系办公室主任岗位工作指导书
1.上级主管：系主任
2.任职条件
2.1知识要求
2.1.1文化程度：本科及以上学历
2.1.2政治理论知识：熟悉马克思主义基本理论，正确理解和把握党的教育方
针。

2.1.3岗位专门知识：掌握教育学、教育心理学、教育管理、质量管理等理论
知识。

2.1.4政策法规知识：了解有关法律法规的基本知识，熟悉有关教育法规，熟
悉学院教育质量管理体系文件和有关的规章制度。

2.1.5相关知识：了解国内外职业技术教育动态，熟悉学院情况和本系的人才
培养工作，熟悉公文写作与管理常识，了解质量管理知识。

2.2能力要求
2.2.1理解判断能力：掌握教育动态，分析教育质量，提出改进意见。

2.2.2组织协调能力：具有较强的组织协调能力，能协助系主任处理日常事务。

2.2.3业务实施能力：具有较强的思想政治工作能力和组织管理能力。

2.2.4工作经历：在本院工作3年以上，具有助理级及以上职称。

3.工作职责
3.1主持系办公室的全面工作，协助系领导做好本系的日常管理工作。

3.2负责起草、报送本系的工作计划、工作总结、重要文稿等有关材料。

3.3负责编制、报送本系的年度经费预算、月度经费使用计划、月度工作安
排表、日常考勤等相关材料。

3.4负责组织完成本系的统计工作任务。

3.5负责组织落实本系质量管理方面的有关工作。

3.6负责本系的收文处理和发文办理等相关工作。

3.7负责处理本系的来信来电来访和信息收集、整理及报送工作。

3.8协助完成校园综合治理方面的有关工作。

3.9协助完成学生教育管理方面的有关工作。

3.10协助完成学生就业指导与创业教育方面的有关工作。

3.11协助系主任管理与使用本系印章。

3.12协调办理本系重大活动。

3.13完成系领导交办的其他工作。

1.上级主管：系办公室主任
2.任职条件
2.1知识要求
2.1.1文化程度：一般应具有本科及以上学历
2.1.2政治理论知识：熟悉马克思主义基本理论；正确理解和把握党的教育方
针。

2.1.3岗位专门知识：了解教育规律和教学原则。

2.1.4政策法规知识：了解法律基本知识，熟悉有关教育法规。

2.2能力要求
2.2.1理解判断能力：掌握教育动态，分析教育质量，提出改进办法。

2.2.2组织协调能力：能与本系各教研室及专任教师、院内有关部门进行协调。

2.2.3业务实施能力：具有教学过程管理能力；具有组织教学研究，进行教育
改革的能力；具有较强计算机应用能力。

3.工作职责
3.1协助教务处落实教学任务，每学期上课前一周到教务处领取学期课表，
并负责下发任课教师，学期初负责本系课表微调工作，并于每学期第三
周到教务处集中办理，负责上报下学期实验课程计划、计算机上机计划
等。

3.2领取教材征订目录，送各教研室传阅、选订教材，并汇总报送系领导审
批签字后，上报教务处。

每学期开学后，按照订购的教材和发放教材的
时间，通知学生领取教材。

3.3负责办事本系部教师的调课、停课手续，报系主任审批，并报教务处备
案；负责办事本系部教师的代课手续，经系主任审核后报教务处批准实
施。

3.4协助系领导进行教学质量检查，汇总各教研室期中教学检查材料，拟草
系期中教学质量检查总结，经系主任确认后报教务处。

3.5负责期末考试、补考、重修考试等考卷的收集，汇总至教务处统一交印；
负责学生答卷的收集，并汇总至教务处归档。

3.6负责本系补考考务工作，组织本系学生重修报名并参与重修考试考务
工作。

3.7负责向任课教师收发学生成绩登记表、考试情况分析表等有关教学文件
表格。

负责本系学生成绩册汇总与各类成绩入库工作并将纸质成绩册
交到教务处归档。

3.8遵照高校档案管理的有关规定做好教学档案、科研档案、行政档案管理
工作。

（详见质量记录清单）
3.9负责本系教师工作量统计，协助系主任组织对教师的检查与考核。

3.10处理日常教学行政工作，并对本系教学状态、质量信息的经常性调查了
解工作。

3.11完成系领导、系办公室主任交办的其他工作。

1.上级主管：系办公室主任
2. 任职条件
2.1 知识要求
2.1.1 文化程度：一般应具备本科及以上学历
2.1.2 政治理论知识：熟悉马克思主义基本理论，正确理解和把握党的教育方针。

2.1.3 岗位专门知识：熟悉学生管理的相关制度、考核办法、就业指导工作的方针政策等；掌握学生思想政治工作和毕业生就业指导的一般理论和方法；掌握数据库基本知识，熟悉常用办公软件和有关管理软件的操作。

2.1.4政策法规知识：了解法律基本知识，熟悉教育法、劳动法、合同法等有
关法律法规；熟悉学生管理和毕业生就业工作的有关管理规定。

2.1.5相关知识：了解本院所设专业的一般知识及毕业生就业的范围；熟悉本系
各专业的知识结构和毕业生就业岗位的范围。

2.2能力要求
2.1.1理解判断能力：能正确分析和把握学生的思想动态、就业形势和专业需求
趋向，善于分析和把握学生的择业心态。

2.1.2组织协调能力：能独立组织开展学生管理的各项活动，能独立开展学生就
业指导工作，处理好与管理工作相关的事务。

2.1.3业务实施能力：具有独立开展学生思想教育工作和处理学生中突发事件的
能力。

能经常深入学生之中，开展就业指导服务工作。

2.1.4语言文字能力：具有较强的语言表达和文字能力。

3工作职责
3.1负责本系学生报到工作，具体办理学籍注册工作。

3.2负责对本系违纪学生的调查、教育，草拟学生奖惩的有关报告和文件。

3.3负责本系在籍学生的学籍管理。

根据学院的决定，具体办理学生转专业以
及休学、复学、转学、退学、转入下一年级等有关手续，并根据变更情况及时填登学籍卡的相关内容。

3.4负责本系毕业生毕业证书验印的各类报表的填报及信息核对工作。

3.5负责本系毕业生就业工作的有关政策、信息的宣传和系级就业系统的维护
工作；负责本系毕业生跟踪调查工作。

3.6协助部门主管领导开展日常的学生教育管理工作，重点负责班级早操及晚
自修的检查、考核工作以及班级学生的出勤情况的考核和病、事假的汇总、统计、公布。

3.7负责本系所属班级教室日志的管理。

3.8协助部门主管领导对班主任日常工作的考核。

3.9协助部门主管领导做好困难学生学费减免和经济补助汇总审核。

3.10负责本系申请国家助学贷款学生的资格审查及相关信息数据的汇总统计、
上报工作。

3.11负责本系学生综合素质测评材料、优秀学生奖学金评定材料及各类先进个
人、先进学生班集体评比材料的收集、审核、报送等工作。

3.12负责本系学生证、校徽的日常管理，办理学生证的换发、补发手续。

3.13负责本系学生证件照片拍摄的组织工作及照片档案的管理。

3.14负责新生入学教育计划和毕业生毕业教育计划的实施。

3.15负责相关质量记录的编制、填写、收集、整理、归档。

3.16负责《学生公寓（宿舍）管理规定》的宣传和贯彻落实，引导和督促学生
自觉遵守。

3.17完成系领导、系办公室主任交办的其他工作。