公务员培训 讲座
新疆职业大学 唐成英
第三单元 办公室事务管理
第一节 办公室环境管理 一、办公室环境布置的基本原则： • 舒适（光线、色彩、温度、摆设、装饰） • 和谐（平等） • 实用（人员位置设定） • 文件柜靠墙、复印机、打印机有独立空间、
有充足的插座、接待区设置在进门一侧的 空间等等
办公室格档
用信申请
领导批准
登记
填写
1）专人负责保管存放 2）严禁开空白介绍信或外借、转卖介绍信 3)若丢失应及时报告、通知合作单位工作（轮流值班、领导干部带班） • 1、值班工作的主要任务 • 传递信息 • 办理紧急事项（突发事件） • 负责接待工作 • 处理来函、来电 • 确保安全
2、值班工作程序 • 按时到岗 • 做好记录 • 及时报告 • 具有处理突发事件的能力
• 通过汇报安排
领导层各位将自己本月或下月的重要活 动以书面或口头形式传递给秘书，秘书汇 总，制定计划初稿，征求领导意见，最后 交主管领导审批，再印发各部门领导。
三、（周）领导工作安排
• 通过每周领导碰头会安排
• 在碰头会基础上协调各部门具体要求，综 合制表。
• 周安排要按日制定，详细具体，时间段以 上午、下午为宜。一旦制定，不再改动。
订购
接收
存放
库存管理
五、商务旅行管理
1、领导旅行前秘书的工作
• 制定旅行计划（领导应享受的待遇、领导 爱好、习惯、了解交通信息）
旅行计划的主要内容（时间、地点、交通工 具、住宿、旅行内容、资料、物品、）
• 制作旅程表（日期、时间、地点、交通工 具、具体事项、备注P77)
• 办理出国手续（撰写出国申请、办理护照、 办理签证、办理黄皮书、订购机票、准备 旅费
• 花卉茉莉、君子兰、万年青、白玉兰） • 色调：（工作会议宜冷色；庆祝大会可暖
色）
五、接待
• 迎送
• 宴请（桌次）
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• 宴请座位
主人
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主人
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夫人
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• 会见会谈座位
翻译
主宾
主人
• 会谈座位安排
主宾
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•
感情上的亲密，发展友谊；钱财上的 亲密， 破坏友 谊。21.2.112021年2月 11日星 期四12时33分 32秒21.2.11
谢谢大家！
确定医疗、保卫人员 安排参观访问活动 安排食宿 预定交通工具
会场指示牌、设施图
桌签、坐签、
记者证 出席证（代表证）
准备其他相关材料（简介、说明书 起草会议报告、草案 准备领导发言
制发会议通知 成立会务组、明确分工 确定议程、日期
确定会议名称、地点
准备材料
拟定计划 制 定 预 算
一、拟定会议通知
• 标题：机关名称+会议名称+通知 • 通知对象：单位或个人 • 正文： • 1、会议目的、名称和主题 • 2、会议时间、地点 • 3、其他事项 • 4、落款和日期 • 5、回执
• 领导活动有调整，要及时通知有关部门。 五、完成领导临时交办事宜（紧急性、具体
性） • 文书工作（拟写通知、准备有关材料） • 接待工作 • 联络工作
• 办公用品准备 秘书应积极主动、应变能力强、落实汇报。
布置会场
安排生活
制作证件
第四单元会议组织与管理
配齐、调试电化设备 布置主席台 选定会场形式、排定座次 布置环境
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扩展市场，开发未来，实现现在。2021年2月 11日星 期四上 午12时 33分32秒00:33:3221.2.11
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做专业的企业，做专业的事情，让自 己专业 起来。2021年2月上午 12时33分21.2.1100:33Februar y 11, 2021
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时间是人类发展的空间。2021年2月11日星期 四12时 33分32秒00:33:3211 February 2021
• 四、（日）领导工作安排
• 在制定计划时要考虑领导的工作习惯和作 息时间；将需领导审阅、批的文件集中呈 报，给领导腾出更多的时间。
• 在安排重点会议、会见时，主动为领导挡 驾，排除干扰。
• 事先准备好领导所需的各种材料
• 紧急事项除外，一般在领导出差会下班时， 不要安排重要的会议、会谈。
• 安排各项领导工作时，要留有时间的余地， 避免因延误而影响下一项活动的实施。
报销进行周转。
