专业技术人员沟通与协调能力的提升（二）北京航空航天大学王悦一、专业技术人员的组织沟通（一）会议沟通1.会议的概念与分类（1 ）什么是会议会议是有组织、有领导地商议事情的集会，一些无领导、无组织、无目的的聚合议论、闲聊，则不能称之为会议•（2 ）形成会议的主要条件有明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。

（3 ）会议的类型①按照会议的组织形式分：常务办公会议，办公扩大会议，员工大会或员工代表大会；②按会议的内容性质分：研讨会议，培训会议，社团会议，展览会议。

2.高效会议的组织（1 ）会前准备工作1）明确会议的必要性； 2 ）确定会议议题与目标； 3 ）确定会议场所；3 ）安排会议时间；4 ）确定与会人员；5 ）制定会议议程：按照轻重缓急安排事项的处理顺序，将每一个议题的处理时间明确标示出来； 6 ）发放会议举办通知。

（2 ）会议现场的组织控制有效控制会议议题和议程，合理控制与会人员的行为，加强对会议的组织协调。

（3 ）做好会后工作整理会议纪要，报道会议消息，监督检查执行情况。

（二）书面沟通1.书面沟通概说（1 ）书面沟通的含义书面沟通是人们按照社会交往规则而进行的文书性写作活动（2 ）书面沟通的特点①应时一按时代的规则写作；②应人一按对象的需求写作；③应事一为解决问题而写作。

（3 ）书面沟通的种类行政公文，计划类文书，报告类文书，法律性文书，新闻性文书，日常事务类文书。

2.书面沟通的基本要求制发文书要符合身份，书面沟通要符合法律法规，按照逻辑顺序安排文体结构。

（三）组织中的人际沟通1•上级一下属人际沟通（PPT11 ）上级沟通行为模式类型的辨别：一个明智的沟通者，应当对自己和沟通对象都有一个事先的了解和判断，以使自己主动采用合适而有效的方式与对方沟通。

（1 ）支配一温和型：理想的上一下级人际沟通行为模式。

①在组织中，一个支配一温和型的领导，往往以任务的完成和问题的解决为关注焦点，注意调动组织中的所有成员的积极性和自觉性，试图发挥每一个成员的潜力。

②一个支配一温和型的领导，是一个在下属心目中温和而坚决、友好而强有力的领导。

2.下属一上级人际沟通：面对不同类型上级的沟通准则（1 ）与支配一敌意型上级的沟通准则①尊敬，但不要表现出对其权力构成威胁的迹象；②概括表达自己的理解时，谨慎措辞；如有可能，将自己所理解的付诸文字，并注意表述的得体谦卑；③愿意让他居功；将结果与上级的权力和形象挂钩；④使他了解你工作中的最新情况；⑤适度开放，表现你直率、坚定的形象。

（2 ）与顺从一敌意型上级的沟通准则①不要过于咄咄逼人而对上级的安全感造成威胁；②不要过于热衷于社交和显得太活跃；③通过实际的行动赢得信任（而不是夸夸其谈）；④不要在工作态度和工作业绩上造成过于急速的变化；⑤将结果与其安全感的需求（如单位运作、顺利完成上级任务等）结合起来。

（3 ）与顺从一温和型上级的沟通准则①对与上级漫无目标的沟通行为不予控制；②将结果与上级的受欢迎度及认可度结合起来；③帮助他管理，实行进度督查；④提议和报告始终简洁明了；⑤留出一定的时间进行社交。

（4 ）与支配一温和型上级的沟通准则①强调任务目标的实现；②坦诚、直率的表达自己的观点（感受）；③对异议坦然接受。

（5 ）支配一温和型：理想的下一上级人际沟通行为模式①在态度上确立自己支配一温和型的沟通行为模式；②在具体的沟通活动中注意基本的沟通技巧。

3.同级之间的人际沟通（1 ）不同沟通行为模式对待同级关系的态度1）支配一敌意型对于同级关系的看法通常很了解同级之间的权力状况，并且不满意于这种状况，试图获得对同级的控制权。

