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档案管理培训(上、下)


档案分类是多种角度、多层次的分类系 统,分类方法比较复杂,一直存在多种 意见,是档案学研究的主要内容之一。
• 分散、零乱、质杂、量大、孤本等特点 • 集中、系统、优质、专指、广泛应用
三、档 案 管 理
• 档案管理亦称档案工作。是直接对档案 实体和档案信息进行管理并提供利用服 务的各项业务工作的总称。
档案管理基础知识(2011-4)
第二点是注意年终收集, 即年终要把本单位收发文 本上作了登记的全部文件 材料收集起来;
档案管理基础知识(2011-4)
档案管理基础知识(2011-4)
(二)区分年度
根据文件形成和处理的年度进行归档,通用规则: • 一般的文件材料,放在其形成的年度归档。 • 计划、预决算、总结、报告、统计报表等,放
全宗号
案 类别号


年度
脊 机构


期限
起止件号
×
×



司 全宗号


类别号

A 年度

2005

机构

期限

短期

起止件号
1-28
(十)打印目录
目录包括内容: • 文件盒背脊信息 • 文件著录
(十)入库装箱柜
• 档案柜编号 • 文件盒摆放原则:由上至下、从左至右 • 采用竖放
档案
放哪儿
• 按档案内容分
1、营业证照类、申报批复类、政府通知类、 对外往来函、会议记录类、管理制度类
2、经营合同类、固定资产类、宣传资料类、 内部发文类、报告计划类
3、人事资料类、财务资料类、技术资料类、 生产资料类、行业资料类、客户资料类
(三)企业档案管理
• 企业档案的管理通常按照职能部门划分, 以部门为单位进行分管。行政(办公室) 部门负有指导和监督各部门档案管理的 责任;
机构(问题):《规则》将机构(问题)项
作为选择项,是因为对于文件数量少或内部机构简单 的机关,只选择年度、保管期限两种分类法即可满足 整理工作的需要,无须再分机构(问题)。但对大多 数机关来说,选择机构(问题)进行分类还是必要的 ,编号时也必须相应编制机构(问题)项。填写机构 项时,如果机构名称太长,也可规范简称表示,如 “政策法规”可简称“政法司”经济贸易处可简称为 “经贸处”,但不能使用“一司”“一处”等。填写 问题项时,应严格按照分类方案设定的类目直接填写 ,如“党群”“行政”“业务”等。
全宗号 年度
类别号 机构
期限 件号
• 每年归档工作结束后,发现有未归档文件?
可将该文件排在相应年度已归档文件之后编目 归档。
如何填写档案盒背脊
全宗号:档案馆
给立档单位编制的代
号。因为是必备项,
有全宗号的单位,必
须填写,没有全宗代
保管期限:填写
号的单位此栏空置, 归档文件保管期限,分
可暂不填写。
为:“永久”、“30年
有人认为只有档案机关收藏的无现行作用的文 件才能称之为档案 ……
档案的最新定义
组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成 的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信 息
二、档案的种类
按照档案来源、时间、内容和形式特征的异 同点,档案可以有很多层次的划分。
(一)依据档案的形成分 根据档案形成者可分为国家机构档案、 党派团体档案、企业单位档案、事业单位 档案、名人档案等。
”、“10年”。也可填
写简称“永”“30”“10”