3、履行报销手续 • 提交申请报告或“费用申请表” • 将申请报告提交授权人审核（办公室主任、
上级领导） • 将获批的申请报告提交财务部门 • 索取发票并将发票上的用途进行核对 • 将发票贴在出差报销单后，签字后提交财
务部门结算。
四、办公用品与设备的购买与管理 操作流程：
申购
选择供应商
管理者的座位
• 确保安全（建立制度、定期检查、及时报 告解决、做好记录）
上海静安公寓火灾
第二节 日常办公事务管理
一、印章和介绍信的使用管理
1、印章管理
• 专人负责
• 确保安全
• 防止污染
用印申请
用印签批
用印登记
用印监督
正确用印
• 2、介绍信的使用与管理 • 介绍信的种类与使用（P63) • 介绍信的管理
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得道多助失道寡助，掌控人心方位上 。00:33:3200:33:3200:33Thur sday, February 11, 2021
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安全在于心细，事故出在麻痹。21.2.1121.2.1100:33:3200:33:32Februar y 11, 2021
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加强自身建设，增强个人的休养。2021年2月 11日上 午12时 33分21.2.1121.2.11
通知发出时间
二、会议材料的准备
• 领导的发言稿 • 会议的指导性文件 • 会议程序性文件 • 会议参考性文件 • 会议管理性文件 • 会议常用物品设施准备
三、会议座次及主席套座位排序
• 座次排列：横排、竖排、左右排列 • 主席台：职位排序---中-----右---左
（2）
（1）
（3）
四、现场布置
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科学，你是国力的灵魂；同时又是社 会发展 的标志 。上午12时33分32秒 上午12时33分00:33:3221.2.11
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每天都是美好的一天，新的一天开启 。21.2.1121.2.1100:3300:33:3200:33:32Feb- 21
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人生不是自发的自我发展，而是一长 串机缘 。事件 和决定 ，这些 机缘、 事件和 决定在 它们实 现的当 时是取 决于我 们的意 志的。2021年2月11日 星期四 12时33分32秒 Thursday, February 11, 2021
• 出行前的落实工作（列表检查）P79
• 办理出入境事务
• 2、领导旅行期间秘书工作 • 检查领导有无以往东西 • 与对方沟通，将领导航班号、时间等告知
对方，领导到达后，确认领导安全。 • 随时记录工作进展情况，与领导保持联系。 • 3、领导返程后秘书工作 • 接站 • 汇报
• 整理文件 • 核算报销费用 • 与对方沟通确认领导安全返程
第三节 安排领导日常工作
一、安排领导日常工作的基本原则 • 科学合理 • 全面具体 二、（月）安排领导工作的方法（重要会议、外事
活动、接待等工作） • 通过办公例会安排
各单位都有办公例会，由主管领导召集，回报 上月情况，计划下月安排，记录人会将协调情况 记录下来，印发有关职能部门，秘书根据这个
记录安排领导本月工作。
• 三、管理零用现金和履行报销手续
• 1、管理零用现金（日常开支：较少的交通 费、邮资、接待餐费、停车费、少量的办 公用品）
• 2、零用现金的管理要求
• 建立零用现金帐，将办公室的日常开支记 录下来，以便存查。（P71)
• 内部人员使用零用现金时应填写“零用现 金凭单”
• 核对各项内容 • 将发票贴附在凭单后面 • 每支出一笔现金，均要在现金账簿上记录 • 支出到一定数额或月末，秘书到财务部门
主人
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每一次的加油，每一次的努力都是为 了下一 次更好 的自己 。21.2.1121.2.11Thurs day, February 11, 2021
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天生我材必有用，千金散尽还复来。00:33:3200:33:3200:332/11/2021 12:33:32 AM
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安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。21.2.1100:33:3200:33Feb-2111- Feb-21