公司档案管理办法及实施细则档案管理规定第一章总则第一条目的为了加强、规范公司档案管理工作，有效保护和利用档案，维护其完整性、安全性，根据《中华人民共和国档案法》《建筑工程文件归档范围(GBT-50328-2014)》的最新规定等有关条例，特制定本规定。

第二条定义公司档案指公司筹建以来各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料。

第三条适用范围本规定适用于中国建筑一局(集团)有限公司及下属各项目分公司。

第二章管理部门及其职责第四条管理部门档案管理实行统一领导，分级管理的原则。

档案管理工作由总经理/项目分公司经理领导，行政部直接负责各部门和所属各项目分公司的具体档案管理工作。

第五条管理职责行政部档案管理人员应严格执行档案管理办法，履行管理职责。

档案管理专员在档案工作上接受档案负责人的领导，档案负责人接受行政经理及总经理领导（部门及岗位管理职责详见附件二）。

第三章文件材料的收集与归档第六条公司及下属各项目分公司、各部门日常工作中产生的文件材料必须及时收集、整理，按年度立卷。

第七条一项工作若涉及几个部门参与办理，由主办部门负责收集立卷。

第八条项目工程档案资料的收集应与项目建设同步进行。

第四章档案的管理第九条公司及各项目分公司应设专门的档案库对档案进行存放、保管，并指派专人负责档案库的管理工作。

第十条各部门形成的文件材料，由各部门对应人员负责收集管理，并于每年3月31日之前向行政部办理移交。

工程档案按各单位工程完成后或在工期各节点分批移交。

第十一条公司行政部在接收移交的档案后，应对移交档案进行检查、汇总，并编制档案总目录（附录A）。

第十二条行政部对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专用的档案装具，档案排列方法要科学，以便查找。

第十三条定期进行对库房档案的清理核对工作，做到账物相符，对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。

第十四条收进的档案要及时入库，借阅档案归还后，及时放回原处。

第十五条档案的鉴定和销毁1、编制档案保管期限表，保管期限可分永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）三种。

2、档案鉴定工作由项目经理、行政经理/副总经理、档案管理专员组成的档案鉴定小组负责鉴定，并由行政经理写出鉴定报告，行政经理和项目经理注明鉴定意见，并注明日期。

3、销毁档案应严格把关，销毁前要造具清册，由档案负责人提出销毁报告经行政经理审核后报项目经理/总经理批准。

销毁档案时要严格执行保密规定。

第十六条档案的移交凡在本公司工作活动中形成的具有保存、利用价值的文件材料都应移交归档。

第十七条档案的借（查）阅档案管理员应根据档案的密级和查阅等级，严格执行借（查）阅制度，档案一般只能在档案室内查阅，未经批准不准携带到其他地方。

第十八条档案的保密工作档案管理员应严格保守公司档案机密，维护档案的完整与安全。

第十九条档案库管理公司及项目分公司档案库由行政部指派专人管理。

库房是机要重地，除档案管理人员外，其他人不得进入库房。

第五章法律责任第二十条有下列行为的，根据情节轻重，给予行政处分或处罚，严重者将追究法律责任。

1、损坏、遗失或擅自销毁应当归档保存的文件材料和档案。

2、对档案进行涂改、伪造的。

3、将公司档案占为己有、在职位变更或离职时不及时移交档案资料，造成工作延误或经济损失的。

4、擅自出卖、倒卖档案，给公司造成损失的。

第六章附则第二十一条由行政部制定，经公司总经理及董事长核准后公布实施，由公司行政部负责解释。

档案管理实施细则第一章档案分类类目代码编号第一条目的为了加强档案分类的标准化，规范化，使文件材料归档更具科学性。

第二条适用范围本规定适用于中国建筑一局(集团)有限公司及下属各项目分公司。

第三条分类代码的标识以各类第一、第二个字的汉语拼音组合而成。

第四条分类设置1、行政管理（XZ）的分类综合、档案、固定资产、后勤、采购等。

2、人力资源管理（RL）的分类人员招聘、录用、薪资福利、教育培训等。

3、财务管理（CW）的分类综合、会计凭证、会计报表、会计账簿。

4、招商管理（ZS）的分类综合、合同文本。

5、前期开发管理（KF）的分类综合、合同文本。

6.经营管理（JY）的分类综合、合同文本。

7、工程管理（GC）的分类综合、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件。

8、法律事务（FW）的分类综合、法律文本、授权书、委托书等。

9、规划设计（GH）的分类设计任务书、规划设计图纸、规划设计进度等。

10、营销企划（YX）的分类销售合同、各类企划书、楼书等。

=综合、照片、磁带、磁（光）盘。

12、实物档案（SW）的分类奖状、奖牌、奖杯、锦旗等。

第五条档案分类代码编号ZJ –XZ -I期（单体）-2020 -001卷号年份项目号档案分类号公司名称缩写第二章档案归档范围及保管期限表第六条文书档案的保管期限主要分：永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）三种。

一、作为永久保存的文件材料范围有：公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；董事会、股东大会形成的文件材料；公司权限证照、合同、章程类文件（法人营业执照、公司批准证书、组织机构代码证等）；房地产权属文件材料（项目选址意见书、建设用地规划许可证、用地批准书等）；公司的请示与上级政府部门的批复；与有关部门、单位签订的合同、协议书等正本。

