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《项目部材料管理制度》

《项目部材料管理制度》材料治理制度编制:审核:审批:生效: 2017年8月1日总则为了完善公司治理体制,加强项目部对材料的采购治理、库存治理及使用治理,防止资源白费,保证生产正常开展,依照国家有关规定,结合我公司具体情形,特制定本治理制度。

本制度的治理范畴包括现有和新增的与生产经营有关的材料,如低值易耗品、各类配件及土建材料。

本制度若有与国家或行业现行标准冲突之处,应以国家标准或行业标准为准。

本制度由阜阳市佰庆建材有限公司编制,有关条款的讲明由项目部负责。

本制度于年月日经公司董事长批准,并自批准日起开始实施。

阜阳市佰庆建材有限公司董事长:年月日目录一、治理机构的设置 (4)二、部门职责 (4)(一)材料物资部 (4)(二)工程部 (5)(三)使用部门 (5)三、治理范畴 (5)四、材料治理相关人员职责分工 (6)五、采购打算 (7)六、请购业务 (8)(一)请购部门 (8)(二)请购单的编制及审批权限 (9)(三)请购申请的撤销 (10)七、采购业务 (10)(一)采购部门职责 (10)(二)采购作业方式 (10)(三)采购作业处理期限 (10)(四)询价、比价、议价 (10)(五)呈核及审批 (12)(六)订购与合同 (13)(七)进度操纵及事务联系 (15)(八)整理付款 (15)(九)索赔、退货或换货 (16)(十)价格及质量的复核 (17)八、安全运输和装卸 (17)九、质量检验及收货 (17)(一)质量检验及收货要求: (17)(二)项目部进场材料验收规定 (18)十、入库程序 (20)十一、仓库治理 (22)(一)仓库设置 (22)(二)仓库治理要求 (22)(三)库位治理 (23)(四)存货盘点 (23)(五)赔偿处理 (24)(六)库存量治理作业细则 (25)十二、领用 (25)(一)材料领用 (25)(二)退料 (25)十三、借用 (26)(一)借出 (26)(二)归还 (26)(三)遗失或损坏 (26)十四、工具领用 (27)十五、报废 (27)十六、材料出库及库存帐目治理 (27)一、治理机构的设置材料治理工作由公司负责,由综合办主管。

负责材料质量验收的和监督工作的部门为工程部。

物资部须安排相应的人员负责材料在使用场所的存放、收发治理工作。

公司将有权限进行采购的部门,划分为不同的采购组织,公司要紧负责采购大宗的生产材料、修理配件等。

大宗生产材料在项目开工前由项目部提出材料需求打算,由公司选定供应商,在施工过程中按需供应。

不常用的一些材料以及备品备件由使用部门在施工过程中提出采购申请,但使用部门必须于材料需要进场前五天向公司材料物资部发出材料请购单,以防阻碍后续工作。

二、公司部门职责(一)物资部1、建立和健全公司的材料治理制度、仓库治理方法和安全技术操作规程,并对执行情形定期进行检查;2、组织对使用部门负责材料治理的机构进行业务技术教育,组织必要的治理培训;3、具体实施材料的采购治理工作,并监督指导采购工作。

(二)工程部1、负责部分采购材料的质量验收;2、制订安全监督规范;3、组织有关部门定期对仓库的仓存和材料的使用情形进行安全检查,负责安全事故的处理。

4、负责材料打算的编制、申报三、治理范畴本制度所指的材料要紧是指公司用于工程施工耗用而持有的各项材料(不属于固定资产的),包括下列各项:(一)原材料:指公司用于工程施工的外购品,以及工程施工相关的辅助性材料,包括原料及要紧材料、外购半成品、修理用备件、燃料和物料等,具体指一次性使用后即消耗或不能复原的材料,如金属、非金属的各种原材料、燃料、试剂等。

(二)低值易耗品:指单位价值在1000元限额以下,或使用年限在一年以下的不属于固定资产的劳动资料,包括企业在库以及在用的低值易耗品。

低值品是指凡不够固定资产标准又不属于材料范畴的用具设备,如低值仪器外表、工具量具、器具等。

易耗品是指容易破裂或消耗的材料(有的单价可能超过固定资产最低价格界限)如元器件、零配件等。

以上具体指1000元以下(不含3000元),能独立使用,耐用年限在一年以上的物品。

四、材料治理相关人员职责分工采购人员,必须具备良好的职业道德和专业知识,明白得国家有关法律法规要求。

仓库材料的治理人员,必须由工作负责、业务熟悉的人员担任,仓管员必须明确和坚守岗位职责,仓管员要相对稳固,不得任意调换。

材料使用人员应了解所用物品的性质,把握相关使用技术和事故处理方法。

1、采购员:负责按照采购通知单/会签单/合同要求送货至项目部,负责复查入库手续并签字确认,负责验收入库的变更手续;2、收料员/仓库:收料员负责对三大材、一般地材等清点数量,办理入库手续;仓库负责对低值易耗、常用的零星材料清点数量,办理入库手续(以点数、过磅、测量等方式进行验收并做好相关记录,同时收齐产品合格证、准用证明、检测报告等资料)。

验收合格后,验收人员必须在验收单中签字确认,材料进场当日仓库必须开具入库单,二至三日内办理完入库签字手续,关于地材必须开具地材收据。

3、项目部门卫:负责参与进场材料的清点,并做好进出场相关记录(如材料名称、规格型号、数量、车辆进出场时刻、车牌号、入库单编号等);4、工程技术员:负责对到场材料的质量验收(如黄砂的含泥量、粗细比例;混凝土的粘稠度、是否离析等);五、采购打算材料的购置必须制订打算。

