会议、会谈座次安排及会议室
布置规范
一、会议、会谈座次原则
1、会议主席台设置
主席台要面向观众,居会场中央。

座次安排原则为:当领导同志人数为奇数时,1号领导居中,2号领导排在1号领导左边,3号领导排右边,其她依次排列;当领导同志人数为偶数时,1号领导、2号领导同时居中, 2号领导排在1号领导左边,其她依次排列。

2、会场座次
左右排列法:从第一排开始,以会场或主席台中心为基点,向左右两边扩展排列座次,与主席台相同,确定第一个席位后,按照左右顺序依次类推。

3、合影时的排序(座次):
原则上不安排合影,如确需保留相关宣传资料需要合影的,基本原则为:第一位领导居中,其左手边就是第二位领导席位,右手边就是第三位领导席位,按照左右顺序依次类推。

4、汇报、会谈的席位设置
听取汇报方或客人的位置安排依照正门位置,面门而坐。

如正门在侧面,听取汇报方或客人的位置安排应在进门右手边。

5、汇报、会谈的座次安排
确定第一位领导席位后,其左手边就是第二位领导的席位,右手边就是第三位领导的席位,按照左右顺序依次类推。

6、大型会议座次安排
发言席:在国内正式会议上,发言席的标准位置有二,一就是居于主席团正前方(见图2、13);二就是位于主席团右前方,见图2、14。

主席团成员的排位,有单数(见图2、13)与双数(见图2、14)之分。

图
2、13 主席团排位之一图2、14 主席团排位之二
7、会见(会客、会晤、会面)座次安排
(1)相对式:宾主双方面对面而坐,这种排列方式显得主次分明,“公事公办”之意,多适用于公务性会谈。

又分为两种情况: ◇双方就座时,一方面对正门,另一方背对正门。

此时讲究“面门为上”,请客人就座,背对正门为下座,由主人就座。

(见图2、15)
◇ 双方就座时分为左右两侧,面对面就座。

此时讲究“以右为上”,即进门之后,右侧一方为上座,应让与客人,左侧一方为下座,应留给主人。

当宾主双方人员不止一人时,情况亦就是如此。

(见图2、16与图2、17) 图2、16相对式会客排位之二 图2、17 相对式会客排位之三
(2)并列式:宾主双方并排就座,以暗示双方之间“平起平坐”,地位相仿。

多适用于礼节性会客。

又分两种具体情况:
◇宾主双方一同面门而坐、以左为上(见图2、18)。

若双方人多,随员各自分别在主人或主宾的一侧就座(见图2、19)。

图2、18 并列式会客排位之一 图2、19 并列式会客排位之二
◇宾主双方一起并排就座于室内的右侧或左侧,此时讲究“以远为上”,即距门远处为上座,应让给客人,距门近处为下座,留给主人(见图2、20与2、21)。

