XX集团项目采购业务信息化实施方案1XX集团项目采购业务信息化实施方案1.1 准备工作近年来，随着XX集团众多下属分校的成立，规模化经营需求越发明显，已经形成了事实上的集团管理体系，公司财务管理采取的分布式核算体系已无法满足企业管理提升的需要，数据分散，核算政策无法统一，成本核算工作量大，集团报表汇总与合并完全依赖于基层单位上报的会计数据，无论从真实性、及时性和准确性上都存在较大的隐患，无法满足集团领导实时决策的需要，财务管理停留在事后核算水平，难以实现事前预测和事中控制。
成立由安玉华领导的XX集团信息化项目领导委员会，下设规划研究组（组员赵连灯、葛聪、王撰）和项目实施组（安玉华、李鹏、王梓楠），制定和落实XX集团信息化实施方案，就是要通过信息资源的集中管理，建立XX集团的集中采购、集团财务管控、业务财务一体化平台；实时监控整个集团的财务状况和经营情况，强化对下属单位的监控；实现数据集中，保证了信息的及时性、真实性、完整性；支持企业快速扩张，帮助集团企业快速复制标准化的财务会计管理模式；实现及时准确的内部对账，从根本上解决了对账难的问题；现金流量表等报表的自动分析生成，可实时监控整个集团的资金流动情况；实时掌控全集团的资产增减变动情况，配合企业管理人员和不断完善的管理制度，持续提高资产利用效率，为公司创造更大的效益。
调研，XX集团采购项目背景为满足统一管理的需要，XX集团在2012年2月开始通过内部OA办公自动化系统进行公司集中采购的信息化建设，通过各个分校集中申请、公司集中采购的模式，梳理了内部流程并提高了工作效率，并取得了良好的应用效果。
同时，随着业务应用的深入，信息系统中的集中采购逐步从单一部门延伸到了多个部门、从单一组织延伸到了多组织协同，从简单的信息共享延伸到了财务风险控制及成本管控，很多新生瓶颈问题急需解决。
信息化建设已经成为企业顺利实现下一步快速发展战略的重要保障之一。
采购运营现状：集采分收分结。
集团公司采购部根据各个学校提出的采购申请，完成集中采购工作，由采购申请提出的学校分别收货，并由申购学校在集团完成付款审批后独立完成款项结算业务。
日常业务过程中，比价招标的工作量非常大，涉及到供应商评估及管理的大量工作需要落实，同时，采购对象主要分为三大类：食堂食材、基建材料及设备、教学用品用具，其中对于采购工作量较大的是食堂食材和基建材料及设备的采购工作，教学用品用具的采购相对比较有规律，计划性较强。
定义业务过程，现有业务流程描述第一步：提出申购。
各个学校（大学、中学、小学、幼儿园）的申购部门汇总本部门采购需求。
大学的各个部门都由指定的操作人员在OA系统中录入本部门采购申请；其他学校则由需申购的各个部门向后勤部门提出手工申请；第二步：后勤处长（或主任）直接审批通过。
后勤处是在OA系统申购单中的“后勤部门意见”栏目完成对录入的OA申购单进行审核确认；备注：在实际业务中，除大学外，负责在OA系统中录入“物品申购单”的人员并不仅仅是由后勤处长（或主任）完成的，还包括后勤处长（或主任）指定的仓库保管人员代为完成；第三步：学校财务处长（或主任）在OA系统中的“财务部门预算意见”栏目，对通过后勤处长审核通过的“物品申购单”进行预算意见审核；但现在各单位实际能根据预算进行核算审批的条件不具备，所以目前是流于形式。
第四步：学校财务处长（或主任）关于采购预算的意见审核通过后，OA 申购系统将“物品申购单”上报到本校总负责人（校长），本校总负责人（校长）在“主管院（校）领导审批”栏目审批通过后方转入采购处；第五步：XX集团采购处长在OA系统中，在“采购部意见栏”进行审批确认，完成审批后，信息科进行汇总，汇总后打印出报表，报表上报采购处长和总经理签字审批（其中，大宗采购需要报总经理审批，一般采购经汇总及采购处长确认后，就可直接采购了）。
第六步：执行采购。
OA申购系统中的审批流程按照制度规定通过后，XX 教育采购处下属信息科交采购科进行采购。
采购合同订立后供应商进行送货，货到时，采购员同供应商一起到仓库办理入库，发票到后采购员携入库单、发票、XX报销单等原始单据进行报帐。
业务过程重组，实现业务流程序号部门及岗位输入单据流程说明输出单据对比分析01 学校各部门-需求岗位申购单（手工）填写申购申请申购单（手工）同原流程一致02 学校-后勤部（处长）申购单（手工）【开始条件】部门手工物资需求申请已经上报给后勤处；【工作内容】后勤处根据各部门填写需求申请汇总后登陆系统填写物资需求申请并送审。
物资需求申请单（系统）同原流程一致03 学校–财务处长\主管校长物资需求申请单【开始条件】后勤处系统中录入物资需求申请并送审【工作内容】根据后勤处送审物资需求申请进行审批，物资需求申请单（系统）同原流程一致04 公司-采购部门（信息岗）物资需求申请【开始条件】各学校物资需求已经审批完成；【工作内容】库存平衡（库存量+订单在途）确定需采购数量；请购单报领导送审；请购单增加库存和在途控制各环节的具体审批经办人及实际办理时间05 公司-采购部（处长）请购单信息科完成物资需求申请送审【工作内容】审核采购物资请购数量；确定财务物资预算情况上报领导请购单增加采购申请数量06 