2）顺从一敌意型对于同级关系的态度①针对同样属于顺从一敌意型的沟通对象，其评价多为“懵懂，不知道自己在做什么” 并认为由于他们缺乏能力和技术，和这种同级共事是很危险的事情。

②针对顺从一温和型的漫谈和无目标，他（她）会以“不安分的”、“拒绝严格按章办事”来评价同事，并同样将与这种同级共事视作是有很大风险的事情。

③针对支配一敌意型和支配一温和型的同事，其通常会认为对方是“能干”而“有野心”的。

3）顺从一温和型行为模式对同级关系的态度通常对权力并无太大兴趣，重要的是大家和睦相处。

4）支配一温和型行为模式对同级关系的态度不将同级视为有威胁的竞争者，也不视其为亲密朋友；他们的目标指向合作一问题解决和目标实现。

他们希望通过共同配合和努力来完成任务，并使每个人的优势都得到发挥。

5 ）与支配一敌意型行为特点的同事争夺控制权；对顺从一敌意型行为特点同事的犹豫观望提出警告；对顺从一温和型行为特点同事的散漫及盲目乐观加以引导二、专业技术人员的大众媒体沟通（一）以合作心态对待媒体1.媒体是我们的“工作伙伴”第一，新闻媒体可以通过其广阔的传播覆盖面，向公众传递党和政府以及各行各业的有关信息，唤起公众对决策内容和各类信息的关注和参与，减少公众对事件真相及有关决策的误解和抵触。

第二，新闻媒体通过提供真相，反映情况，可以促使决策层更加了解真实情况，特别是当某些政府机构或部门欺上瞒下、官僚主义等原因而造成信息流失或失真时，新闻媒体通过行使其舆论监督功能，打破消息封锁和撕破谎言，就可能唤起上级领导对有关问题的关注，从而加快某一问题的解决。

第三，新闻传播机构拥有专业性的人员队伍和技术设备，它的时效性、客观性等职业特性所带来的社会信任度，比之当事单位自身的传播，具有更有效的说服力。

第四，新闻媒介可以运用自己独特的表现方法，把传播者传统的组织传递方式转化为生动逼真、感染力强的传播手段，从而让公众心悦诚服地接受传播者的政策法规和处置措施。

2.与媒体沟通的原则（1 ）遵循新闻传播规律，尊重记者的工作责任和职业特性①尊重记者维护事实真实的立场和维护社会良性发展的责任心②了解记者关注的新闻点1）未来将要发生的事件；2）当事方不让报道或对报道有争议的内容；3）与受众切身利益相关的事情；4）拓展公众想象空间的话题等。

③尊重媒体的立场和新闻策划（2 ）接受采访是最好的媒体沟通方式1）以时效性抓住媒体的眼球；2）新闻的时效性决定新闻发布的若干时态法则；①新闻发布要写明事件发生的具体时间，向记者报告特定的时间，最好精确到“X时X分”，突出事实的“现在进行时”；②新闻发布的事实时序不能颠倒，否则就会歪曲事实的因果关系，改变事实的性质。

