。

9.4.2 归档光盘内电子文件状态应为最终版本。

10 光盘整理10.1光盘编号10.1.1 按本企业《档案分类规则及编号方案》规定执行,包含下列基本要素：全宗号、档案类目号、光盘类别号、年号（项目、装置）、光盘序号组成。

10.1.2光盘内文件来源于其他载体(如录像带)，其他载体档号应在《光盘内电子文件目录表》“备注”栏标出。

10.2 光盘著录10.2.1 著录原则：采用基本著录格式。

10.2.2著录字段：题名、全宗号、档案类目号、光盘类别号、年号（项目、装置）、光盘序号、责任者、盘内文件来源、盘内文件类型、盘内文件信息、保管单位、系统环境、制作日期、光盘类型、其他、附注。

10.2.2.1题名：指光盘的名称10.2.2.2全宗号：指本企业所属全宗号10.2.2.3档案类目号：指光盘在本企业一个全宗的分类方案中，类目的代号10.2.2.4光盘类别号：指本企业给予的文本、图像、图形、视频、音频、数据、计算机程序、多媒体等文件的代号。

10.2.2.5年号（项目、装置）：指光盘内文件形成年代或工程（项目、装置）的代号。

10.2.2.6责任者:指对光盘内容负有责任的团体或个人10.2.2.7盘内文件来源：指源载体、办公自动化系统、服务器（计算机）系统、CAD系统等。

10.2.2.8盘内文件类型：指图形、图像、数据、文本、视频、音频、多媒体文件10.2.2.9盘内文件信息：公开、加密。

10.2.2.10保管单位：指本企业档案部门。

10.2.2.11系统环境：指支持打开盘内文件的系统。

10.2.2.12光盘类型：指CD-R、DVD-R、DVD+R光盘10.2.2.13其他: 含光盘信息和与光盘有关的构件和文字说明。

10.2.2.14附注: 含光盘题名信息和与题名有关的责任说明。

10.3光盘盘面10.3.1盘面要著录以下基本要素：题名、档案号、责任者、盘内文件信息、保管单位、系统环境、制作日期、光盘类型等项。

10.3.2 盘面应采取光盘打印机直接打印方式，禁止使用硬性笔书写和粘贴标签。

11 光盘保管与利用11.1光盘的保存11.1.1 光盘应放在盒内垂直置于光盘柜内存放。

11.1.2长期保管的光盘应放置在空气洁净的冷、干、暗的环境中，相对湿度为2 0%-50%，温度为4-20℃。