公司-采购部（采购岗）采购订单【开始条件】采购处长已经审核采购订单；【工作内容】根据请购单列明的存货规格、型号进行联系供应商，进行比价和合同订立；根据采购合同填写采购订单，完成后报采购处长进行审核；根据采购订单通知供应商发货采购订单追踪确保货物及时保量到货采购订单同采购合同一致07 供应商【开始条件】接收到采购人员订单发货通知【工作内容】按采购需求送货至各需求公司收货地点同原流程一致08 学校—后勤部（库管）采购订单【开始条件】采购员采购订单录入系统；供应商存货送到仓库现场；【工作内容】根据订单生成入库单；核对到货品种、规格、型号同入库单是否一致；3、联合申购人员、质量检查人员进行入库检验采购入库单增加联合验收步骤09 学校-后勤部（库管）采购入库单【开始条件】入库物资已经办理完成入库【工作内容】根据手工发票参照入库单录入系统发票；填写报销单请领导审批；系统发票送审财务审核；手工已审核单据送财务审批。
采购发票、结算单同原流程一致10 学校-财务部（材料会计）采购发票采购发票已经通过审批【工作内容】根据公司的采购业务管理，系统自动确认采购应付业务；应付单同原流程一致11 学校-财务部（出纳）采购订单、采购发票【开始条件】采购发票已经挂账，生成采购应付单。
【工作内容】参照采购应付单生成采购付款单，根据采购发票办理付款业务；付款单同原流程一致定义数据类，定义信息系统总体结构1.5.1 总体说明根据不同单位采购业务流程和管理特性，进入集团账套，客户化-流程配置-业务类型，配置如下业务流程：表3-5采购业务对照表业务类型名称业务类型类别对应收发类别核算规则适用范围XX教育期初采购采购采购入库Y普通业务类库存期初采购入库XX教育集采分收分结采购采购入库Y 普通业务类集中采购分散收货分散开票1.5.2 期初采购1.5.2.1 期初采购业务流程配置表3-6期初采购业务流程配置单据代码单据参照或自制单据来源动作驱动21 采购订单自制无4T 库存期初入库单参照采购订单25 采购发票参照库存期初入库单审批生成采购应付单（保存）D1 采购应付单参照D3 采购付款单参照采购应付单1.5.2.2 期初采购业务流程XX集团2011年新年年会策划方案1XXX集团2012年元旦联欢会策划方案一、策划目的2011年，XXX集团创立之年，“联欢会”作为企业不可缺少的“家庭盛会”，不仅可以增强员工的内部凝聚力，加深员工对企业的感情，增进员工之间的沟通、交流和团队协作意识，提升公司的综合竞争优势，更是促进公司的企业文化建设，表达公司对员工的关怀与问候。
基于联欢会活动所应考虑和彰显的内容，此方案将正统严肃的年终大会与现代流行的聚餐休闲活动进行了统筹策划，现本着“易行从简”的原则，将本次元旦联欢会活动方案策划如下：二、主办单位：XXX投资集团有限公司承办部门：行政管理中心协作部门：人力资源中心三、活动时间：2011年12月30日四、活动地点：五、活动对象：XXX集团领导及员工六、活动组委会成员组长：副组长：组员：七、晚会主题：建禧你我和悦新年本主题取XXX投资集团“XXX”二字为主题分语首字，藏头存意。
紧扣联欢会主题，共同庆祝元旦佳节，展现欢快喜庆的节日氛围。
八、组织安排1、XXX负责活动整体策划，活动场地租赁、场地布置、音响调试、物品购买、会议服务，晚会主持词撰写及现场调度后勤保障等工作（详见附件一、附件二）。
2、XXX负责晚会会议服务工作。
3、XXX负责晚会照相、摄像。
4、XXX负责晚会主持。
九、现场准备1、12月30日早上8:00前XXX抵达会场，开始场地布置、拉建横幅、音响灯光调试。
2、XXX负责桌椅布置及桌签摆放。
3、考虑到场地位置的特殊性及观看演出的角度问题，每桌座位安排不超过8人。
4、目前预估为XXX人，并预留4-6个机动位置。
十、元旦联欢会流程及安排（一）联欢会第一项：联欢活动及抽奖15:30—18:401、12月30日15:00，集团总部全体员工在楼下集合，乘大巴抵达活动地点，XXX负责安排车辆出行，抵达会场后，XXX 负责安排车辆停放、引导员工入场。
2、XXX负责会议签到，并安排人员就坐。
3、15:30联欢会开始，XXXX主持，各部门开始演出，主持人串词由XXXx负责撰写。
4、总裁讲话，致节日祝福。
5、抽奖时间：第一次抽奖16:30—16:40（三等奖3名，颁奖领导：）第二次抽奖17:30—17:40（二等奖2名，颁奖领导：）第三次抽奖18:30—18:40（一等奖1名，颁奖领导：）6、XXX负责协调各部门节目演出，XXXX负责活动照相。
7、18:40联欢会结束。
（二）联欢会第二项：餐宴18:40—20:001、18:40晚宴开始，XXXX负责宴会服务。
2、颁发特殊奖项：19:30—19:40（颁奖嘉宾：）3、20:00宴会结束，XXXX安排人员乘大巴返回集团总部，XXX 负责安排司机接送领导离场。
（三）活动结束，XXX负责撤场并还原场地。
十一、注意事项1、与会者于12月30日15:00到公司楼下集合（行政管理中心负责清点人数），乘大巴前往活动地点；2、个人携带好所需演出物品；3、与会者应自觉遵守各项规定，并听从现场工作人员的指挥。
附件一：集团元旦联欢会前期筹备工作计划表附件二：集团元旦联欢会活动所需物品清单附件三：演出节目单附件四：背景板图例行政管理中心二〇一一年十二月十三日附件一：集团元旦联欢会前期筹备工作计划表附件二：集团元旦联欢会活动所需物品清单。