年度:填写文件
形成年度,应采用公 元纪年,以4位阿拉伯 数字标注。如:一九 九八年表示为“1998” ,不能简化为“98”。
馆编件号:
暂不填写,如需档 案移交进馆时按进 馆要求填写。
室编件号:按文件排列顺序从“1”开始逐件
标注。室编件号应在同一年度、同一组织机构的同 一保管期限内,从“1”开始逐件流水编号。例如: 2007年办公室永久、30年、10年三个保管期限的 归档文件,编号后形成的三个流水号,即永久的从 “1”开始编写一个流水件号;“30”年的从“1”开始 编写一个流水件号;“10”年的也从“1”开始编写一 个流水件号。更要注意的是,件号应逐件编写,件 号不得重复,不得出现空号。填写时用阿拉伯数字 标注。
度,各公司可根据需要对档案进行按级别查阅的保 密措施; • 借用档案文件,须做好登记,并注明用途及归还日 期。
档案管理基础知识培训(下)
企业档案归档大致步骤
1 收集文件 2 区分年度 3 划分期限 4 文件装订 5 文件排列 6 文件编号
7 文件著录 8 填备考表 9 文件装盒 10 打印目录 11 入库装柜
档案管理基础知识(2011-4)
(一)收集文件
1、能够反映本单位主要活动的 2、确保归档文件材料的齐全、完整 3、对不需归档的文件要进行剔除。 4、要注意“帐外”文件的收集。例如:
各种上报图表、花名册、本单位出版的 书刊和外出开会带回的会议文件等。
收集方法上要注意的两点
第一点是注意平时 收集,即平时将某次会 议或处理某件事、解决 某个问题所形成的文字 材料收集起来;
档案管理基础知识培训(上)
2020/5/31
为什么要做档案?
档案作为一种信息资源,作为企业生产、技术、科研和经 营等活动的真实记录和一项基础性工作,同时作为与企业同步 发展的无形资产,在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重 要作用。规范化、科学化的档案管理,是企业必须做好的一项 基础性工作,在企业发展的同时档案工作不被削弱,建立一套 适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案 体系,使得档案工作的发展不置后于企业发展速度,它将为公 司各项综合业务的开展创造必要条件,对规避和抵御各种风险 起到一定的必备作用。
(四)按照记录信息方式分 按照记录信息方式可分为文字档案、图 形档案、声像档案。
声像档案又分为照片、录音、录像、影 片档案。
(五)根据档案所有权形式分 根据档案所有权形式可分为国家所有档 案、集体所有档案和个人所有档案。
在外国通常分为公共档案和私人档案。
(六)其他常见档案种类划分还有
在中国,常见的档案种类划分尚有把档 案划分为文书档案、 科学技术档案和专 门档案。
• 各部门的档案由专人负责收集、整理与 保管;
• 档案资料应收集完整、齐全,建立目录, 并及时更新;
• 档案管理员日常收到待建档资料后,须 根据不同类别进行存放归档,并确保档 案资料的安全与完整(防潮、防尘防火 及保密性)
(四)企业档案归档大致步骤
1 收集文件 2 区分年度 3 划分期限 4 文件装订 5 文件排列 6 文件编号
在文件内容针对的年度。 • 长远规划,放在文件内容针对的头一年。 • 多年的总结、报告,放在文件针对的最后一年。 • 跨年度的案件,放在结案的一年;跨年度的会
议,放在闭幕年。
(三)划分期限
1、准确地判定每一份文件和每一组文件的 价值
2、一般保管期限分为: 永久(无限期) 长期(16-50年) 短期(15年以下)
(七)文件著录
• 即建立目录。著录项目必须准确、详细, 以提高利用文件的查准率、查全率。
• 必须著录的项目有:序号、文件题名、 责任者、文号、成文日期、全宗号(没 有全宗号可留空)、页数、件号、归档 年度、保管期限等。(见图样)
全宗号 类别号 年度 保管期限 机构
归档文件目录
A 2011
短期
件 责任 文号 号者
四、企业档案管理
• 企业档案:是指企业在日常工作中从事 企业管理、生产、经营、销售、经济核 算及科学研究等活动中直接形成的有保 存价值的真实记录。主要包括文字、图 表、音像等。
(一)企业档案通常包括的内容
1.由政府机构发至公司的文件; 2.公司业务往来的资料; 3.以公司或董事长/总经理名义对内、对外发布的文件,
1 从化 从府 市人 [2005] 民政 号 府
2


关于×××的通知
日期 归档 文件格 备
页数 式

2005 5 -0602
(八)填写备考表
备考表:即盒内文件情况说明表。主要用于填写 本盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要 说明的情况,如无上述情况,可暂不填写。 • 整理人:由负责本盒文件整理归档的人员签名。 • 检查人:由负责本盒文件归档质量审核的人员
5、如果是组合件,应按一定顺序进行文件排列:
正本在前,定稿在后; 正本在前,附件在后; 原件在前,复制件在后; 译文在前,原文在后, 转发文在前,被转发文在后; 复文在前,来文在后。
6、装订 采用左侧、下侧对齐方式,用不锈钢钉装订或 线装订。

×××
××× ×××

××× ×××

××× ××× ××× ×××
7 文件著录 8 填备考表 9 文件装盒 10 打印目录 11 入库装柜
(五)企业档案的使用
通常遵循“先审批、后使用”的登记原则
• 档案使用时限、地点、方式应按照审批范围内使用; • 档案使用地点原则要求在公司内,因工作需要需带
离公司的,应经批准后方可带出; • 档案的收发和传递,由指定人员担任,实行签收制
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7.多层资料盒
拿取方便 临时存取 保密性差
一、什么是档案
简单的说:就是记录某个对象发展历程的各种信息 。
对象 人类 国家 个人 某个事项 等等
载体 骨头 竹简 锦帛 纸 胶片 等等
一、什么是档案
档案概念有百余种: 法语国家
认为文件(文书)一旦形成就叫做档案 英语国家
认为文件进入档案馆后才叫做档案 国内
有人认为只有经过专门整理和鉴定的归档文件 才能称作档案;
签名。 • 日期:填写归档的年、月、日。
(九)文件装盒
• 将整理好的归档文件按照编号顺序装入 档案盒,文件松紧要适当,盒满为限。 同一盒内同一年度,同一保管期限。
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