管理-表述技巧
培训目标
如何有效地操作会议
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会议操作
在会议操作中，如何更有效地运用表述技巧和程序 呢？
会前安排 会议召开 会后程序
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会议操作
有效操作会议是一项挑战，你必须经常把自己的、下属的以及公司的目标 结合在一起，耐心十足的做计划。 从以下陈述中选出在操作会议过程中运用表述技巧所能获得的价值。 A. 你能处理会议过程中所发生的冲突。 B. 你能确定每个人都参与了会议。 C. 你能避免会议中的冲突。
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会后程序
好的会后程序由以下组成：
给与会者会议记录 回顾会议中的数据资料 计划下一次会议
直到它结束，其实都没有
真正地结束。

-- Yogi Berra
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会后程序
I. 即时发布会议记录。 II. 正确理解反馈 (问问自己)
a. 这次会议达到预期的目的的吗？ b. 人员参与足够吗? c. 作出任何重大决策了吗?
确认会议室的大小合适
确认主持人所要求的设备
再一次检查媒体设施
准备提神的茶点
通知酒店提供茶点的种类与时间
制订会议室与桌型的最后安排计划 检查桌椅摆放，是否需要桌子或只 需要椅子？
指定人员协助
如有必要，指定人员设置并操作媒 体设施
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会前准备
II. 制订会议议程
会议目的概述 场地 开始与结束的时间 主持人与会议主题的清单 每个主题的时间构造 下次会议的日期与具体时间
怎样的会议就算成功？
1. 大纲中列出的事情都做了 2. 与会者十分满意自己会上
的表现
所以，在每一次会议中，你都应该:
围绕其大纲与目标 鼓励参与 会末总结
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围绕大纲与目标
维持会议进程并将每个议题控制在短时间以内。
在议程中设置每个议题的时间范围。
会议目标应贯穿始终。
安排人员缓和会议气氛； 安排人员做会议记录并提醒时间。
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会议操作
2019/12/1
正确答案：A&B
实际上，如果能合理操作，会议就会更有效。所 有的与会者都应该参与其中来获取需要的信息。
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会前准备
成功的会议需要一个 明确的方向。作会前 准备，需要积极并仔 细耐心的思考。
如果你都不知道你要去哪儿那你就要当心了，因为你不可能
到达那儿了。
—Yogi Berra
会议从问答环节开始 以与会者填写评估表来结束会议 指派会议主持人 与会者可随意选择相关议题
实际上，指派支持人和运用评估表都是正确的步骤。在成功会议中，与会者是 决不能选择议题的。而问答环节应该晚一点使用。
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会议召开
如果你始终坚持会议大纲与目标，不断激励，\并 简明扼要的进行会末总结，那你的会议就是成功有 效的。
下次这种情况应请一个制订会议计划的专业人士来协 助处理。
制订一个包括时间结构，议题和主讲人名单的议程。 至少提前一个月通知与会者。 认为常规的邮件和e-mail 是通知与会者的最好方法。
如果Joan提前通知与会者并制订了议程，她的会前准备就成功了。
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会前准备
好的开始是成功的一半！
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会议召开
现在，请回答以下的几个问题：
2019/12/1
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案例（二）
以下说法是对还是错？ 尽管该销售会议被重新计划， Joan仍正确的使用了会前准备技巧起草了 一个成功的会议。
对 错
实际上， Joan应该将通知再提前一点，并制订一个详细、有效且专业的 议程。
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案例（二）
虽然Joan在制订会议计划上不太明白，但是她依靠经验行事。 Joan应使用以下哪些方法来制订成功会议的计划呢？请选择。
o 角色扮演 o “破冰”游戏 o 问答时间 o 讨论时间 o 头脑风暴 o 小组讨论
由会议的种类来决定使用的方式。
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会末总结
会议将要结束时，请注意会末总结。 总结讨论的所有议题及所作出的重要决定。 收取反馈：评估与分析，收集肯定的和否定的
建议，以便以后改进。
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案例
Susan是一个新上任的经理，没有什么经验，却被要求组织公司的季会。从以下 选项中，选出有效措施帮助她成功操作这个会议。会议中，SUSAN应该：
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鼓励参与
参与是任何会议成功的要素。 以下是Mack和Sara关于会议中与会者问题的讨论。
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M - Mack；S：Sara
案例
M：你知道吗，我认为这次会议开展得不错，除了坐在后面 的那两个销售部的女人。
S：我明白你的意思。她们不仅迟到了，还一直在聊天。会议 好象与她们无关。
M：别这么说。看起来她们只是在消磨时间。得有个办法让 她们改正才行。
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会前准备
III. 通知与会者
通知的方式由组织的大小决定 给每个与会者足够的时间调整自己的时间表并做必要的安排 用传真或e-mail的方式提前通知（包括常规邮件与提醒e-mail） 确认出席人数
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案例（二）
Joan被任命做一个销售会议的议 程，但她以前从来都没有做过。 会议两周前，她开始e-mail给与 会者通知会议的时间与地点；随 后，又发了一张包括所有议题的 清单。马上，类似“我们应该获 知更多的情况”“谁将主讲这些 议题？”的反馈分涌而至。无奈， Joan只能和她的上司一起重新做 这次会议计划。
S：我不知道。她们看来很不合作。
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案例
M–Mack；S–Sara
M：啊，我有个主意。我向来坚信“分而治之”，不妨一试。

把她们分开去参与。
S：把她Байду номын сангаас分开去参与？她们心思好象都没在这上面。
M：她们会惊讶并把它作为为一项挑战。让我们来个出其不

意。 我们可以组织一些临时团队。我想我们应该先把她
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会前准备
I. 会议准备
安排会议相关的后勤工作 制订一份会议议程 通知与会者会议详情
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案例
比尔负责公司每月销售会议的后勤工作。为了让会议举办成功， 他拟了一张准备事项的清单。左栏中，比尔列出了主要工作，右 栏中列出了需再一次确认的事项。
主要工作
确认事项
选择会议场地和时间
确认与会者的最佳时间
预定并检查会议室

俩 分开，让她们各自成为一个小组的主持人。那样 ，她

们就会被隔开而更投入了。她们所做的一切都要遵守主持

人工作表。
S：真是个好主意，值得去试试。她们会认为被放在了起

跑线上，我知道她们两都是很精明的，如果她们能专

心投入会议，那么它们在会议后会获得更多。
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鼓励参与
要将消极的人员参与情况转变成积极，你需要使用 ：