叙述事实可以运用倒叙或插叙，但不能违反事实因果关系的顺时态；③要把事实发生或发现与新闻发布的“时间差”缩小到最低程度，时间差越小，新闻发布的时效性就越高。

④要注意纸质媒介的截稿时间。

比如报纸，日报的截稿时间是晚上12点，晚报的截稿时间为上午10点，电视新闻的截稿时间是在下午6点。

3）用事实与细节给记者“喂料”；4）用新闻语言与媒体共鸣。

（3 ）真实坦诚1）永远讲真话真话才具有权威性和公信度，才能体现受访者坦诚开放的形象。

2）采用前门策略3）通过提供事实材料显示坦诚态度（4 ）建立长期的友谊与合作1）建立媒体档案；2）给记者留下联系人的电话号码；3）开通与媒体沟通的多种渠道。

（5 ）与媒体沟通信息的不同方式1）新闻通稿，由当事单位拟定好的对某一事件的报道，供新闻媒体在报道中使用。

只发新闻稿就不用回答记者提问，避免了回答难以回答的问题。

2）新闻发布会（广义）：从广义上来讲，各类组织就重大事项向社会公布消息、发表意见并接受记者提冋的信息发布活动。

具体又分为：①新闻发布会（狭义）：以新闻发言人公布事件和意见为主，不安排记者提问；②记者招待会：以记者提问、新闻发言人回答为主要内容；③媒体吹风会（背景吹风会）：对即将举行的活动、会议、各种计划或将要发生的事变提前向记者透露某些信息；④媒体见面会：由国内外高层首脑或杰出知名人士接见记者，并应邀发表简短讲话、回答记者提冋。

3）接受记者的采访，通过接受媒体的集体采访、单独采访（专访），来发布解释有关事件的新闻。

3.不同情境下与媒体沟通的方法（1 ）突发事件中与媒体的沟通1）抢第一时间发布信息在事件刚刚发生、外界还不知道有关信息时，当事方就发布第一批信息，成为权威的“消息源”，而且要尽量把最主要的信息、立场提供给媒体，让记者抢发的第一篇稿子就是出自当事方发布的新闻稿，或者其中重要的内容就是出自当事方提供的信息。

2）尽量为媒体的采访提供方便明确接待记者的人员安排，认定对外发布信息的责任部门和人员，掌握接待记者的程对一些有延续性的突发事件，要设立新闻中心，并及时向记者提供情况和采访方便。

3）把握好事件刚发生时的传播要点第一，告知公众事件已经发生；第二，对于受害者我们深表同情和关注；第三，我们正全力以赴采取措施。

4）关键问题的回应须慎之又慎5）不断更新传播内容6）控制不良、不实信息的扩散及时发现谣言，准确做出判断；抓住要害，组织驳斥；要尽量避免重复谣言本身，以防公众只获取信息中的谣言片段而强化对谣言的信任；根据当时谣言的传播情况来决定辟谣的传播面。

（2 ）负面事件中与媒体的沟通正视事件，表明态度；第一个宣布坏消息；严肃查处，堵塞漏洞；向媒体提供正面因素或者是富有人情味的故事。

（3 ）如何面对媒体的不实报道①冷静应对；②分析事件：从哪些角度来指出？除了正面回应以外，是否还有其他的选择？③与合适的人进行沟通先与记者本人进行沟通；再逐级联系；联系其他媒体；直接影响公众④乱选择诉求要求撤销或更正；要求刊登后续报道；要求道歉；要求存档；要求亲自阐述己方的立场和观点。

（二）与记者的现场沟通1.接受采访前的准备（1 ）了解媒体前来采访的媒体的有关情况；前来采访的记者的个人情况。

（2 ）确定传播的目的和内容确定需要向其传达信息的受众及有关问题；审定接受采访的具体目标；针对上述问题,制作三条核心信息；确立一个主题，将其作为连接所有信息的主线；起草一份定位陈述，为整个采访确立框架或基础；准备答问提纲；准备一些实例说明资料，以及一些可供引用的引言对所有的信息进行修订和简化。

2.与记者现场沟通的技巧注意把握发布信息的走向；确立底线法则；研究敏感的、难以回答的问题；易于为记者报道、编辑编排。

3.注意不同媒介有不同的采访要求（1 ）纸质媒体的采访1）印刷媒介的采访通常更有深度，所以一定要做好充分准备。

2）记者向你联系采访事项时，就应问记者就此问题采访过哪些人，还打算采访哪些人，以对采访所涉及到的内容和观点做到心中有数。

3）确定记者是否录音，如果是，要假定你说的每一句话都会被记录下来；同时，还要注意形体语言和形象，因为记者完全可以用绘声绘色的文字描写你的言行。

4）注意说话的逻辑性和说理性，要重在讲事情的来龙去脉和道理所在；语言表达要准确明晰；同时向记者提供一定的文字资料和背景信息。

5）如果你希望审阅记者的采访稿，向他明确提出来。