刚从办公室主任的办公室出来，她还没来得及坐下，周总来 电话，说今天下午2点他要与财务总监、市场总监和销售总监 一起商量工作，让她通知他们几个。
刚放下电话，机要室就送来一份传真；传真是一个代理商发 来的，说他们的一个副总过几天要来本地办事，请接待一下。
她刚看完传真，主任又来电话，说田副总下个月初到电视台 为《一周财经观察》做嘉宾的事，由于时间关系他不去了， 让她给打个电话› 客户服务 › 美工设计 › 媒体应对 › 公关活动企划 › 主持公司庆典 › 参加应酬 › 外勤工作 › 其他主管临时交办事项
1、有些事要想到领导前边
› 虽然你要听领导布置工作，但有些事情，秘书要想在领导前边，当好领导 参谋。这样做，领导才会感到你是一个好秘书。
2、领导布置的工作要提前交卷
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汪中求的背景：先后担任香港恒雅（深 圳）公司市场部总裁秘书，清华同方股 份有限公司商务部经理，泰豪科技股份 有限公司市场总监等职务。目前为北大、 清华等多所高校职业经理人训练班的特 聘培训师、北京大学民营经济研究所特 聘研究员。
理由？
我用秘书向来都不太 用特别漂亮的 。
1. 加强时间的计划性 2. 对工作事务进行分析 3. 合理安排工作日程，注意劳逸结合 4. 明确工作目标，专心致志工作 5. 分析自己的时间障碍，提高时间效率。
秘书有效利用时间必须做好计划，根据任务 的重要性和紧迫性安排优先次序去进行。也 就是应根据工作的轻重缓急来决定处理次序， 秘书必须能够正确估计每件事的性质、对上 司的影响；并掌握事情的急迫程度以及处理 每件事所需要的时间。事情还没有考虑周全 就仓促行动，或者不按照计划随意行事，则 可能欲速则不达。
第一类：事务性的工作
› 处理信件 › 接听电话 › 撰稿、写报告 › 档案管理 › 收发公文 › 回复电子邮件 › 拷贝文件 › 整理报章杂志
› 操作电报、传真 › 接待访客、招待客户 › 安排上司约会 › 参加会议并做记录 › 差旅安排
第二类 管理性工作
› 办公室管理 › 简报 › 会计与财务 › 设备采购 › ……
不
紧急
不紧急
重
不重要
不重要
要
秘书应该先选择重要且紧急的事，接着处理 紧急但不重要的事，然后做重要但不紧急的 事，最后确定是否需要做不重要也不紧急的 事。
这就是秘书处理事务所应遵循的区分轻重缓 急的原则。
小张是星辉集团公司新来的秘书。这天早上一进办公室，办 公室主任就让她整理一份材料，明天下班之前交给他，说下 个星期开会要用。她估摸了一下，差不多3万字，有20多页。
7. ……
秘书的工作，大到为领导决策服务，小到发文件、打扫 卫生、通知开会，比较繁杂。办好一件事，理所当然， 算不上成绩，但如果把一件事忘了，那就可能影响大局。 人的精力是有限的，有时又受到外界的干扰，要把什么 事情都记住，只靠脑子是不行的，需要借助工具。
在诸多工具中，最原始也是最可靠的、最基本的，就是 小笔记本。
还有呢，头儿和头儿家人（特别是外国人）的平 常需要的信息资料、偶尔用到的信息资料、可能 需要的信息资料、可能需要的信息资料的相关信 息资料（各种报表、就业证居住证护照签证、航 班信息、机场后勤、协议酒店、午餐、车辆维修、 交通规则、家居和食品购买、保险——甚至要和 香港或者国外的商家打交道）都要时刻做好搜集 整理储存管理和更新，
不过，这样的工作压力，也只有外企的行管秘书 助理才会有……
我被安排给公司里一个三级经理做助理，当然一切从打杂开始。 打印、复印、发传真、订机票、安排酒店、写通知，第一次做这样 的事情，会有不习惯的感觉，甚至开始怀疑自己是不是成了经理的 “保姆”。但时间一长，我发现即使是复印文件这样的小事情也是 有学问的。 一天，经理让我去复印一份机密文件。走进复印室，几个同事 正围着复印机闲聊，作为新人的我赶快走过去跟他们打招呼，丝毫 没有想到此刻自己的手里正抱着至关重要的保密文件。“咦，小刘， 你手里拿的什么宝贝？快给我们看看……”还没有等我反应过来，平 常嘻嘻哈哈惯的姐姐们就从我的手里把文件抢了过去。
我八点上班就准时到办公室，秘书要7点30分钟到 达。我的文件有一个详细的清单，分四类：必须马 上批复的文件、必须看但不一定要回复的文件、可 看可不看的文件、没必要看的文件。大量的文件帮 我把它分为四类，详细的清单放在桌头上，我必须 知道我要处理哪些文件，次序是什么；
再一个，要为我的笔记本电脑打开网络，上我们的 局域网、外网，要把昨天晚上到我今天没上班之前 的那一段时间网上给的我全部信息给我有效地整理 成一份文档，而不能让我去在上面看，我是会用计 算机，但是你作为秘书必须给我准备好。
秘书人员可以用这个小本子记录当日自己的主要活动； 本单位的大事；领导交办的事情；别人交办的事情或 者反映的情况;自己想到的事情和对完成好任务的设 想等。把事情记录下来后，经常看一看，急事马上办， 要领导点头的事情，及时报告。记载的方法不必太正 规，字迹自己能看懂就行了，但事情的时间、地点、 人物等就需要如实记载。
我做总经理时曾对我的秘书说，我作为一个总经理我 是很重要的，因为我是这个企业管理的核心，是这个 企业管理的灵魂，所以你为我服务必须比别的岗位要 更严谨、更到位。你可以算一下，企业每年为我付出 的成本是你的34倍，企业花了更大的成本请我，因此 细节上的事情，应该更多的让你去做。
请秘书的目的，说白了就是为了解决 上司的时间效率的问题，秘书是为了 提升上司的时间效率，使上司的一些 重复的、简单的事情尽可能让秘书为 他做好，他的效率才更高。比如说， 秘书必须在我之前上班，下班比我晚， 秘书就比别人上班时间更长，街上扫 地的人不也早上四点就起来了?
