办公室主要工作职责
1、负责文件、资料的管理控制,负责综合性文件的起草、拟定、印发和保管,监督、指导各部门管理好相关文件、资料.
2、负责承办有关会议,协助各部门办好相关会议.负责行政会议
的通知、记录及有关的筹备和材料整理工作.
3、负责各行政业务部门之间的协调、督办工作.
4、负责档案管理工作,指导协助各业务部门做好相关的档案管理工作.对各类文件和资料进行收集、整理、立卷、保管、鉴定、归档、编目、利用、统计.
5、负责文秘和信息调研工作,及时发现、解决出现的相关问题.
6、负责信访接待、安排值班、部门财务工作.
7、负责保密和机要工作,管理公章及主要领导印章.
8、负责机关的来文、来函的收发、登记和分送工作.负责机关部门内各种信函、文件的印发、发送工作.
9、负责定期向领导汇报工作.
10、领导交办的其它工作.
附件:教务处办公室主要工作流程
教务处办公室主要工作流程
第一章:公文处理程序
一、上级下发文件的收发和处理
收文程序包括:签收、登记、分类、传阅、承办、查办、立卷、归档、清退、销毁.
（一）收文
1、每天逐件清点签收各类文件.
2、上级机要部门签收领取.
（二）登记
1、及时将签收的文件启封、登记、分类、立卷.
2、登记时须填写公文标题、密级、发文字号、发文机关、收文时间及处理情况.
（三）处理
1、按文件级别及发文机关分类立卷入夹.
2、机要文件、公文等登记后呈部门领导阅示.
（四）传阅
1、根据阅文范围设不同级别机要阅文夹.
2、填写传阅批办单,并付于每份文件之前.
3、填写传阅登记本,首先呈部门主要领导阅批.
4、文件传阅后及时整理、存档.
5、未经主要领导批示,不得擅自扩大传阅范围或复印.
6、行政公文及函件经部门领导批示后,转呈有关处、系领导.
（五）办理
1、领导批办的文件,登记、存档并及时转交承办部门.
2、只有一个承办部门的,承办部门签收批办文件并办理.涉及两个承办部门的,分送两个承办部门办理.
（六）下发
1、按照教学系统下发相关机要文件、机要文件期刊和其他非机要文件.
2、通知各部门主办干事到办公室领取相关文件,并当面清点、签字.
3、党委职能部门的阅读文件由办公室送达.
（七）回收、清退
1、领导传阅文件及时回收、存档.
2、撰写、下发文件回收、清退通知.
3、逐一清点应回收的文件,签字验收；如有问题,及时上报.
4、清退、销毁.
二、教务处公文的收发和处理:
（一）公文
凡以教务处名义上报或下发的公文按以下程序办理:
1、行文部门起草文稿报送办公室,要求报送文字版和电子版.
2、办公室审核文稿并填写发（报）文稿纸报部门领导阅批、会签.
3、办公室将公文样稿报主管领导签发.
4、办公室印制正式公文.
5、公文的发、报由行文部门负责.
6、如按机要系统上发（报）,由办公室负责.
7、发、报文稿由行文单位备份,办公室存档.
8、办公室存文书档案.
9、凡学校会议决定的发文（转发文）须由部门领导或主管领导
签发,办公室存档.
（二）呈阅文件及请示
凡需报（呈）校领导阅示和请示批办的公文按如下程序办理:
1、教务处需报（呈）校领导阅示和请示校领导批示的公文须经
办公室审阅并转呈.
2、办公室将公文、请示文经部门负责人签字或盖章后报送院办
公室.
3、院办公室按行文要求审阅后登记,填写批办文稿纸,报主管领
导阅批.
4、办公室转呈有关领导.
5、校领导批示后,文书机要室将批示意见转达有关领导、部门和呈文单位.
6、相关材料文书机要室存档,呈文单位备份相关材料.
7、个人请示须由所在部门行文、盖章后报批.
（三）对外发文的有关规定
学校、各职能部处对外发文（上报文、请示文、平行文、商榷函）要严格执行行文、发文规定.
1、按相关隶属关系,行文表述要准确,原则上一事一议.
2、凡由学校名义对外行文均由学院审核,有关主管领导签发.
3、由职能部门名义发往市委市政府各委办局、市教委等部门的
文件、公函等须由校办公室转呈主管校领导签发.
4、行文部门负责公文的报送.
5、凡发往市有关部门的请示件,须按时限要求提前一周报校送院办公室转呈.
三、机要文件管理办法
（一）收文:按上级下发文件的有关处理办法执行
（二）下发.
