小议合同全过程管理中需注意的问题

朱莹

（湖南省火电建设公司湖南省株洲市 412000）

摘要：合同是企业从事经济活动取得经济效益的桥梁和纽带，是企业与外部进行物流、资金流、信息流交换的基本形式。建立和健全企业的合同管理制度、在合同全过程管理中实施科学的控制方法、加强对合同管理人员的培训等措施，可以有效地解决企业全过程管理中存在的问题。

关键词：合同全过程管理问题

正文：

现代市场经济是契约经济、法制经济、也是合同经济，甚至有人说现代社会为合同社会。处于市场经济之中的企业必须重视合同及合同全过程管理，因为合同是确定我们企业与合作双方之间权利义务关系的最重要的法律文本。笔者以为，合同管理，不仅包括对签订好的合同文本进行归档处理，更重要是要对合同进行全过程的、系统的和动态的管理。全过程就是由洽谈、草拟、签订、开始，直到合同失效为止；系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理；动态性就是注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对我方不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止、终止。因为合同既是业务开发最终确定的结果，也是业务实施过程中对照执行的依据，更是解决业务纠纷主要的依据。能否实施有效的合同全过程管理，把好业务合同关，是影响企业营销和服务战略的一个重要因素。

一、当前企业合同全过程管理中存在的主要问题

在当前企业合同全过程管理中，存在的问题主要体现在合同签订和合同履行阶段：

（一）合同签订阶段

1、签约主体不当。合同当事人主体合格，是合同得以有效成立的前提条件之一。而合格的主体，首要条件应当是具有相应的民事权利和民事行为能力的合同当事人。因而，我们在合同签订时特别要注意的是合同当事人主体是否具有上述两种能力和有无当事人错位的情况，即虽然具有上述两种能力，但却不是合同当事人。

2、合同文字不严谨、合同的执行标准及衡量标准不够明晰。随着社会科技的高速发展，新兴的行业及术语日新月异，我们在合同签订时特别要注意用词规范，语义明晰，标准统一。如我们交纳“订/定”金，有“订金”和“定金”，虽读音相同，但字形不同，意思表达更不一样。更重要的是，一旦合同中存有歧义的语句，便会导致合同双方各自做出对自己有利的解释，从而引发争端。

3、合同条款不全面、不完整，导致合同缺陷和漏洞。最常见的合同漏掉的就是违约责任了。因为双方合作时间较长或是洽谈融洽，觉得合同履行已成定局，往往不太注意违约责任，或是草草两笔了事，一旦产生纠纷，便后悔当初。

4、条款不可行。因为业绩或是可观利润诱因，有些企业往往会对暂不可行的合同条款采取先认同，想等合同签下来再与对方协商，其实这将给企业带来巨大的不必要的风险。建议对于专业性较强的企业，签约前应向有关专家咨询，甚至请他们参与谈判，分析企业生产、管理的特殊要求以及特别需要注意的地方，不能签订了不可行的条款。而对于经过努力仍无法做到的内容，千万不要轻易承诺。

5、只有从合同而没有主合同。主合同是指能够独立存在的合同，

如物流分包合同及保证合同、抵押合同等。没有主合同的从合同是没有根据的合同，是“无源之水”，而“无源之水”是不存在的。

6、违反法律法规签订的合同。《合同法》第五十二条规定，违反法律、行政法规等强制性规定签订的合同属于无效合同，而无效合同是不受法律保护的。

7、境外合同文本的疑问。全球化经济，企业的不可避免牵涉到一些国际合同。由于国情不同、语言文字不同，加上翻译问题，这些合同文本存在不少疑问。对这些疑问不能回避，必须在合同上加以澄清，以免造成不必要的损失。

（二）合同履行阶段

1、应变更的合同没有变更。合同变更包括合同内容和合同主体变更两种情形。在履行合同时，如果发生变更情况，企业一定要及时变更以更好地维护自己的合法权益。

2、应当发出的函件或会议纪要没有发。在履行过程中及时地发出必要的函件或确定会议纪要，是合同动态管理的需要，是履行的一种手段，也是企业自我保护的一种行为。

3、应签证确认的没有签证确认。履行过程中的签认是一种正常的行为，但有些企业的现场管理人员对此并不重视，当发生纠纷时，也因无法举证而败诉。

4、应当追究的违约责任却超过了诉讼时效。有些拖欠的合同款没能及时诉诸法律，但当起诉时才发现已超过了两年的诉讼时效。

5、应当行使的权利没有行使。《合同法》赋予了合同当事人的抗辩权，但大多数企业不会行使。如发包方不按合同约定支付工程进度款，企业可以行使抗辩权停工，但却没有行使，怕单方面停工承担违约责任，结果客观造成了垫资施工。

6、应当重视证据（资料）的法律效力没有得到足够的重视，但并

不是所有证据都具有法律效力，因此合同管理者要随时收集和妥善保存原始的、与事实有关的、有盖章或签名的、有明确内容的、未超过期限并具有法律效力的书面证据。

7、合同未能及时分类建档，导致执行过程中文本缺失，不利于合同顺利执行。

二、存在问题的根源

我国《经济合同法》1981年12月才出台，到1985年3月出台《涉外经济合同法》，1987年6月出台《技术合同法》。但三部合同法都没有跟上市场经济发展的步伐，许多新的合同问题在法律上是空白的。1993年修改了《经济合同法》，但这次修改只是临时性的，并没有消除合同法诸法并存和有关法规互相冲突的现象。直到1999年3月才制定了统一的合同法。由此可见，我国的合同法是滞后的。）由于合同法律滞后，从业人员的合同法律意识滞后，最明显的表现就是不认识合同与合同法律的关系，订立和履行合同往往离开合同法律，缺乏依法订立和履行的意识。除此之外，企业在合同管理中最主要是缺乏一套严谨的管理制度，对合同管理未能体现规范化、制度化和科学化的要求。

三、合理的对策，进一步提高合同全过程管理水平

（一）合同签订需谨慎、细心和耐心

1、在签订合同时应避免操之过急。应对合作方资格和资信情况进行详细调查，且应建库存档由专人定时进行更新。在确定准备合作后，双方应进行广泛深入的沟通，增进彼此的了解。

2、合同的订立阶段。在双方充分了解的基础上，合同管理进入了实质阶段，即双方开始签订合同，包括合同的起草、谈判、修改和最终订立。在这期间，双方就合同涉及的方方面面详细地进行谈判和协调，