图2、
20并列式会客排位之三图2、21并列式会客排位之四
(3)主席式:大多用于主人一方同时会见两方或两方以上的客人。

此时主人面对正门而坐,来宾则应在其对面就座(见图2、22)。

有时,主人也可坐在长桌或椭圆桌的尽头,而请客人分坐于其两侧(见图2、23)。

图2、
22 主席式会客排位之一图2、
23 主席式会客排位之二
(4)自由式:宾主双方不分主次,不讲位次,而由大家自由择座。

进行多方会晤时,此法常被采用。

8、商务谈判座次安排
(1)双边会谈
横桌式:将长条桌或椭圆桌横放在会谈室内,客方人员面门
而坐,主方人员背门而坐。

竖桌式:以进门时方向为准,右侧由客人一方就座,左侧由主人一方就座。

其她基本与横桌式排位相仿(见图2、25)。

图2、24 横桌式会谈排位 图
2、25 竖桌式会谈排位
(2)多边会谈:位次安排主要有两种方式。

一就是主席式,只就是在某一方发言时,才可以走上主席之位;二就是自由式,即自由就座,不具体安排位次。

9、签约仪式(庆典活动)座次安排
(1)并列式:最常见的排位方式。

签字桌面门横放,双方人员并排排列,双方签字人员居中面门而坐,主方居右,客方居左(见图2、26)。

图2、26 并列式签字排位
(2)相对式:常用于双边签字仪式,大致做法与并列式相同,只就是将双方随员席移至签字人的对面(见图2、27)。

(3)主席式:适用于多边签字仪式。

各方签字人以一定的先后顺序依次走向签字席就座签字,签字之后,退回原处就座(见图2、28)。

图2、28主席式签字排位
二、会场形式
(1)礼堂式:面向房间前方摆放一排排座椅,中间留有较宽
的防火安全过道。

椅子之间横距不小于5厘米,前后中心距离70厘米,第一排椅子距离主席台约1、8米,每一排椅子数量便于客人能迅速找到自己位置。

适用于人数较多的大型会议,如报告会、表彰会、纪念会、动员会。

(2)教室式:将桌椅端正摆放,按教室的形式,根据桌椅大小与与会者人数布置会场,这种方式便于与会者阅读资料作记录,便于演讲、演示,但与会人员相互交流难。

适合于报告会、研讨会、讲座、例会。

(3)马蹄形或U形风格:将桌子连接着摆放成长方形,空出一个短边,椅子可以只摆在桌子外围也可以内外都摆放。

最适于召开小型会议。

特点就是便于人们目光接触,有利于与会人员的直接交流,会议主席控制会议。

(4)方框形或圆形:将主席台同与会者桌子连接在一起,形成方形或圆形,中间留有空隙,或直接使用椭圆形桌,椅子摆在桌子外围,与会者围桌而坐。

特点就是显示民主气氛,表示彼此地位平等,避免出现席次上的争扰,但不利于作演示。

适用于规格较高、与会者身份都较重要的国际会议及各类讨论会。

(5)讨论会形:一般有长方形、椭圆形与T形几种形式,按级别排列座位,显得正式,最适用于讨论会。

三、会场布置注意事项
1、桌签。

会议桌签为引导与会人员就座时使用,使用公司VI打印制作。

2、主席台。

会场最重要的部分就是主席台,布置主席台应注意以下规则:
◇对称:即主席台的坐位布局不要一边多一边少。

◇简化:尽量减少在主席台上就座的人数。

◇在一般的会议室里设主席台,要将主席台稍微垫高一点,离代表席近一些,既体现融洽气氛,又能总揽全场。

◇座谈会、研讨会等一般不设主席台,主持会议的人坐在正对会场门口的地方。

3、其她注意事项。

◇显示设备:会议室的显示设备分为两部分,一个就是主席台两侧的投影(或背投电视),它负责为与会代表提供显示图像;另一个就是第一排主席台前,它负责为第一排领导显示图像。

◇色彩:主要指会场主色调与灯光。

会场主色调的作用:色彩可创造会场气氛,影响与会者情绪。

日常会场中可以将窗帘、四壁布置成冷色或中色;座谈会等一般性会议,要布置成柔与轻松的色调;表彰会等隆重的会场,可利用暖色调布置的醒目、鲜亮些。

灯光的作用:灯光在会议中不要有任何闪动或变化。

白光太刺眼,易使与会者产生视觉疲劳,所以最好用黄光;主席台前排灯光要稍强,以利于集中与会者视线,同时要考虑到色彩在不同灯光下出现的不同变化。

◇听觉环境:首先,会场要选择安静的处所,会场环境噪声级要求小于40dB(A);其次,音响师应在会议前半小时调试好扩音设备的音量、音质,不能在会议马上开始时当着与会者的面调试。

在会议开始之前应播放一些与会议主题与气氛相与谐的轻音乐,使与会者的情绪达到与会议相协调的状态。

◇温度与湿度:会议室内的温度与湿度应适宜,通常控制在
18-22℃的室温,40％-60％的湿度较合理,应及时调控空调、加湿、换气设备,以形成良好的开会环境。