二、作为长期保存的文件材料范围有：本公司对外正式发文和与有关单位的往来文件；各种工作计划、报告、总结、会议纪要、年（季）度报表等的文件材料。

三、作为短期保存的文件材料范围有：内部日常往来文件（如内部备忘录、会议纪要、内部工作联系单、签报等）。

第七条会计档案的保管期限主要分：永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）三种。

具体归档范围及保管期限参见附件三《会计档案保管期限表》。

第八条项目工程档案的保管期限主要分：永久、长期、短期（20年以下）三种。

具体归档范围及保管期限参见《建设工程文件归档整理规范》（由国家建设部、国家质检局联合发布）。

第九条声像档案的保管期限均为永久保存一、归档的载体主要为：照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘、缩微胶片等。

二、归档的范围主要有：公司重大纪念、庆祝活动；公司领导重要会议；外事接待活动；项目开工、奠基仪式；项目竣工声像档案等。

第十条实物档案的保管期限均为永久保存归档范围主要有：在各种比赛中荣获的奖状、奖牌、奖章、奖杯、锦旗、证书；在各类活动中接收的具有保存价值的赠品、礼品等。

第三章文件材料立卷归档的方法和质量要求第十一条立卷原则各部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，分类组卷，反映真实性，便于查找。

第十二条立卷分类一、按年度分。

先将文件材料按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成的年度（如：跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划、计划，可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算归入针对年度）。

二、按问题分开，将文件材料按其所反映的问题分开。

三、按保管期限分开。

第十三条立卷组合立卷组合一般应以问题为主，兼顾文件材料的时间、责任者、名称、等特征组合。

第十四条填写卷内目录的要求一、顺序号：以卷内每件文件材料的先后顺序填写的序列号。

二、文号：文件制发单位的发文字号。

三、责任者：形成该文件材料的单位或对该文件材料负有责任的署名者。

一般指文件材料的落款盖章单位或负责人。

联合行文的责任者写前两个单位加“等”字。

四、文件名称：文件材料标题，一般应完整填写清楚。

五、日期：文件形成的时间。

六、页号：卷内文件起止页的编号。

页号用铅笔暂时编写在右上角，以便最终调整组卷。

（表单详见附件四《卷内目录》）。

第十五条填写卷内备考表的要求一、立卷人：由组成本卷的责任者签名。

二、检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。

三、立卷时间：完成该案卷的编制时间。

（表单详见附件五《备考表》）。

第十六条拟写案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称（文种）。

案卷封面要用黑色碳素墨水钢笔或黑色水笔工整填写，不能用圆珠笔。

第十七条案卷的装订对破损的文件材料在装订同时应进行加边、修补或裱糊，对较大的纸张应折叠，并拆除文件材料上的金属物。

案卷装订要整齐。

第十八条归档验收各部门在将案卷编制完成后，移交公司档案室，经档案主管人员验收合格后，双方履行签字手续，办理移交。

工程档案按单位工程完成或工期各节点移交。

第四章档案移交实施细则第十九条严格执行档案集中统一管理原则，凡在本公司工作活动中形成的具有保存利用价值的文件材料都应移交归档，统一管理。

第二十条各部门应在资料产生结束后将档案移交公司档案室，并办理相关手续。

工程档案按各单位工程完成后或在工期各节点分批移交档案室。

第二十一条项目公司各部门在年终时，要按“归卷类目”将平时归卷（预立卷）的文件材料检查后进行组卷、装订，于资料产生结束后一个月内将档案移交行政部档案管理员，经验收后统一移交公司档案室。

第二十二条移交文件案卷时，必须填写《档案移交清单》（详见附件六），一式二份，交接双方各执一份。

第二十三条档案管理员若有变动，要做好档案移交工作，认真办好交接手续。

第五章档案借（查）阅实施细则第二十四条档案一般只能在档案室内查阅，不准携带到其他地方。

第二十五条如需外借，必须填写《档案借（查）阅申请单》（详见附件七），如需查阅、复印，由部门经理、行政经理签字，如将文件外借，必须由项目经理加签，方可借阅。

第二十六条会计档案原则上不予外借，如有特殊情况，须经财务副总经理审批签字，并按限期归还。

第二十七条借出的档案必须妥善保管，不可任意转借、复印，更不能遗失、拆开、调换、污损文件或在文件上圈点、划字等。

第二十八条在归还档案时，档案负责人必须仔细检查，双方点交清楚后注销借阅登记。

第二十九条严格遵守档案保密制度，不准泄密，如发现外借档案遗失，行政经理应及时向总经理汇报，追究相应责任。

第三十条工程档案底图除晒图、复印外，一律不予外借。

第六章档案保密工作实施细则第三十条严格保守公司档案机密，维护档案的完整与安全，是每个档案管理人员的职责。

第三十二条档案室在接收、保管、提供利用时，应按有关规定认真核对、签字，做到手续严格，帐目清楚。

第三十三条档案管理员要严守机密，不得随意摘抄、传播密级档案内容，不准私自进行复印。

第三十四条任何人未经批准，不得私自将档案带出档案室，不得向外传播档案内容。

第三十五条档案工作人员在工作中形成的有关废纸，不准随意扔掉，必须销毁。

第七章档案库管理制度第三十六条档案库是机要重地，除管理人员外，其他人不得随意进入档案库。

第三十七条库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。

同时做好“七防”（防火、防盗、防虫、防霉、防灰尘、防潮湿、防高温）工作。