她刚喘口气，人力资源部门的人又过来通知她，让她填写参 加存档新方法讲座的报名表，明天下班之前为报名的最后期 限。
一上班就遇到这么多事，要处理好的确要讲 究技巧。
首先应当分清这些工作的轻重缓急，根据轻 重缓急安排它们的顺序，制定工作计划。
请同学们思考一下，该以怎样的顺序应对以 上各项事情？
小张这天早晨的几项工作应当这么划分：给 主任写报告是今天应该完成的工作；通知总 监开会是马上处理的工作；把传真交给具体 经办人是今天必须完成的工作；给电视台打 电话是可以稍后完成，放到明天也可以的工 作；参加档案培训的工作也不着急。
从工作的角度来说，我不主张要太漂亮的秘 书。因为我个人认为，漂亮女性克制力比较 差，勤奋度也差，尤其经不起打击，我不太 敢用那种漂亮的女秘书。
我用秘书真正概括应该是两个字，一个是 “严”，一个是“细”，因为我自己曾给一 个副厅长当过秘书，深有体会。
实际上，秘书的所有的事情都是琐碎的，因此她（他） 必须严谨，不然上司就非常尴尬、非常麻烦。
首先到行政部门预定4人开会用的小会议室，之后与3位 总监联系；周总下午开会的事落实好之后，就去办公室 主任的办公室，将传真给主任过目，听取主任对这份传 真的指示，马上把它转给具体的经办人，把传真的事办 妥了，就赶紧给主任写报告，争取在下午之前把报告写 出来；至于参加档案培训报名和给电视台打电话的事不 急，记在本子上，明天什么时候有空再去办也不迟。
5、平时多给领导提供资料
› 领导比较忙，有一些材料顾不上看，秘书就要将有关资料及时提供给领导，这会对他 的决策有参考价值。
6、善于听取领导意见
› 对领导的批评或要求，要认真听取，不要因小事而同领导翻脸。有不
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› 轻易告别人的状，影响领导对他人的看法，如果看错了人，领导会从 内心埋怨秘书。最好，只同领导谈某些工作，不做那种议论是非的事。
我跟我的部下谈事情，在写字板上不断地写，所以 我不太愿意用简单的语言，但是我非常讨厌我的笔 写着写着就因为没有墨水而写不出来了，秘书必须 考虑这个问题，事先给我把笔充满水。
必须对秘书提出高效的要求，有一个高效的秘书才 有一个高效的总经理。你要知道，你在这个企业总 经理的岗位工作效率差，整个企业的效率就一定会 差。总经理是企业管理人，如果你不去注意秘书的 工作效率，你要提高企业效率是痴人说梦。
我吓得直喊：“你们不能看，是保密文件！”复印室 里立刻安静了下来，可张姐扔下一句，“人家现在可 是经理的秘书，别耽误人家的秘密”，就拉着同事们 走了。
这件事情很快让经理知道，我被扣掉了当月的奖金； 而且那些同事从此对我也淡淡的，搞得我很郁闷。经 过这次教训，我真正体会到，秘书的工作看似都由小 事构成，可任何一件毫不起眼的小事都是不能掉以轻 心的，里面都大有文章可做。这之后，我去参加了一 次为期半年的秘书业务培训，并考取了秘书高级职业 资格证书。……
秘书工作可以包含无数的计划：时间和 任务计划（季度、月、周计划）、大会 计划、商务旅行计划、项目计划等等。
要强调的是：确定目标是计划思考的出 发点。
秘书应根据任务的重要性和紧迫性安 排优先次序进行。
以事情的重要性和紧急性为标准，秘 书应该把应该做的事情分为：
紧急
重
紧急
要
重要
不紧急 不紧急 重要
我们做的是翻译，开会，会议记录，接待，主持， 组织活动，订宾馆，飞机票，文件的处理，财务报 账借款。
另外就是配合其他部门的经理一起工作，有时候还 要负责总经理的家人，包括他们住房的租赁，语言 的不通，等等，感觉自己就像他的保姆......哎！
我差点忘记了，我除了要做我所罗列的事情外，还 要照顾老总的几盆花。如果花死了，就说你没按时 浇水；如果花养活了，就说买的这种花本来就容易 活。我想杀人了……
信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸 放在固定地方。
保管好工作所需要的计算器等办公用品。 办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙
起码准备两套。
1. 一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。 2. 常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系
密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存, 则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的 时候很快就能借到。 3. 有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。 4. 飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 5. 中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 6. 与本职工作有关的表格。