公司投标管理制度投标管理制度投标管理制度文件编号: 公司ZD-048 发行版次: 01 修订次数: 0 页数: 1/1编制人: 营销中心修订人: 制度建设小组批准人: 总经理日期: 2012-12-15 日期: 2012-12-20 日期: 2012-12-30一、目的为保证投标工作的有效性和工作效率,规范公司投标工作管理,根据《中华人民共和国招标投标法》和相关法律法规,针对投标工作的重要性、综合性和复杂性,进一步提高编标水平,积累编标经验,提高投标管理的水平,把投标的工作做得更好,更专。

确保投标文件编写质量,协调、整合公司各部门之资源市场开发工作,降低市场开发成本,提高投资效益,严格依法守法进行市场开发;结合公司的实际情况,制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司对外的所有投标活动和项目,包括公司所有参加招(议)标并进行销售的产品及项目。

对于投标工作,各有关部门和参加人员必须认真对待、相互配合,按时保质完成各自的任务,保证投标文件的质量。

三、职权和职责1.投标工作的归口管理部门为营销中心,各相关部门根据招标要求配合完成投标工作。

1)营销中心职责:(1)负责投标信息的获取和评审工作,形成初步评审建议;(2)负责投标前的各项准备工作;(3)负责组织协调投标文件的编制和汇总,负责招标文件中市场部分的编写工作;(4)负责组织参加投标、澄清、办理授标、签订合同等商务事宜;(5)负责所有招投标文件的归档。

(6)负责与董事长/市场部沟通、确认需投标的信息,了解投标单位的真实意图,如:招标单位对质量、工期、报价的期望及重视程度,以及公司主要竞争对手的情况。

(7)负责招标文件购买、招标前资格预审和投标文件递交、开标的工作。

(8)负责投标价格最终定价的工作。

(9)负责向招标单位递交投标保证金并索取收据的工作。

(10)负责追踪投标情况、投标保证金追回等工作。

2)各相关部门职责各相关部门按投标方案的责任分工完成工作。

(1)技术研发中心准备相关技术文件并按要求编写,同时提供投标文件中所需的技术资料;(2)营销中心市场部提供投标文件所需的公司基本情况等资料;(3)财务中心提供公司相关财务数据、统计报表、投标保函以及资信证明等文件。

(4)其它部门根据招标文件要求提供相关文件。

营销中心市场部职责(1)负责商务标书的制作、商务标书与技术标书的整合、打印、装订、密封等;(2)负责工程项目投标文件的编制、打印、装订、封标等工作;(3)负责协助各销售分公司投标保证金(保函)申请工作(主要是流程办理),董事长批准后,到财务中心办理付款手续;(4)负责投标保证金借款单的复印件管理(5)负责最终投标报价清单的编制、投标单价分析的工作;(6)负责商务标内容的编制;(7)负责投标文件封标前的审核工作;(8)协助营销中心参加开标会议,并进行标后投标分析;(9)负责定期更新投标文件中的公司资料电子版内容;(10)负责向代理商或销售分公司经理提供投标授权资质及其他相关支持;(11)负责投标技术文件图纸、方案的编写;(12)负责最终投标清单的编制;3.营销中心市场部信息专员职责(1)及时搜集、更新、汇总行业招标信息;(2)与领导、分公司经理沟通,确认需投标的信息;4.技术研发中心职责(1)负责招标文件中有关技术文件、图纸、技术方案的审查工作。

(2)负责工程项目投标文件中技术标的编制工作。

(3)协助投标技术澄清、设备比选、标后答疑、标后投标分析等工作。

(4)负责提供招标文件中要求的技术图纸、技术参数等资料。

(5)通过评审会议负责最终投标清单的确定;负责技术标书方案的可行性;(6)提供投标中需要的以往项目技术图纸参考资料;(7)负责标书施工组织设计、施工方案的编制;(8)负责标书其他工程资料的提供;5.人力资源部职责(1)负责监督投标过程是否按照公司相关规定执行。

(2)协助提供投标中需使用的公司资料原件,内容有:营业执照(副本)、税务登记证(副本)、组织机构代码证(副本)等。

5. 财务中心职责协助完成投标保证金(或投标保函)、公司资信证明、财务报表、审计报告、银行资信、银行查证等内容的提供。

供应中心职责(1)负责协助营销中心市场部投标报价所需物料的询价工作(应该迅速、真实的反应价格)。

(2)负责提供投标产品所需物料的供应商资质的工作。

7.董事长职责(1)负责购买标书、递交投标保证金的审批工作。

(2)监控投标工作,分析外部环境,负责定标。

四、管理标准和管理要求1.原则1为最大限度的发挥、利用公司的各种有限资源,投标计划要经过慎重的可行性分析后进行。

2各相关部门分析参加投标项目的可行性,董事长确认,投标项目确认后方可进行投标工作。

2.参加投标的条件:(应同时满足以下条件)1)公司能满足招标书中提出的资格条件(包含资质条件)及技术条件;2)参加投标的产品应为符合招标书中要求的成熟产品,试制品不能参加投标;3)经主管领导批准参加的投标的项目。

3.招标信息的获取:营销中心通过以下途径获取招标信息:1)通过网络搜寻招标方正式发布的招标通告;2)接收由招标方发出的招标邀请函;3)可通过各种公开媒体,如《招标与市场》杂志、电子信箱及互联网等各种途径获取并跟踪招标信息;4)市场部应跟踪国家的中、远期及近期招投标信息,并及时向营销中心提供;5)走访客户了解的招标信息;6)其他渠道获得的招标信息。

4.投标信息的评审和确认1)营销中心获取投标信息后于2日内组织相关部门进行评审,需要时可组织会议评审,形成评审意见;2)营销中心将评审意见报董事长,经董事长确认并批准立项后,组织进行投标工作。