（三）要求:传阅文件及时、整理文件仔细、清退文件准确.
（四）阅文与管理规定:
1、办公室负责文件传阅工作.
2、复印相关文件,一份传阅,一份传主办干事备份.
3、主办干事将相关文件精神贯彻落实,完成本工作内容后,将相关材料报办公室存档.
第二章:信息工作规程
一、信息的收集
信息是指应该提供给上级主管部门、学校领导和全校各个单位的学校各项事业发展情况,主要包括学校重大活动、重大成果、中心工作进展、各部门新出台的重要规定、师生思想状况、发展建设进程中的重要经验、校内突发性事件等情况.
信息收集工作的关键在于建立一个相对稳定的信息员网络,并借助于网络及时报送.
（一）各教学单位或者各主办干事确定本部门信息员,负责本单位或部门信息的收集、起草、报送等工作.
（二）各单位信息员根据学院制定的信息报送要点和要求收集本单位信息,并主动报送本单位其他有价值的或需要上报的信息.
（三）信息员报送信息要讲求时效性,重大事件信息报送不过夜,突发事件信息报送不过三小时.
（四）办公室负责部门信息的收集、筛选、编写、报送,编印
《教学简报》、《每周计划》等信息文件.
（五）办公室通过电子邮件或qq接收各主办干事员报送的信息,主动挖掘信息资源,并对信息稿件进行编辑、处理、加工,形成初稿
后送主管领导审改签发,重要稿件由主管校领导签发.
（六）办公室定期统计各部门信息报送情况,根据报送信息的数
量和质量,进行统计分析反馈.
二、信息的编发
（一）《教学简报》编发办法:
《教学简报》是由办公室室负责编发的不定期或定期信息文件,
主要反映学校重大教学活动、教学改革研究发展各方面的重大成果、中心工作进展、发展建设进程中的重要经验等情况,对外宣传教学成就,向上级领导汇报工作进展,对内通报学校工作,使全校师生员工及时了解学校教学情况.
1、各教学单位或部门上报信息材料,包括工作总结、活动报告、计划方案、专题研讨、报告等.
2、各部门起草简报稿件后,报送办公室.
3、办公室负责编辑、形成初稿,领导核发.
4、办公室印制、存档,并网上发布.
5、报各处、系,送院领导.
（二）《每周计划》编发办法:
《每周计划》是由办公室负责定期编发的周工作计划,主要反映学校一周发生的重大事件或举办的重要活动、各部门新出台的重要
规定及重大工作进展,其特点是短小、及时、准确,为各单位和学校
领导了解全面情况提供帮助.
1、办公室将本部门信息以电子邮件方式报送院办公室.
2、各主办干事每周五对下周信息进行整理成文.
3、《每周计划》初稿完成后周五由部门领导审核.
4、办公室印制报送,周五下午网上发布,报学院领导及各处、系.
第三章:值班工作规范
一、值班工作人员职责
1、办公室负责安排日常值班工作,并汇总各员工节假日值班表.
2、中午及晚上、节假日值班由各部门人员轮流担任.
3、根据学校部署,在五一、十一、元旦、寒暑假等重要节假日及敏感时期,设备管理部门均须实行24小时值班,部门领导要亲自带班,保证联络畅通,及时上报有关信息.
4、严格领导带班制度.带班领导值班期间不得外出参加活动,本单位发生重大问题要亲自处理.
5、值班工作人员要坚守岗位,认真负责,做好值班记录.
二、值班工作内容和要求
（一）电话处理
1、认真记录好来自校内外的公务电话,并根据情况及时处理.
2、重要电话要及时报请带班领导批示,并将处理结果详细登记.
3、耐心细致的解答各类咨询电话,必要时转请有关部门解答.
（二）值班印信管理
1、严格执行使用印信规定,管理使用好印章及部门介绍信.
2、用印或开信单位原则上在办公室当班时按规定程序办理.
3、特件、急件需用印时,请示部门领导,由办公室办理.
（三）来访接待
1、接待好校内外的公务来访和群众来访.
2、做好来访人员、内容的登记.群众来访要做好解释和输导工作,应由职能部门接待解决的要及时通知有关部门处理.
3、重要事项及时向有关领导请示、汇报,并做好记录.
（四）特殊时期值班要求
1、根据上级部门的要求,做好特殊敏感时期的值班工作,保证学校的安全和稳定.
2、加强值班力量,学校总值班室保持和各院部处直属单位联络畅通,保持与学校主要领导和上级部门的联系.。