合同签订管理规定及流程

一、目的

规定签订合同的要求、对合同条款要求、签订合同的注意事项和审定合同的要点，以维护公司利益，降低经营风险，减少签订合同不当造成的损失，方便合同的有效执行，最终保证业务活动的正常进行。

二、适用范围

适用于合同签订相关的过程中与合同签订相关的所有人员必须遵守此规定。

三、职责

行政人员和部门领导负责对合同进行审核，业务人员负责与客户签订合同，并负责合同的传递、保管和协调签订合同的整个过程，部门主管负责初审合同，公司领导负责对合同签订的一些例外事项进行决策。

四、内容

1、总则

与合同签订相关的各部门和各级领导应严肃对待合同，认识到合同的重要性，平时要认真学习合同法，进行合同谈判时在坚持原则性的基础上，也必须有一定的灵活性；

公司只认可书面形式的合同；

每一份合同的签订必须有指定的承办人，承办人要求是公司正式员工，其应对合同自订立起至合同履行完毕的全过程负责，并对所提供的材料的真实性负责；

合同签订人员应是公司法定代表人或者取得法定代表人授权的有关人员；

任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商业、技术秘密。

2、定义

合同：是指本公司所属各部门同外部的自然人、法人及其它组织之间签订的经济合同，也指本公司我公司使用本公司经销产品企业名义与外部的自然人、法人及其它组织之间签订的经济合同。

授权委托书：法定代表人需要委托代理人签订合同时，开据的一个书面授权文件至代理人叫授权委托书，授权委托书必须明确委托权限，有法定代表人和代理人双方有效印鉴。

3、合同签订的主体

我方签订合同的主体视情况需要而定。

与我方签订合同的对方应是有独立法人的实体或者是有合同履行能力的个体。部门主管

有责任对对方进行资格审查。

审查的重点包括：法人资格：有效期内并经过年检的营业执照，执照所载内容与实际相符；合同标的应符合对方经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可等级、资质证书；对方是代理人代签合同的，应有真实、有效的法定代理人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；具有相应的履行能力及履约信用。自然人：有效的身份证明文件；能够经营合同标的，若有专营许可，需提供相关证明文件；具有相应的履行能力及履约信用。

若合同对方签订合同资格不足或履约能力不够，则在对方提供合法、真实、有效和有担保能力的担保人情况下，方可与之签订合同。

4、合同专用章

有效的书面合同应加盖公司公章或合同专用章；

经负责人审核合格，由总经理同意，并且为正式的合同发文稿纸上方可加盖公章或合同专用章；

公司的合同专用章和公章应由法定代表人指定专人进行管理，加盖时事先申请并必须如实进行登记。

5、合同文体

合同必须为书面正式文本形式，包含详细合同条款、合同标得样品封样、合同订立双方签章方为正式有效合同；

与合同内容相关或合同提到的一些实物或文件作为合同附件，与合同同样具有法律效力；

合同语言应严谨、简练、准确；合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专项解释。

6、合同条款

a、双方信息

签订合同双方信息必要信息必须齐全，必要信息包括：签订双方真实姓名、身份证号、联系方式、邮编、住址、签订时间。签订双方其他信息可根据合同性质的不同，视情况自行添补。

b、时间

合同中有约定时间期限时，至少具体到月份，并注明起始日期和终止日期，具体到年月日。

c、数字

合同中涉及数字时，金额小写之后注明大写数字，金额单位要标明。

d、权力与义务

合同中应视合同的性质，写明双方的权利与义务。

e、违约责任

违约责任应具体，并标明不可抗因素包括哪些方面，双方因不可抗因素可不用承担违约责任。

f、合同的变更、解除

1）在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。

2）存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同

a、因不可抗力致使不能实现合同目的；

b、对方其他违约行为致使不能实现合同目的；

c、法律规定的其他情形。

d、变更或解除合同的，应当采用书面形式（包括书信、电报）；

f、变更或解除合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，依法及时办理。

7、合同生效

合同需经双方法定代表人可其授权人签字并盖章后方正式生效。

8、合同签订流程

我公司合同签订流程如下：

a、业务人员人提供签订合同的相关证明材料，交给部门主管审核；

b、部门主管审核无误后，由业务员把合同交给对方签章；

c、合同一式两份，签章后，业务人员将合同交于行政相关负责人保管，并备份留存档案。

9、合同执行

合同生效后，必须全面、及时、实际履行合同，除法律另有明文规定或合同约定外，不得替代履行或转让、转卖合同。

任何人发现对方不履行或不全面、不适当履行合同时，应立即通告承办人，承办人应在法定约定期限内以法定或约定方式向对方提出异议。收到对方履行异议时，承办人应在法定约定期限内以法定或约定方式给予答复。

10、合同纠纷

（1）合同纠纷发生时,承办人应及时通知有关机构和人员，同时应迅速收集相关证据资料。合同纠纷处理后，承办人须及时将纠纷处理结果报综合部备案。

对方当事人逾期不履行生效协议、裁决时，承办人应及时报告并经总经理同意，向人民法院申请强制执行。

（2）处理合同纠纷原则

坚持以事实为依据、以法律为准绳；

以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商、互谅互让，达成协议，解决纠纷；

因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，合情合理解决。

11、资料保存

资料保管责任人：与合同相关的所有资料必须交给行政相关负责人统一保管。

文件资料内容：所有与合同项目有关的资料，包括合同文本、来往文件和款项来往记录。

保管要求：合同编号，并建立合同目录，对合同进行妥善保存，并录入电子版，存档备份。若出现损毁情况，应及时向领导汇报，及时处理。

借阅要求：合同借阅必须经过部门经理审批同意方可借阅，原则上原始合同不予借出。若需借出，需部门经理特批。若有员工调动工作，必须还清所借出的合同，方可办理调离手续。借出者需妥善保管合同，不准擅自转借、传阅和复制。

12、责任追究

不正当行为：

不履行本职工作或不负责的造成损失的；

没有得到授权、超出授权或者授权已终止仍以公司名义对外签订合同，且事后未获公司总经理认同的；

泄露属于保密范围的合同内容，造成损失的；

对外签订合同人员在签订、履行合同时，因失职被诈骗，从而使公司利益遭受损失的；

未经审核程序审核或审核后而不严格执行，给公司造成损失的；

对发生纠纷的合同，未在规定的期限内向主管领导汇报，以致超过了仲裁或诉讼的有效期限，导致公司败诉的。

公司员工有以上情况之一，情节轻微的，按照相关制度予以行政处罚；情节严重，给公司造成经济损失的，对所造成的经济损失按照责任大小承担赔偿责任，并按相关规定予以处罚；构成犯罪的，移交司法机关处理。