5.建立完善的信息管理系统1)目前投标信息来源主要为公司领导层决策。

在已知将对某工程项目进行投标时,即对确定投标的工程项目进行信息跟踪;2)信息跟踪要确定专人负责进行,通过网络、电话等多种途径积极主动的与招标代理、建设单位进行有效的沟通,以获取对投标报价、文件编制有利的信息。

6.公司投标工作,应在营销中心市场部、各销售分公司充分进行信息收集、市场调研的前提下,坚持守法、讲求信用的原则,以技术水平、管理水平和社会信誉开展竞争。

7.公司投标的管理工作,按工程项目的具体情况,分别由公司营销中心市场部和各销售分公司负责。

营销中心应设立相应机构,负责投标工作的领导。

8.公司的投标工作,受国家法律的保护和约束,有关主管部门应加强对投标活动的监督管理,杜绝一切违法行为。

9.各销售分公司应积极配合营销中心市场部工作。

要主动的展开市场开发人员的培养工作,为下一步销售分公司具备自主投标能力做好人才储备。

10.投标前的准备工作营销中心负责投标前的各项准备工作:1)按招标通告及时购买标书文件;2)组织召开招标工作会议,确定招标工作小组成员;3)制定招标工作实施方案,以标书完成表形式确定各相关部门工作内容,完成时间及责任人。

11.申请投标审批各部门人员得到招投标信息,应与部门联系认定其可行并开始准备进行投标活动后,必须填写《投标申请表》(附后)并上报营销中心主管领导审核。

在确定有能力、有可能时报董事长批准登记并购买标书、文件。

12.购买招标文件营销人员按招标文件要求购买招标书,并应从多渠道获得并反馈信息,包括概算,竞争对手情况等,以指导投标书的制作。

13.投标项目的建立1)营销中心投标项目负责人接到招标文件/资格预审公告后,投标项目负责人负责了解招标项目的具体情况,并将招标文件交给营销中心市场部初步审核,填写《项目投标申请表》(内容包括:拟投标项目概况、工期要求、投标保证金、付款条件等等),递交董事长批准投标;2)需参加的投标项目由营销中心投标项目负责人安排招标文件/资格预审文件的购买;3)购买招标文件所需公司资质等文件(原件)由营销中心市场部人员到人力资源部办理借用手续,并保证及时归还。

14.需财务中心办理内容营销中心市场部取得招标文件后,根据招标文件要求,把需财务中心办理内容提交给财务中心,财务中心在规定的时间内完成相关工作,如:投标保证金;银行资信证明;银行查证证明;公司财务状况;审计报告。

15.市场信息专员领导各销售分公司在进行充分市场调研的基础上,制定公司的市场开发计划,报送营销中心总经理审核,经董事长批准后,组织实施。

16.公司营销中心市场部市场信息专员、各销售分公司应针对业主招标可采取的下列方式收集信息:1)公开招标。

招标单位通过报刊、广播、电视等新闻煤介公开发布招标广告。

市场信息专员、各销售分公司通过专业报纸、网站、刊物,并有专人进行信息分析、汇总、呈报。

2)邀请招标。

招标单位选择数家供货单位发出招标邀请函。

市场信息专员、各销售分公司应密切跟踪回访已完工程、在建工程的业主,充分发挥已有品牌影响,主动获取相关信息。

3)议标。

对个别施工难度大,工期特别紧以及情况特殊的管道工程项目,招标单位邀请或通过主管部门指定数家供货单位,通过协商,议定标价及有关事宜。

市场信息专员、各销售分公司应注意公司投标工作的灵魂是在公司各部门、各销售分公司密切的协调配合下树立的良好信誉和持久品牌。

市场信息专员、各销售分公司要在具体工作中树立“技术先进、敢打硬仗”的形象,争取营得相应的信赖和议标资格。

17.营销中心总经理领导各销售分公司根据管道工程施工招标展开信息收集和市场调研工作。

管道工程施工招标一般按下列程序进行:1)组织编制招标文件;2)发布招标广告或发出招标邀请函;3)进行资格审查;4)资格审查合格后出售或发放招标文件;5)组织投标者勘察工程现场,针对投标者的询问,解释招标文件中的疑点;6)组织编制标底;7)接受投标者的投标书;8)审查投标书的符合性与由开户银行出具的投标保函;9)组织评标委员会进行评标,提出评标报告,确定中标者;并按项目隶属关系,向上级主管部门报送评标报告;10)发出中标通知书及施工承包合同拟定稿(副稿);11)与中标者签订施工承包合同并根据工程的情况决定是否履行公证手续。

开标后至发出中标通知书为评标阶段,一切评标活动均保密。

18.成立工程项目投标小组,根据个人技能水平合理分配工作。

加强学习,提升投标人员投标技术水平。

1)投标工作一般分为商务文件、技术文件、资格审查文件,是一项技术性很强的工作,需要有专门的机构和专业人员对投标的全过程加以组织和管理。

在接到投标通知后即针对工程项目、人员工作情况组成工程投标小组,并指定主要负责人,并由主要负责人负责投标工作的组织管理工作。

但在具体投标操作上,要尽量减少临时拼凑投标小组的情况。

2)市场部标书科根据公司培训教育规定,针对投标工作所需技能制订年度培训计划,要求市场部标书科全体人员对投标工作的基本技能都能掌握,以做到一人一专多能。

并对每次投标的结果进行统计分析,分析存在的问题并提出解决问题的方法。

19.投标工作会议1)由营销中心市场部根据招标文件内容判定是否需要召开投标工作会议并组织整个投标会议。