项目部及有关部门依照需要向公司物资部提出物质需求打算,物资部依照库存情形制定各类物品的采购打算。

1、项目部在项目之初应向公司材料物资部提出项目总体需求打算;2、跨年度项目应依据实际需求数量、库存定额及经费情形制定年度采购打算;3、月度所需物品打算必须在每月二十五日报物资部,物资部依照库存常备量制定月度采购打算;4、项目部及有关部门急需的物品则在任何时候可临时打算申购,或填写请购单上报物资部。

编报物品购置打算时,对名称、规格、数量、用途必须填写清晰,如因填写错误造成差错,由编报单位负责。

项目材料总计划项目月度材料需求计划六、请购业务(一)请购部门请购由相应的使用部门提出,具体如下:1、主管工程施工的项目部2、公司有需求的各有关部门阜阳市佰庆建材有限公司材料请购单(公司采购)材料编码材料名称规格型号及品牌单位申购数量用途进场时刻备注申请部门:申请人:材料采购员: 项目副经理:审核意见:年月日审批意见:年月日阜阳市佰庆建材有限公司材料请购单(项目部采购)材料名称规格型号及品牌单位申购数量用途进场时刻备注申请部门:材料采购员:年月日项目经理:年月日(二)请购单的编制及审批权限1、请购经办人员应依据存量治理基准、用料预算,参酌库存情形开立请购单,并注明材料的品名、编号、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核;2、需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料,请购部门应以请购单附表,一单多品方式,提出请购;3、紧急请购时,由请购部门于“请购单”的备注中注明缘故,并讲明“紧急采购”;(三)请购申请的撤销1、请购申请的撤销应赶忙由原申请部门通知采购部门停止采购;2、原相应请购单无法撤回时,采购部门应通知并送回原请购部门。

七、采购业务(一)采购部门职责采购材料原则上由物资部负责办理,采购人员必须遵守国家有关材料政策和规定,熟悉市场供求信息,依照批准的打算进行采购工作,努力争取物优价廉,及时采购,保证供应。

(二)采购作业方式除一样采购作业方式外,采购部门可依材料使用及采购特性,选择下列一种最有利的方式进行采购:1、集中打算采购:凡具有共同性的材料,须以集中打算办理采购较为有利者,可核定材料项目,通知各请购部门依打算提出请购,采购部门定期集中办理采购。

2、长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大的材料,采购部门应事先选定厂商,议定长期供应价格,呈准后通知各请购部门依需要提出请购。

(三)采购作业处理期限采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需,分类制定材料采购作业处理期限,通知各有关部门以便参考,遇有变更时,应赶忙修正。

(四)询价、比价、议价1、采购经办人员接“请购单(内购) ”后应依请购事件的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,除经核准得以电话询价之外,另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。

2、若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者,采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以证明,经主管核发后,先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。

3、属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量),采购经办人员于议价后,应于请购单“询价记录栏”中注明,经主管签认后呈核。

4、关于厂商的报价资料经整理后,经办人员应深入分析后,以电话等联络方式向厂商量价。

5、采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件,主管应赶忙指定经办人员先行询价、议价,待接到请购单后,按一样采购程序优先办理。

产品询价单按下表形式填写:(五)呈核及审批采购经办人员询价、议价完成后,以“物资采购比价表”形式呈报主管审核,并经总经理审批通过后,方能具体实施。

材料采购比价表采购单位:使用单位:工程名称:年月日报价单位:联系人:联系电话:报价单位:联系人:联系电话:报价单位:联系人:联系电话:报价单位:联系人:联系电话:报价单位:联系人:联系电话:(六)订购与合同1、采购经办人员接到经核决的“采购订单”后应以此单向厂商订购,并以电话或传真确定交货(到货)日期,同时要求供应商于“送货单”上注明“采购订单编号”及“包装方式”。

要求厂商在接到订购单后以传真或书面形式给予确认。

2、需与供应厂商签订长期合同者,采购部门应以签呈及拟妥的长期合同书,依采购合同会审核决权限呈核后办理。

产品订购单按下表形式填写:阜阳市佰庆建材有限公司产品订购单编号________________________________________公司:一、本公司拟向贵公司订购下列物品,其数量、价格、规范等,差不多双方同意如下:物品名称规格数量价格备注二、双方同意上列物品在年月日往常分次/批交至本公司验收。

贵公司必须保证所交为物品为新品且质量合乎有关标准及我方要求。

三、若贵公司无法按期交货,本公司有权在约定交货期后日内取消定单,并向贵公司要求赔偿。

如贵公司所交物品品质不符规定,本公司亦有权益退货或要求赔偿,贵公司不得拒绝。

四、其他及附件阜阳市佰庆建材有限公司物资部主管:经办人:年月日(七)进度操纵及事务联系1、采购部门应分询价、订购、交货三个时期,以“采购进度操纵表”操纵采购作业进度。

2、采购经办人员未能按既定进度完成作业时,应向主管汇报情形,并及时与请购部门做好沟通工作,依请购部门意见拟订计策处理。

采购进度操纵表请购日期请购单号码供应商地点代理订购付款条件需要日期交货记录日期数量单价金额采购员台帐序号已领备用金付款供方自收款挂账欠款本月入库发票是否已开是否已审批备用金付款财务上付款实际欠款备注名称规格单位数量单价金额(八)整理付款采购经办人员应在材料完成入库手续后,进行采购结算,与发票核对无误后再向公司财务办理付款单。

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